Meer controle en minder werk. Ook in jouw sector.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie
Als ondernemer is het opstellen van een correcte factuur van groot belang voor een overzichtelijke administratie en een vlotte betaling. Of je nu net gestart bent als zelfstandige of al langer een zaak runt, een foutloze factuur is cruciaal voor een goede klantrelatie en een gezonde cashflow.
In dit artikel lees je alles over het opstellen van een factuur, inclusief een voorbeeld en praktische tips.
Inhoudsopgave:
Een factuur is meer dan alleen een betalingsverzoek. Het is een officieel document waarmee je aan de fiscus toont welke omzet je gerealiseerd hebt. Een foutieve of onvolledige factuur kan leiden tot betalingsvertraging of zelfs boetes bij een controle.
Zeker als je als particulier een factuur opstellen wilt, is het belangrijk om de wettelijke voorwaarden goed te begrijpen.
Een correcte factuur bevat steeds een aantal verplichte vermeldingen. Of je nu een zelfstandige bent of een factuur opstelt als particulier, onderstaande gegevens moeten erop staan:
Indien je een factuur opstelt zonder btw, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent, vermeld je dit duidelijk op de factuur. Bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek.”
Voor internationale zendingen of transacties zonder betaling kan je het best een proforma-factuur opstellen. Dit is een niet-bindend document dat vooral dient voor informatie of voor gebruik bij douaneformaliteiten.
Bekijk onze pagina over factuurvereisten voor meer informatie.
Zorg dat je over alle juiste informatie beschikt: klantgegevens, leveringsdetails, en een correcte beschrijving van de producten of diensten.
Je kan een factuur maken in Word of Excel, maar dat is foutgevoelig. Een sjabloon of professionele software helpt je om efficiënter een factuur op te stellen.
Check of alle verplichte velden zijn ingevuld en het juiste btw-percentage is toegepast. Een slordige factuur kan je geloofwaardigheid ondermijnen.
Verzend de factuur digitaal in pdf-formaat en volg op of de betaling tijdig gebeurt. In België is het gebruikelijk om een betalingstermijn van 14 of 30 dagen te hanteren.
Hoewel het opstellen van een factuur belangrijk is, stopt het daar niet. Een correcte opvolging verhoogt de kans op tijdige betalingen aanzienlijk. Daar komt Payt in beeld.
Payt is gespecialiseerde software voor debiteurenbeheer die je toelaat om openstaande facturen automatisch op te volgen, herinneringen te versturen en inzicht te krijgen in het betaalgedrag van je klanten. Zo krijg je je facturen tot 50% sneller betaald, zonder in te boeten op klantvriendelijkheid.
Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure of plan meteen een demo in.
Ja, maar enkel voor eenmalige opdrachten. Je moet dan wel je volledige naam, adres en beschrijving van de geleverde prestatie vermelden. En geef duidelijk aan dat je niet btw-plichtig bent.
Een goede factuur bevat alle wettelijke vermeldingen, een duidelijke structuur en correcte bedragen. Gebruik bij voorkeur een voorbeeld of sjabloon als basis.
Dat hangt af van je statuut. Als je vrijgesteld bent, kun je een factuur opstellen zonder btw, maar dat moet wel correct worden vermeld.
Een proforma factuur opstellen doe je wanneer je een voorlopige factuur nodig hebt, bijvoorbeeld voor een offerte of export.
Nee, maar het is wel sterk aangeraden. Het vermindert fouten en versnelt het proces van een factuur opstellen aanzienlijk.
In België moet je de factuur ten laatste opstellen op de 15de dag van de maand die volgt op de maand waarin de levering of dienst werd uitgevoerd.
Voorbeeld: Als je een dienst levert op 10 maart, dan moet je de factuur uiterlijk tegen 15 april opmaken.
Deze regel geldt in het kader van de btw-wetgeving en is belangrijk om in orde te zijn met de aangifteverplichtingen.
Let op: als je factureert aan particulieren of bij vooruitbetalingen, kunnen er uitzonderingen gelden.
Wil je zeker zijn dat je geen fouten maakt? Gebruik dan een vast moment in je administratie om je facturen tijdig op te stellen.
