De casus: wij vinden gepland overleg tijdverlies
Iedereen heeft een set waarden en ideeën die bepalen wat belangrijk is, wat je doet met je leven en hoe je dagelijkse leven eruitziet. Ik heb er zelf ook enkele, en ik ben daarin ondertussen uitontwikkeld. In mijn hoofd verdeel ik mensen soms in twee groepen: de doeners en de rest.
De doeners zijn mensen die voldoening halen uit het afronden van taken. Als er geen directe taken zijn, leggen ze zichzelf werk op. Ze vragen nooit wat ze vandaag moeten doen, maar eerder hoe ze waarde kunnen toevoegen aan het succes van het bedrijf en handelen daar ook naar. Het zijn mensen die op vakantie een berg gaan beklimmen nadat ze met moeite één dag op het strand hebben gelegen. Voor hen is er altijd een prestatie nodig om gelukkig te zijn. Doeners houden niet van veel overleg en lange vergaderingen.
De andere groep zoekt vooral samenwerking, erbij horen en praten over wat er eventueel zou kunnen gebeuren. Zij willen vaker geïnformeerd worden en halen voldoening uit het groepsgevoel.
Bij Payt trekken we op de een of andere manier veel doeners aan. Dat is niet zo vreemd, want als je zelf zo’n mentaliteit hebt, verwacht je die ook van je collega’s. In de IT werken veel hoogopgeleide mensen, en zij zijn in het algemeen taakvolwassen. Daardoor kunnen we medewerkers vrij laten in hoe zij hun werk uitvoeren, meer dan in veel andere sectoren.
De uitdaging daarbij is om met die vrijheid toch voldoende productiviteit en samenhorigheid te behouden. De balans die we na negen jaar nog steeds zoeken, is hoe we individuele vrijheden kunnen combineren met een gedeelde visie op de doelen en werkwijzen van het bedrijf. Hoe taken worden verdeeld, hoe de software op elkaar aansluit, enzovoort. En naarmate we groeien, wordt dit steeds uitdagender.
Het vele thuiswerken sinds de coronacrisis heeft dat nog versterkt. Ouders met jonge kinderen die nog niet naar school gaan, hebben het vaak extra zwaar. Bedrijfsuitstappen of vrijdagse borrels hebben we nauwelijks gehad. Medewerkersvergaderingen op locatie ook niet.
We maken wel veel gebruik van Slack en online vergaderingen. Ik begin elke ochtend met het sturen van korte berichtjes naar collega’s, meestal gewoon “morning”. Zo laat ik weten dat ze er niet alleen voor staan. Soms leidt dat tot een kort werkoverleg. Ook anderen doen dit, wat goed werkt. Maar toch ontbreekt er iets: het persoonlijke contact.
Het zijn misschien juist de onverwachte ontmoetingen die we nu missen. Bijvoorbeeld tijdens de lunch, waar een gesprek over twee softwareontwikkelingen kan leiden tot een idee dat perfect aansluit bij wat klanten nodig hebben. Soms valt dan ineens alles op zijn plaats.
In de directie hebben we vrijwel nooit gepland overleg, hoe belangrijk de literatuur dat ook vindt. Wel bespreken we dagelijks kort lopende zaken om snel beslissingen te nemen. Het doel is altijd om tot een beslissing te komen en dan weer verder te gaan.
Misschien is dit gewoon de nieuwe manier van werken: snel en efficiënt. Voor medewerkers die net buiten de beslisstructuren vallen, kan dat lastiger zijn. Ik ben benieuwd of lezers dit verhaal herkennen en hoe zij zorgen voor de juiste balans tussen te veel en te weinig overleg. Laat het me zeker weten.
Bedankt voor het lezen.
