Als zelfstandige zonder personeel (zzp’er) is het belangrijk om een goede grip te hebben op de financiële kant van jouw bedrijf, omdat je als kleinere ondernemer meestal een kleinere financiële buffer hebt. Dit maakt je kwetsbaarder voor geldproblemen als betalingen uitblijven. Een van de onderdelen waar je als zzp’er mee te maken krijgt, is de betaaltermijn. Maar wat is de betaaltermijn? Wat is een normale betalingstermijn tussen ondernemers? Wat zijn de wettelijke regelingen en hoe lang mag je wachten met het betalen van een factuur?
Wat is de gemiddelde betaaltermijn voor zzp’ers?
De betaaltermijn verwijst naar de tijd die een opdrachtgever heeft om een factuur te betalen. Dit betekent dat wanneer je als zzp’er een opdracht afrondt, je binnen een periode betaald dient te worden. De termijn kan verschillen, maar volgens ZZP-Nederland is dit gemiddeld tussen de 14 en 30 dagen.
Definitie van betaaltermijn
De betaaltermijn is een termijn waarbinnen een opdrachtgever verplicht is om een factuur te betalen. Dit kan in een contract zijn vastgelegd of gaat uit van de wettelijke bepalingen. Het hangt af van de afspraken die gemaakt zijn tussen de zzp’er en de opdrachtgever. Is de betaaltermijn niet vastgesteld, dan gelden de wettelijke regels rondom betaaltermijnen.
Wettelijke regelingen rondom betaaltermijnen
Sinds 16 maart 2013 is het wettelijk vastgesteld voor bedrijven om facturen binnen een periode van 30 dagen aan elkaar te betalen als er geen betalingstermijn is afgesproken. Het is wel mogelijk om een andere termijn af te spreken, maar deze mag niet langer zijn dan 60 dagen. Hier kan alleen afgeweken worden als beide partijen kunnen aantonen dat een langere termijn voor niemand nadelig is.
Wat betreft facturen van overheidsopdrachten geldt dat de overheid binnen 30 dagen moet betalen en hier kan zo goed als niet van worden afgeweken. Dit kan wel als er bijvoorbeeld onvoorziene omstandigheden zijn die buiten de controle van beide partijen zijn, zoals extreme weersomstandigheden of als er beide partijen het er mee eens zijn.
Het kan voorkomen dat een bedrijf niet betaalt. Als dat gebeurt, mag degene die de factuur stuurt een incassovergoeding vragen zonder een herinnering te sturen, waarbij het basisbedrag € 40,- is. Ook is het toegestaan om na een vertraging van 30 dagen wettelijke rente in rekening te brengen bij transacties met consumenten. Wettelijke rente is de rente die een schuldeiser volgens de wet kan eisen als een bedrijf of een consument een betalingsachterstand heeft.
Factoren die de betaaltermijn beïnvloeden
Er zijn verschillende oorzaken die invloed kunnen hebben op de betaaltermijn tussen zzp’ers en opdrachtgevers. Zoals contracten, het soort werk en bijzondere omstandigheden, deze leggen we verder in het artikel uit. Het is belangrijk om als zzp’er rekening te houden met deze oorzaken en deze mee te nemen bij het maken van afspraken.
De rol van contracten en overeenkomsten
Een contract of een overeenkomst kan bijdragen aan een snelle betaling. Het is belangrijk om de betalingsafspraken duidelijk vast te leggen en alle informatie op te nemen, zoals de betaaltermijn, de betalingswijze en mogelijke boetes bij te late betaling. Er zijn verschillende websites en online tools beschikbaar om dit soort contracten op te stellen. Daarnaast kun je ook bij brancheorganisaties zoals ZZP-Nederland terecht.
Zijn betaaltermijnen afhankelijk van het soort werk?
Het soort werk kan ook invloed hebben op de betaaltermijn. Sommige opdrachten, zoals bouwprojecten of grote softwareprogramma’s, vereisen meer tijd en moeite waardoor de betalingstermijn betaaltermijn langer is. Het is belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken over de betaaltermijn en deze vast te leggen in een overeenkomst. Dit kan namelijk misverstanden voorkomen. Dit kun je doen door de betalingsvoorwaarden helder te omschrijven in de werkovereenkomst. Zorg ervoor dat beide partijen dit document ondertekenen om de afspraken goed te keuren en juridische zekerheid te bieden.
Het belang van een goede betaaltermijn
Betaaltermijnen zijn belangrijk voor de financiële gezondheid van een zzp’er. Het heeft namelijk invloed op de liquiditeit van jouw bedrijf. Liquiditeit verwijst naar het niveau waarin een bedrijf in staat is om zijn kortlopende verplichtingen te voldoen met zijn beschikbare geld. Met een goede liquiditeit heb je geld op de bank en minder geldzorgen als zzp’er, omdat je altijd jouw rekeningen kunt betalen.
Een goede betaaltermijn kan ook invloed hebben op de professionele relatie met opdrachtgevers. Altijd op tijd de rekeningen betalen is een voorspelbare en prettige manier van werken. Daarnaast kan een voorspelbare betaaltermijn het plannen en beheren van toekomstige projecten en financiële verplichtingen makkelijker maken, omdat het makkelijker is voorspellingen te maken over hoeveel geld er in kas is.
Voordelen van tijdige betalingen
Wanneer opdrachtgevers op tijd betalen, leidt dit tot een gezonde cashflow. Cashflow beschrijft de in- en uitstroom van geld binnen een bedrijf. In het geval van een ‘gezonde cashflow’ stroomt er dus meer geld in. Daarnaast draagt het op tijd betalen van rekeningen bij aan een goede naam en kan het zorgen voor een goede zakelijke relatie met opdrachtgevers en leveranciers.
Risico’s van late betalingen
Laat betalen door opdrachtgevers kan leiden tot financiële problemen voor zzp’ers. Bijvoorbeeld als je afhankelijk bent van enkele opdrachtgevers. Als zij laat betalen valt het inkomen weg. Zzp’ers zijn hier extra gevoelig voor omdat zij minder financiële reserves hebben dan grotere bedrijven. Hierdoor zijn ze kwetsbaarder als geld niet op tijd binnenkomt.
Soms krijg je toch te maken met onbetaalde facturen. Als herinneringen en aanmaningen dan ook niet blijken te werken, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen.
Tips voor het beheren van betaaltermijnen
De stelregel in Nederland luidt: een goed debiteurenbeleid begint bij jezelf. Als zzp’er kun je verschillende maatregelen nemen om de betaaltermijnen te beheren. Hier zijn enkele tips die je kunnen helpen om op tijd betaald te worden:
Het opstellen van duidelijke facturen
Zorg ervoor dat jouw facturen duidelijk zijn. Vermeld hierop de betaaltermijn, betaalgegevens en mogelijke boete bij te late betaling.
Er zijn verschillende debiteurenbeheer software pakketten beschikbaar die je kunnen helpen bij het beheren van jouw betaaltermijnen. Met deze software kun je eenvoudig herinneringen versturen en betalingen bijhouden. Dit bespaart tijd en helpt jou om een overzicht te behouden. Een voorbeeld van handige software is Payt.
Veelgestelde vragen over betaaltermijnen voor zzp’ers
Hoe kan ik mijn betaaltermijn verkorten?
Als zzp’er kun je proactief zijn en met jouw opdrachtgevers in gesprek gaan over de betaaltermijn. Leg uit waarom het voor jou belangrijk is om op tijd betaald te worden en bespreek de mogelijkheid om de termijn te verkorten als de betalingstermijn te lang is voor jou.
Hoe vermeld ik de betalingstermijn op mijn factuur?
Het is verstandig om een vervaldatum te vermelden op de factuur. De vervaldatum is de datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Op die dag moet het verschuldigde bedrag op de rekening staan. De vervaldatum wordt berekend door de betalingstermijn op te tellen bij de factuurdatum. Of eigenlijk: bij het moment van de ontvangst van de factuur. Bij verzending per e-mail wordt de ontvangstdatum meestal gezien als gelijk aan de factuurdatum. Heb je andere vragen over het maken van een factuur? Online zijn hier verschillende hulpmiddelen voor te vinden waar ook voorbeelden bij staan.
