Het juiste telefoontje op het juiste moment; voor Ronnie Mars van Cogas kwam Payt als geroepen. Samen met zijn collega’s was de teamleider Financiën al een tijdje op zoek naar een slimme oplossing voor het debiteurenbeheer van de organisatie. Er werd zelfs al geopperd om er iets voor te laten bouwen. Gelukkig was dat niet nodig en voorziet het platform van Payt sinds januari 2016 in de behoeften van Cogas.
Regionale netbeheerder
Cogas is een regionale netbeheerder die elektriciteit-, gas-, kabel- en glasvezelaansluitingen verzorgt in het oosten van Nederland. Een nutsbedrijf dat het transportnetwerk levert tot aan de meterkast en zowel semipubliek als commercieel opereert. Cogas was al een tijdje op zoek naar een systeem waarmee de financiële afdeling snel en gemakkelijk de status van (openstaande) facturen kon ophalen en waarmee ze gemakkelijk met debiteuren konden communiceren. Sinds januari 2016 werken ze naar volle tevredenheid met het platform van Payt. Ronnie Mars vertelt: “Payt heeft een mooi stukje software gebouwd, waardoor we een centraal overzicht hebben van de huidige status van de portefeuille van Cogas. Het systeem van Payt laat exact zien voor welke klanten we actie moeten ondernemen. Zo kunnen mijn collega’s die verantwoordelijk zijn voor het debiteurenbeheer, deze acties op dagelijkse basis altijd gericht ondernemen. Dat maakt het werk effectief, overzichtelijk en gestructureerd.”
Debiteurenbeheer en SmartCollect
Dat de software van Payt het werk niet alleen structureert en vereenvoudigt, maar ook geld opbrengt, kan Mars bevestigen. “Dankzij de software van Payt hoeven we niet meteen dure incassobureaus in te schakelen, en het bespaart ons enorm veel werk op de afdeling. Voor de implementatie van Payt hadden we 2,5 VTE nodig voor het debiteurenbeheer van onze organisatie. Sinds januari is dat met een halve VTE verminderd.”
Mars vervolgt: “Het handige aan het platform van Payt is dat je op factuurniveau kunt overleggen met klanten en meteen betalingsafspraken kunt maken, die je rechtstreeks in het systeem verwerkt. Cogas levert een basisbehoefte, waardoor klanten onze facturen meestal als eerste (willen) betalen. Ons probleem lag dus niet zozeer bij de snelheid van betaling, maar eerder bij de communicatie met debiteuren en het overzicht. Payt biedt een duidelijk dashboard waarop we in één oogopslag kunnen zien welke facturen nog openstaan.
Bovendien kunnen we sinds januari veel vlotter in contact treden met onze klanten en beter inschatten of iemand niet kán of niet wíl betalen. Dat is een belangrijk verschil, en dat was vroeger moeilijker te beoordelen. Dankzij de communicatiemogelijkheden van het Payt-platform kunnen we gemakkelijker bepalen of een dossier moet worden doorgegeven aan een gerechtsdeurwaarder, of dat we een betalingsregeling kunnen treffen met de klant. Dat klanten door het gestructureerde proces van Payt óók nog sneller betalen, is mooi meegenomen.”
De implementatie
Het implementatieproces had nogal wat voeten in de aarde. Toch is Mars ook daarover meer dan tevreden: “Vanwege de privacywetgeving hebben we als netwerkbeheerder te maken met vrij strenge regels en eisen als het gaat om het koppelen met onze systemen. Bovendien zijn onze systemen vrij complex en is het koppelen an sich al een hele uitdaging. Payt heeft zich heel flexibel opgesteld tijdens het implementatietraject en heeft ervoor gezorgd dat zowel de implementatie als het debiteurenbeheer van Cogas nu vlekkeloos verloopt.”
Wil jij, net als Cogas, ook meer inzicht in jouw credit management proces door geautomatiseerd debiteurenbeheer en gemakkelijk communiceren met klanten over openstaande facturen? Neem dan eens contact met ons op, we vertellen je graag meer over de mogelijkheden van het platform!
