Dubieuze debiteuren: uitleg, voorziening en boeking

Dubieuze debiteuren zijn klanten waarvan je niet zeker weet of ze hun facturen zullen betalen. Voor ondernemingen is dit een belangrijk begrip, omdat het een directe impact heeft op je liquiditeit en je jaarrekening. In dit artikel lees je wat dubieuze debiteuren zijn, hoe je ze verwerkt in de balans en hoe je er boekhoudkundig mee omgaat bij een afschrijving.

Inhoudstafel:

Wat zijn dubieuze debiteuren?

Dubieuze debiteuren zijn openstaande vorderingen waarvan onzeker is of de klant zal betalen. In de praktijk gaat het vaak om facturen die lang openstaan of klanten waarvan je weet dat ze financiële problemen hebben.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten debiteuren:

Dubieuze debiteuren op de balans

Dubieuze debiteuren verschijnen op de balans onder de rubriek vlottende activa. Om een realistisch beeld te geven, wordt er vaak een voorziening voor dubieuze debiteuren aangelegd. Daarmee toon je aan dat niet alle vorderingen waarschijnlijk zullen worden geïnd.

Zie onderstaande voorbeeld waar je dubieuze debiteuren op de balans boekt.

Voorbeeld:

• In de debiteurenportefeuille staat een totaal van € 40.000 open.
• Van dit bedrag wordt € 5.000 als dubieus aangemerkt en apart geboekt in de post voorziening dubieuze debiteuren.
• Op de balans toon je dus een netto bedrag van € 35.000 aan debiteuren.
• Aan de passiefzijde wordt een voorziening opgenomen, zodat het risico zichtbaar wordt.

Voorziening en dotatie dubieuze debiteuren

De voorziening dubieuze debiteuren is een reservering op de balans. Dit betekent dat je als ondernemer rekening houdt met het risico dat een deel van je openstaande vorderingen misschien nooit betaald zal worden. Je vermindert dus op voorhand je balanspositie met een inschatting van dit mogelijke verlies, waardoor je jaarrekening een correcter beeld geeft van de financiële situatie.

Een dotatie is het bedrag dat je toevoegt aan deze voorziening. Zodra er een reëel risico is dat bepaalde facturen niet betaald zullen worden, boek je een dotatie als kost. Op die manier neem je de verwachte schade meteen mee in je resultatenrekening. Wanneer later blijkt dat een debiteur effectief niet betaalt, verwerk je dit ten laste van de eerder geboekte voorziening.

Journaalposten: voorbeelden en afschrijven

Wanneer er een risico ontstaat dat een debiteur niet zal betalen, leg je dit vast met een dotatie aan de voorziening dubieuze debiteuren. Je neemt dan al een kost op in de resultatenrekening, terwijl je op de balans een reservering aanlegt.

Voorbeeld dotatie:

Wanneer later duidelijk wordt dat de debiteur echt niet zal betalen, moet je dit verlies niet opnieuw in je resultaat verwerken. In dat geval schrijf je de factuur af ten laste van de eerder geboekte voorziening.

Voorbeeld afboeking:

Op die manier spreid je het verlies in de tijd: bij de dotatie neem je de kost al mee in de resultatenrekening, en bij de afboeking corrigeer je enkel de balans. Zo vermijd je dat hetzelfde verlies dubbel wordt geboekt.

Definitief verlies boeken

Als een debiteur oninbaar blijkt, boek je het bedrag als definitief verlies. Dit betekent dat je de vordering volledig afschrijft. Dit wordt vaak een afschrijving dubieuze debiteuren of boeking definitief verlies genoemd.

Payt en het beperken van dubieuze debiteuren

Met Payt verklein je de kans op dubieuze debiteuren aanzienlijk. Door je debiteurenbeheer te automatiseren bespaar je tot 80% tijd en krijg je facturen gemiddeld 30–50% sneller betaald. Je behoudt zelf de controle over herinneringen en je klanten ervaren duidelijke en klantvriendelijke communicatie. Zo beperk je betalingsrisico’s en verhoog je de klantentevredenheid.

Benieuwd wat Payt voor jouw onderneming kan betekenen? Download hieronder onze brochure of plan meteen een demo in.

Veelgestelde vragen