Corilus wint 2000 klanten voor domiciliëring met Payt & Twikey

Corilus is een toonaangevende medische softwareprovider op een missie om een slim en efficiënt zorgsysteem te ontwikkelen door zorgverleners, patiënten en belanghebbenden met elkaar te verbinden. Het bedrijf telt rond de 400 medewerkers en realiseert een omzet van zo’n 75 miljoen euro. Sinds eind 2025 maakt Corilus gebruik van de software van Payt voor de automatisering van zijn debiteurenbeheer.

Reminders in batch, pieken in werkdruk

Bij Corilus is de Finance Administration Manager verantwoordelijk voor de financieel-administratieve kant van de omzet: contractbeheer, facturatie en debiteurenopvolging vallen allemaal onder zijn team. Voorheen was het de credit controller die besliste wanneer reminders in batch werden verstuurd vanuit het ERP-pakket. Dat klinkt beheerst, maar in de praktijk zorgde die aanpak voor één structureel probleem: pieken in de werkload. Telkens wanneer er een batch vertrok, liep het team op tegen een concentratie van opvolgwerk dat eigenlijk gespreid had kunnen worden.

Eén geïntegreerd systeem als vertrekpunt

De voornaamste reden om naar Payt over te stappen was de zoektocht naar één geïntegreerd systeem dat meerdere processen tegelijk aankon. “We zochten een oplossing die zowel de verzending doet, Peppol ready is, de reminders verstuurt én gekoppeld is aan Twikey voor domiciliëringen. Ook het feit dat klanten hun duplicaat van hun facturen zelf kunnen vinden op het portaal en gericht vragen kunnen stellen, speelde mee. Voorheen belandde alles in een mailbox waarbij we zelf nog de juiste klant moesten opzoeken.”

Dat laatste punt vertegenwoordigt een fundamentele verschuiving in hoe het team communiceert met klanten. Via het factuurportaal is alles per klant terug te vinden in de historiek, in plaats van dat informatie verspreid zit over een gedeelde mailbox die door meerdere mensen wordt beheerd.

Meerdere entiteiten, één platform

Een bijkomend voordeel dat in de praktijk snel opviel: Corilus hoeft niet langer te wisselen tussen verschillende juridische entiteiten in het ERP. “Alles zit in één platform in plaats van dat we moeten schakelen tussen verschillende juridische entiteiten. Er zijn geen duplicaten meer te verzenden en de workload is gelijkmatiger gespreid.” Ook de opvolging van mandaten, zoals de communicatie bij een mislukte ophaling, verloopt nu via hetzelfde systeem.

Klanten goed voorbereid, overstap positief ontvangen

Corilus had zijn klanten goed geïnformeerd over wat er stond te veranderen. Dat loonde: de overstap naar communicatie via het factuurportaal in plaats van via e-mail werd door klanten als positief en professioneler ervaren. Een kritische noot die in de beginperiode opdook, waren meldingen van klanten over facturen die zij al dan niet hadden ontvangen. “Wel wat klachten over al dan niet ontvangen van facturen”, klinkt het nuchter.

Tegelijk stipt Corilus een aandachtspunt aan dat verder reikt dan klantenreacties. “We hebben soms pas nadien moeten vaststellen dat bepaalde facturen uiteindelijk niet door Payt naar de klant werden verzonden. Voornamelijk via Peppol. Er 100% zeker van zijn dat wat we uitsturen uit ons ERP naar Payt ook effectief naar de klant zal worden verstuurd is uiteraard essentieel.” Leveringszekerheid op Peppol-vlak is met andere woorden een punt dat Corilus nauwgezet in het oog houdt.

Intern verliep de overstap naar een nieuwe manier van werken zoals dat bij een systeemwijziging vaker gaat: er was in het begin weerstand. Na verloop van tijd sloeg de werking aan en werd ze door het team als beter ervaren dan de vroegere aanpak.

Bijna 2000 klanten ingetekend op domiciliëring

Het meest opvallende resultaat van de samenwerking is een domiciliëringscampagne die Corilus kon opzetten dankzij de koppeling met Twikey. “Door de samenwerking met Twikey hebben we een campagne opgezet waarop bijna 2000 klanten hebben ingetekend op domiciliëring, wat uiteraard een impact heeft op minder opvolgwerk om betalingen te innen. Zonder de automatische opvolgingsflow van Payt hadden we deze campagne nooit gedaan.

Behaalde resultaten met Payt

Voor Corilus betekent de overstap naar Payt vooral een structurele verschuiving van versnipperd en piekerig opvolgwerk naar een gecentraliseerde, gelijkmatige aanpak. De manuele taakverdeling van de credit controller om batches te plannen is vervangen door een geautomatiseerde opvolging. Bijna 2000 klanten tekenden in op domiciliëring via de Twikey-integratie, wat het opvolgwerk opvolgwerk structureel vermindert. Minder duplicaten, meer gecentraliseerde opvolging via één platform voor meerdere juridische entiteiten, en klantcommunicatie die volledig via het factuurportaal verloopt met een volledige historiek per klant: dat zijn de tastbare verschuivingen die Corilus vandaag ervaart.