Incassobureau inschakelen – Wanneer doe je dat en wat zijn je opties?

Wanneer een klant structureel niet betaalt, kom je op het punt dat je moet overwegen een incassobureau in te schakelen. Maar wat doet zo’n bureau eigenlijk precies? En zijn er ook andere oplossingen die klantvriendelijker zijn?

In dit artikel lees je wanneer het verstandig is om een incassobureau in te schakelen, welke stappen je daarvoor moet nemen, welke alternatieven er zijn en waarom je met Payt vaak geen incassobureau meer nodig hebt.

Inhoudsopgave:

1. Wat doet een incassobureau precies?
2. Wanneer is het inschakelen van een incassobureau verstandig?
3. Stappenplan incassobureau inschakelen
4. Wat zijn de alternatieven voor een incassobureau?
5. Waarom Payt een alternatief is voor het inschakelen van een incassobureau
6. Veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen

Wat doet een incassobureau precies?

Een incassobureau is een bedrijf dat namens jou openstaande facturen probeert te innen. Wanneer jouw eigen betalingsherinneringen en aanmaningen geen effect hebben, kan een incassobureau schriftelijk contact opnemen met de debiteur om alsnog betaling af te dwingen.

Een incassobureau heeft geen wettelijke bevoegdheden zoals een deurwaarder. Ze mogen geen beslag leggen, dagvaarden of juridische stappen zetten. Blijft de betaling alsnog uit? Dan zul je alsnog een gerechtsdeurwaarder of advocaat moeten inschakelen.

Wanneer is het inschakelen van een incassobureau verstandig?

Het inschakelen van een incassobureau is geen eerste stap, maar kan verstandig zijn wanneer eerdere pogingen om betaling te verkrijgen zijn mislukt. Overweeg een incassobureau in te schakelen in de volgende situaties:

• Je hebt meerdere herinneringen en minstens één aanmaning verstuurd, maar daar is nog steeds geen reactie op gekomen
• De overeengekomen betalingstermijn is ruimschoots verstreken (bijvoorbeeld >30 dagen)
• De klant reageert niet meer op e-mails, telefoontjes of brieven
• Je hebt intern onvoldoende tijd of capaciteit om het debiteurenbeheer zorgvuldig op te volgen

Juridische vereisten bij consumenten

In België ben je verplicht om de klant een schriftelijke ingebrekestelling te sturen vóór je verdere invorderingsmaatregelen neemt. Deze ingebrekestelling moet de debiteur een redelijke termijn geven om alsnog te betalen (bijvoorbeeld 7 tot 14 dagen). Je mag pas interesten of schadevergoedingen eisen als je dit vooraf hebt aangekondigd in je facturen of algemene voorwaarden, en nadat de debiteur in gebreke werd gesteld.
Een geldige ingebrekestelling bevat:

• Het openstaande bedrag
• De duidelijke vermelding dat het om een ingebrekestelling gaat
• Een redelijke betalingstermijn (bv. 7 of 14 dagen)
• De aankondiging dat bij uitblijven van betaling verdere maatregelen volgen (zoals interesten of invordering)

(Federale overheidsdienst justitie, 2023).

Juridische vereisten bij bedrijven

Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten. In België bestaat er geen wettelijke verplichting om een kosteloze aanmaning met een vaste betalingstermijn te versturen. Wel is het vereist om de klant formeel in gebreke te stellen als je interesten of schadevergoedingen wil aanrekenen.

Zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken, kan de klant juridisch gezien in verzuim zijn. Toch is het verstandig om eerst een herinnering of aanmaning te sturen. Dat vergroot de kans op vrijwillige betaling, toont aan dat je als schuldeiser zorgvuldig handelt, en helpt als bewijs in een eventueel juridisch dossier.

Let op: je mag enkel interesten of schadevergoedingen aanrekenen als dit contractueel is vastgelegd, of wanneer de wet dit toestaat. De wettelijke interestvoet voor handelstransacties wordt jaarlijks vastgelegd door de FOD Financiën.

Tip: Maak afspraken over rente en bijkomende kosten altijd expliciet in je algemene voorwaarden of contracten. Dat voorkomt discussies en versterkt je juridische positie bij niet-betaling.

Stappenplan incassobureau inschakelen

Het inschakelen van een incassobureau is een serieuze stap in het opvolgen van onbetaalde facturen. Door dit gestructureerd aan te pakken, vergroot je de kans op een succesvolle invordering en vermijd je fouten die je rechtspositie kunnen verzwakken.

Stap 1: Controleer de factuur en klantgegevens

• Controleer of de factuur volledig en correct is opgesteld (bedrag, betaaltermijn, btw, klantgegevens)
• Verifieer of de betalingstermijn daadwerkelijk is verstreken
• Controleer of de klant al eerder contact heeft gehad of betalingsproblemen heeft gemeld

Stap 2: Verstuur (minimaal) één duidelijke betalingsherinnering

Hoewel je wettelijk niet verplicht bent om een herinnering te sturen, is het in België aan te raden om bij een eerste overschrijding van de betalingstermijn een duidelijke herinnering te versturen.
Vermeld in de herinnering duidelijk het openstaande bedrag, de factuurnummers, de oorspronkelijke betaaldatum en een nieuwe redelijke termijn (bijvoorbeeld 7 dagen)
Houd de toon zakelijk en vriendelijk

Stap 3 (bij bedrijven): Verstuur een ingebrekestelling

Als betaling uitblijft, volgt de formele ingebrekestelling. Dit is juridisch gezien een noodzakelijke stap voordat je interesten of schadevergoeding kan eisen. In de ingebrekestelling vermeld je:

• Het openstaande bedrag
• De duidelijke melding dat het om een ingebrekestelling gaat
• Een redelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 7 of 14 dagen)
• De aankondiging dat bij uitblijven van betaling verdere maatregelen volgen (zoals invordering, interest of gerechtelijke stappen)

Stap 4: Verzamel alle documentatie

Zorg dat je dossier volledig is voordat je het overdraagt aan een incassobureau of juridische partner. Denk aan:

• De originele factuur
• De verstuurde herinnering(en)
• De ingebrekestelling
• Alle relevante communicatie met de klant
• Algemene voorwaarden en eventuele contractuele afspraken over rente of schadevergoeding

Stap 5: Kies een incassobureau

Bij het inhuren van een incassobureau is het belangrijk om niet zomaar met de eerste de beste in zee te gaan. Je geeft namelijk het debiteurenbeheer van jouw klanten uit handen aan een incassobureau. Vraag daarom altijd ervaringen op, want debiteurenbeheer is nogal delicaat werk en kan het imago van het bedrijf schade toebrengen.

Stap 6: Draag het dossier over aan een incassobureau

Dien het dossier compleet in (digitaal of via koppeling)
Maak heldere afspraken over:

• Doorlooptijd
• Kostenstructuur
• Rapportage & opvolging

Stap 7: Blijf beschikbaar of schakel door naar de volgende fase

Als betaling uitblijft na ingebrekestelling én minnelijke opvolging, is een gerechtelijke procedure je volgende stap. Je schakelt hiervoor een:

• Gerechtsdeurwaarder in voor dagvaarding, beslag of uitvoering van een vonnis
• Advocaat wanneer het gaat om vorderingen boven € 5.000 of wanneer de situatie juridisch complex is

Wat zijn de alternatieven voor een incassobureau?

Hieronder staan drie alternatieven waar je ook voor kunt kiezen in plaats van een incassobureau.

Waarom Payt een alternatief is voor het inschakelen van een incassobureau

Met de software van Payt automatiseer je herinneringen, aanmaningen en communicatie met jouw debiteuren. Je behoudt volledige controle over het proces, terwijl je facturen sneller worden betaald. Betaalt je klant alsnog niet? Dan kun je via Payt eenvoudig opschalen naar een minnelijk incassotraject of zelfs een gerechtelijke procedure.

Voordelen van Payt ten opzichte van een incassobureau:

• Snellere betalingen: facturen worden gemiddeld 30%-50% sneller voldaan
• Tijdbesparing: je bespaart tot 80% van je tijd door automatisering
• Klantvriendelijk: communicatie blijft professioneel en transparant
• Controle: jij bepaalt wanneer je opschaalt en of je incassokosten rekent
• Gecertificeerde veiligheid: ISO 27001-gecertificeerd gegevensbeheer

Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure.

Veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen