BrightAnalytics realiseerde een aanzienlijke daling van hun DSO

BrightAnalytics is een groeiend fintech-bedrijf. Ze specialiseren zich in het automatiseren van zowel financiële als operationele managementrapportages, waardoor bedrijven efficiënter en inzichtelijker kunnen werken. Vanaf eind 2024 maken ze gebruik van Payt voor de automatisering van hun debiteurenbeheer. 

Inconsistente opvolging, vertragingen en inefficiënte afhandeling van openstaande vorderingen

Wouter: “Voorheen werd er periodiek gekeken naar openstaande (vervallen) saldi per klant. Op basis hiervan werden herinneringen (rappels) gestuurd. Als er na herhaalde e-mails en brieven geen reactie kwam, werden er verdere stappen ondernomen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het nemen van juridische stappen.”

“Een belangrijk nadeel van hoe we het voorheen deden was dat rappels niet op een constante basis werden verstuurd, waardoor openstaande saldi snel opliepen. Daarnaast kwamen opmerkingen over facturen vaak ongestructureerd in de mailbox terecht, waardoor de opvolging lastig en tijdrovend was. Dit leidde tot vertragingen en een inefficiënte afhandeling van openstaande vorderingen.”

DSO verbeteren

BrightAnalytics was op zoek naar een oplossing om hun DSO te verbeteren. En dan voornamelijk om lang openstaande vorderingen af te lossen.
Wouter: “Daarnaast wilden we voorkomen dat facturen in de toekomst te lang open zouden blijven staan. Dit wilden we bereiken door een meer stelselmatige en efficiënte opvolging.”

Met Payt naar een gestroomlijnd proces

Wouter: “De software van Payt biedt ons verschillende voordelen. Ten eerste zorgt het voor een gestroomlijnde opvolging van facturen, waardoor klanten consistent en gestructureerd herinnerd worden aan openstaande en vervallen betalingen. Dit heeft als gevolg dat betalingen sneller binnenkomen, wat een directe positieve invloed heeft op onze DSO en de cashpositie.
Daarnaast merken we dat we minder vaak betrokken zijn bij onnodige incassoprocedures, omdat het systeem de communicatie rondom betalingen en opmerkingen per factuur efficiënt en zo consistent beheert. Dit zorgt ervoor dat we minder tijd kwijt zijn aan het heen en weer e-mailen, en zo korter op de bal kunnen spelen. Dit levert zowel voor de klant als voor ons tijdwinst op.”

Integratie met boekhoudpakket

Wouter: “De integratie met ons boekhoudpakket verloopt perfect. Inkomende betalingen worden automatisch geregistreerd en afgepunt, zodat we zonder extra handelingen zeker weten dat er geen verdere werkzaamheden nodig zijn voor de klant of de factuur.”

De reacties op Payt

“De reacties van onze klanten op Payt zijn overwegend positief. Payt biedt de mogelijkheid om niet alleen het totale openstaande saldo in te zien, maar ook per individuele. Dit stelt klanten in staat om specifieke vragen of onduidelijkheden per factuur aan te geven. Wanneer er meerdere facturen voor een klant openstaan, kan dit het proces vergemakkelijken doordat de klant de facturen die al volledig duidelijk zijn en waarvoor ze akkoord geven, direct kan betalen. Eventuele andere facturen kunnen in afwachting worden gezet totdat er meer duidelijkheid is. Dit voorkomt een te snelle stijging van het openstaande saldo en zorgt voor meer transparantie en duidelijkheid, zowel voor de klant als voor ons.”

Ook het team binnen BrightAnalytics is enthousiast over Payt. “De software maakt het proces veel efficiënter. Het is bijzonder handig dat alle communicatie nu gebundeld is in het intuïtieve Payt-platform, waardoor we snel overzicht hebben en direct kunnen reageren.”

Behaalde resultaten met Payt

BrightAnalytics ziet een aanzienlijke daling van hun DSO + >90 days outstanding neemt af. Daarnaast zijn er sinds ze Payt gebruiken geen incassozaken meer bijgekomen.