Wat is facturatie? Alles wat je moet weten

Facturatie is het proces waarbij een bedrijf een factuur opstelt en verzendt naar een klant voor geleverde producten of diensten. Het is een essentieel onderdeel van je financiële administratie en vormt de basis voor een gezonde cashflow.

In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe facturatie werkt, waar je op moet letten én hoe je met slimme software zoals Payt je facturatieproces eenvoudig en efficiënt maakt.

Inhoudsopgave:

1. Hoe ziet het facturatieproces eruit?
2. Wat is e-facturatie?
3. Top 5 meest voorkomende fouten in facturatieprocessen
4. Payt maakt facturatie eenvoudig
5. Veelgestelde vragen over facturatie

Hoe ziet het facturatieproces eruit?

Een goed ingericht facturatieproces helpt je om overzicht te houden, sneller betaald te krijgen en fouten te voorkomen. Hieronder vind je de stappen van een standaard facturatieproces:

1. Gegevensverzameling: Verzamel alle benodigde informatie, zoals klantgegevens, geleverde diensten of producten, btw-tarieven en betaalvoorwaarden.
2. Opstellen van de factuur: Maak een duidelijke factuur met het juiste factuurnummer, factuurdatum, betalingsinformatie en omschrijving van de levering.
3. Versturen van de factuur: Stuur de factuur digitaal via e-mail of een e-facturatiesysteem. Post kan nog, maar is minder efficiënt.
4. Betaling in de gaten houden: Houd bij of en wanneer de klant betaalt. Zorg voor duidelijke betaalmogelijkheden zoals iDEAL of automatische incasso.
5. Opvolging bij uitblijvende betaling: Stuur herinneringen of een aanmaning als de betaling uitblijft
6. Verwerken in de boekhouding: Zorg voor een correcte boeking van betaling en sluit de factuur administratief af. 

Tip: Werk met een vast moment in de week of maand waarop je je facturen opstelt en verstuurt. Zo blijft het overzichtelijk en voorkom je dat facturen vergeten worden. Veel bedrijven combineren dit moment met hun btw-aangifte of rapportageperiode.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent dat facturen in een gestructureerd, digitaal formaat (zoals UBL) worden verstuurd én automatisch verwerkt door boekhoudsystemen. Dat is iets anders dan een pdf per e-mail.

In de onderstaande tabel worden de verschillen tussen traditionele facturatie en e-facturatie helder weergegeven.

Let op: Vanaf 1 januari 2026 is Peppol e-facturatie verplicht voor alle B2B-bedrijven in België. Zorg dat je hierop voorbereid bent en lees meer op onze pagina over Peppol verplicht 2026.

Top 5 meest voorkomende fouten in facturatieprocessen

Een fout in je facturatieproces kan leiden tot vertraging in betalingen of zelfs juridische problemen. Dit zijn de vijf meest voorkomende fouten en hoe je ze voorkomt:

1. Geen uniek factuurnummer: Dit maakt je facturen onduidelijk en lastig te volgen in je administratie.
   
2. Onvolledige factuurgegevens: Ontbrekende informatie zoals klantgegevens of omschrijvingen vertragen de betaling.
3. Onjuiste btw-tarieven: Kan leiden tot correcties, boetes of een verkeerde aangifte.
   
4. Te late verzending: Hoe later je factureert, hoe later je betaald krijgt.
   
5. Geen opvolging bij niet-betalen: Zonder reminders loop je het risico dat klanten vergeten te betalen.
   

Oplossing: Gebruik een debiteurenbeheer software zoals die van Payt die deze fouten automatisch voorkomt.

Payt maakt facturatie eenvoudig

Payt automatiseert je volledige facturatieproces: van het versturen van je facturen tot het opvolgen van uitstaande betalingen. Onze software helpt je om sneller betaald te krijgen en minder tijd kwijt te zijn aan administratie.

De voordelen van factureren met Payt:

• Automatisch facturen versturen, inclusief bijlagen en betaallinks
• Directe opvolging met automatische herinneringen en aanmaningen
• Naadloze integratie met je boekhoudsoftware
• Volledig inzicht in de status van je openstaande posten

Plan een demo in met onze expert om te kijken wat Payt voor jou kan betekenen.

Veelgestelde vragen over facturatie

Wat is het verschil tussen facturatie en boekhouding?

Facturatie is het versturen van rekeningen. Boekhouding is het totaal van alle financiële administratie, inclusief inkomsten, uitgaven en belastingaangiften.

Hoe kan ik het facturatieproces automatiseren?

Door gebruik te maken van software zoals Payt automatiseer je het verzenden, opvolgen en verwerken van facturen.