Betalingsvoorwaarden zijn een groep afspraken tussen jou en jouw klant over het voldoen van de kosten voor jouw product of dienst. Het is daarom belangrijk dat deze voorwaarden zowel volledig als begrijpelijk zijn voor beide partijen. Payt geeft je graag een aantal nuttige tips om duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen.
Waarom zijn betalingsvoorwaarden belangrijk?
Betalingsvoorwaarden zijn belangrijk omdat ze duidelijk vastleggen hoe en wanneer facturen betaald moeten worden. Met dit doel zien we een aantal redenen waarom de betalingsvoorwaarden belangrijk zijn:
- Bescherming: betalingsvoorwaarden bieden bescherming voor jouw bedrijf. Door bijvoorbeeld afspraken te maken over late betalingen beperk je de risico’s en aansprakelijkheid die bij het ondernemerschap horen. Je kunt bijvoorbeeld juridische stappen ondernemen. Of je kunt een incassotraject starten als niet aan de voorwaarden voldaan wordt. Dat maakt betalingsvoorwaarden voor jouw organisatie belangrijk.
- Duidelijkheid: betalingsvoorwaarden zorgen voor duidelijkheid over de betalingstermijn en de incassokosten en rente die in rekening gebracht mogen worden bij niet-tijdige betaling. In jouw betalingsvoorwaarden leg je deze afspraken vast, zodat de klant op de hoogte is van deze gevolgen.
- Voorkomen van geschillen: door duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen, voorkom je misverstanden met klanten over de betaling van facturen.
- Wettelijke verplichting: voor bedrijven en overheidsinstanties gelden een aantal regels rondom de betalingstermijnen. Een voorbeeld hiervan. Als je in jouw betalingsvoorwaarden geen standaard betalingstermijn opneemt, dan geldt een wettelijke standaardtermijn van 30 dagen. Als je hiervan wilt afwijken, moet dit vastgelegd worden in de algemene voorwaarden.
Tip 1: Voordat je de betalingsvoorwaarden opstelt
Uit de punten die hierboven staan is te zien dat heldere betalingsvoorwaarden jou als onderneming dus helpt, maar ook dat ze jouw verwachtingen duidelijk maken aan de klant.
Juridische overwegingen bij het opstellen van betalingsvoorwaarden
De Belgische wetgeving stelt bepaalde eisen aan betalingsvoorwaarden. Voordat je jouw betalingsvoorwaarden kunt opstellen, moet je dus weten welke regels voor jou gelden.
Een voorbeeld zijn de algemene voorwaarden. Dit zijn de algemene regels die gelden als een klant een product koopt of een dienst afneemt. De algemene voorwaarden moeten met de klant gedeeld worden voordat ze een bestelling doen of betalen. Als dat niet gebeurt, mag de klant jouw algemene voorwaarden negeren.
Daarom raden we het aan om wettelijk advies op te vragen bij het opstellen van uw betalingsvoorwaarden. Een juridisch adviseur kan je helpen bij het begrijpen van de regels en wetten die voor jouw bedrijf gelden. Ook zorgen zij ervoor dat je aan de wettelijke vereisten voldoet. Wil je bijvoorbeeld een betalingstermijn aanhouden van meer dan 60 dagen? Dan moeten jij en jouw klant aan kunnen tonen dat dit voor beide partijen niet nadelig is.
Check het betalingsgedrag van je klant
Afhankelijk van jouw product of dienst kan het belangrijk zijn om vooraf het betalingsgedrag en/of de financiële status van jouw klant of doelgroep te bepalen. Kredietverzekeraars en kredietinformatiebureaus zijn hierin gespecialiseerd, en kunnen jou hierbij helpen. Door een idee te krijgen van het betalingsgedrag van jouw (potentiële) klanten, heb je een beter idee waar jij eventuele problemen kunt verwachten. Deze kun je dan voorkomen door ze te behandelen in jouw betalingsvoorwaarden.
Hoe ga je de voorwaarden communiceren?
Jouw betalingsvoorwaarden moeten op tijd te vinden zijn: voordat jouw klant een product of dienst bij jou afneemt, moeten zij jouw voorwaarden kunnen inzien. Daarnaast moeten jouw voorwaarden makkelijk te vinden zijn. Als je bijvoorbeeld facturen gebruikt, is het handig om de betalingsmethoden die je accepteert hier te noemen.
Tip 2: De belangrijkste elementen van behulpzame betalingsvoorwaarden
Behulpzame betalingsvoorwaarden zijn makkelijk te begrijpen en te lezen. Voor zowel jouw bedrijf als de klant is het in ieder geval verstandig om afspraken rondom het bedrag, de betalingswijzen, de betalingstermijnen en de gevolgen van late betalingen.
Het bedrag
Jij hebt als bedrijf bepaald welk geldbedrag (of de tegenprestatie) je wilt ontvangen voor jouw product of dienst. Leg dit vast in de betalingsvoorwaarden. Vermeld hierbij ook de valuta, en het percentage btw dat in rekening gebracht zal worden.
Betalingswijzen die je accepteert
Je kunt klanten helpen door verschillende betalingsmethoden te accepteren. Dat biedt daarnaast ook een fijnere ervaring voor de klant. In jouw betalingsvoorwaarden kun je opnemen welke betalingssystemen en -methoden jij accepteert. Zo voorkomt je mogelijke problemen die bijvoorbeeld zouden kunnen leiden tot onbetaalde facturen.
Jouw betalingstermijnen
De betalingstermijnen zijn voor jou een belangrijk onderdeel van de betalingsvoorwaarden. Hierin kun je vastleggen vanaf welk moment de betaling moet zijn afgerond. Deze termijnen moeten realistisch en redelijk zijn. Wanneer je geen termijn aangeeft, geldt een wettelijke betalingstermijn van standaard 30 dagen.
Je kunt er ook voor kiezen om de betaling te laten plaatsvinden voordat je jouw product of dienst levert. Of je kunt met de klant afspreken dat het bedrag opgedeeld wordt in termijnen. Deze termijnen worden dan ‘deelbedragen’ genoemd. Leg in jouw betalingsvoorwaarden nadrukkelijk uit hoe deze opties precies werken.
Gevolgen van late betalingen
Het kan gebeuren dat de klant niet (op tijd) betaalt. In jouw betalingsvoorwaarden kun je de gevolgen of late betalingskosten opnemen om dit zo veel mogelijk te voorkomen. Deze gevolgen kunnen jouw administratie kosten dekken. Je kunt bijvoorbeeld eerst een aanmaning sturen als jouw klant niet betaalt. Hiervoor mag je direct kosten in rekening brengen. Als je een incassobureau of andere instantie inschakelt in deze gevallen, communiceer je dit ook in jouw betalingsvoorwaarden.
Tip 3: Je betalingsvoorwaarden communiceren
Duidelijke betalingsvoorwaarden helpen dus zowel jou als organisatie als jouw klant. Om jouw betalingsvoorwaarden echt behulpzaam te maken, moet je bedenken waar en wanneer je deze informatie deelt met de klant. We geven een aantal overwegingen om jouw betalingsvoorwaarden behulpzaam en duidelijk te communiceren.
Stel je voorwaarden duidelijk en toegankelijk op
Zorg ervoor dat jouw betalingsvoorwaarden gemakkelijk te vinden en toegankelijk zijn voor jouw klanten. Veel websites hebben bijvoorbeeld de algemene voorwaarden in de onderkant van de website staan. Informatie over betalingen, zoals je rekeningnummer, moeten op de factuur vermeld staan.
Daarnaast moeten de voorwaarden in begrijpelijke taal geschreven zijn. Korte zinnen zijn makkelijker te begrijpen. Vermijd vakjargon dat voor klanten moeilijk te begrijpen kan zijn, omdat dit tot misverstanden kan leiden. Om verwarring te voorkomen, helpt het om je verwoordingen zo veel mogelijk gelijk te houden.
Waar communiceer je de betalingsvoorwaarden?
De betalingsvoorwaarden hoeven niet per se in één document aangeleverd te worden. Door de betalingsvoorwaarden op te breken, heb je controle over welke informatie de klant te zien krijgt binnen het proces. Zoals we eerder noemden, kun je werken met offertes, algemene voorwaarden, een contract, en/of een factuur.
Je kunt zelf bepalen welke methodes je wilt inzetten, zolang jouw betalingsvoorwaarden duidelijk en toegankelijk blijven. Verwijs binnen deze documentatie naar andere documenten, zodat je niet meerdere keren dezelfde punten hoeft te noemen. Dit is namelijk foutgevoelig en kan daardoor verwarring veroorzaken.
Voorbeeld: algemene voorwaarden
Sommige voorwaarden gelden bijvoorbeeld voor iedere klant. Deze hoef je niet iedere keer opnieuw op te stellen. Betalingsvoorwaarden die voor iedereen gelden kunnen bijvoorbeeld in algemene voorwaarden verwerkt worden. Stel dit op met een juridisch adviseur zodat ze voldoen aan de wetgeving waar jij je aan moet houden. Verwijs er ook naar in het contract met de klant. Dat mag kort: als het maar duidelijk is voor de klant waar ze de algemene voorwaarden kunnen vinden.
Tip 4: Het herzien en bijwerken van jouw betalingsvoorwaarden
Nadat jouw betalingsvoorwaarden opgesteld zijn, is het nog van belang om te overwegen wanneer en waarom jij jouw betalingsvoorwaarden wilt herzien. Zowel jouw bedrijf als de marktomstandigheden veranderen voortdurend.
Betalingsvoorwaarden moeten bijvoorbeeld herzien worden wanneer belangrijke wijzigingen in je bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Denk hierbij aan het aanbieden van nieuwe producten en/of diensten, wijzigingen in jouw prijsbeleid, of (nieuwe) wetgeving die van invloed is op jouw betalingsvoorwaarden.
Communiceer je wijzigingen naar jouw klanten
Wanneer jij je betalingsvoorwaarden bijwerkt, zorg er dan voor dat alle wijzigingen waarmee iets voor de klant verandert bijgehouden worden. Communiceer deze naar jouw klanten. Als je wijzigingen aanbrengt in een document, controleer dan ook de andere documenten waar informatie over jouw betalingsvoorwaarden in verwerkt staat. Het kan ook verstandig zijn om een juridisch adviseur in te schakelen om er voor te zorgen dat jouw bijgewerkte betalingsvoorwaarden aan de wettelijke vereisten voldoen.
Door de tijd te nemen om behulpzame en volledige betalingsvoorwaarden op te stellen en deze duidelijk te communiceren naar jouw klanten, kun je een basis leggen voor succesvolle zakelijke transacties. Het is belangrijk om regelmatig jouw betalingsvoorwaarden te herzien en bij te werken om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de behoeften van je bedrijf en voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.
