Efficiënt debiteurenbeheer voor bakkerij Van Hecke dankzij Payt

In de wereld van versgebakken brood en ambachtelijke lekkernijen draait alles om timing, kwaliteit en efficiëntie. Dat geldt niet alleen voor het bakken van brood, maar ook voor de financiële administratie. Als Chief Accountant bij Bakkerij Van Hecke weet Geert Tjampens hoe belangrijk het is dat betalingen op tijd binnenkomen op een zo efficiënt mogelijke manier.

Van tijdverlies naar tijdbesparing

Voorheen verliep het debiteurenbeheer via herinneringen die handmatig werden verstuurd vanuit Exact. Hoewel dit systeem werkte, was het verre van efficiënt. “Het kostte ons veel tijd en het was onoverzichtelijk werken,” aldus de Geert. Het proces was bovendien arbeidsintensief en bood weinig ruimte voor optimalisatie.

Automatisering met Payt: een logische stap vooruit

Eind 2024 besloot Bakkerij Van Hecke om met Payt te gaan werken. De reden? De behoefte aan een systeem dat automatisch opvolging van facturen regelt, zodat het team zich kan focussen op andere belangrijke taken. “We zochten een manier om zo veel mogelijk werk uit handen te geven, zonder in te boeten op kwaliteit, Payt bleek hiervoor de ideale oplossing.”

Snellere betalingen en beter overzicht

De overstap naar Payt wierp vrijwel meteen zijn vruchten af. Klanten betalen sneller, de opvolging gebeurt vlotter en de tijdsbesteding aan debiteurenbeheer is drastisch verminderd. “Doordat Payt automatisch herinneringen verstuurt en de opvolging structureel gebeurt, krijgen klanten minder kans om openstaande facturen te vergeten. Het resultaat? Snellere betalingen én minder stress.”

Klanten reageren sneller ook op incasso’s

Geert merkt weldegelijk verschil. “Klanten volgen herinneringen nu beter op dan vroeger. Ook wanneer een dossier uiteindelijk bij incasso belandt, wordt er sneller gereageerd en belangrijker nog: de bijkomende incassokosten worden betaald.”

Impact op het team

Omdat Geert binnen de bakkerij als enige verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer, merkt hij de voordelen van Payt persoonlijk. “Voor mij werkt het in ieder geval positief. Het is overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig.”

Resultaten tot nu toe

Dankzij de inzet van Payt zijn er al mooie resultaten geboekt:

• Snellere betalingen
• Betere opvolging van herinneringen
• Gebruik van SmartCollect waar nodig met positief resultaat
• Efficiënte communicatie zonder extra inspanning

Conclusie: Payt smaakt naar meer

In een sector waar elke minuut telt, is een oplossing als Payt goud waard. Voor deze bakkerij betekent het een professionelere aanpak van het debiteurenbeheer, minder kopzorgen én meer tijd voor datgene waar het allemaal om draait: het bakken van kwaliteitsproducten voor tevreden klanten.