De instantie die je in België het best kan informeren over factuurvereisten is de Federale Overheidsdienst Financiën. Volgens deze dienst moet een factuur minstens aan de volgende eisen voldoen:
- Je volledige juridische naam en die van de afnemer. De handelsnaam mag ook gebruikt worden, op voorwaarde dat deze samen met het adres en de woonplaats geregistreerd is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.
- Je volledige adres en dat van de afnemer. Vermeld het adres van de feitelijke vestiging van de onderneming. Een postbus mag niet gebruikt worden. Een adres moet bestaan uit een straatnaam, huisnummer, postcode en plaatsnaam, en eventueel het land.
- Je ondernemingsnummer. Dit is het nummer met “BE” ervoor, gevolgd door tien cijfers. Bij fiscale eenheden vermeld je het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
- De datum van uitreiking van de factuur, vaak vermeld als “factuurdatum”.
- Een factuurnummer. Gebruik opeenvolgende nummers, eventueel in meerdere reeksen. Elk factuurnummer mag slechts één keer voorkomen. Een voorbeeld: “2023-0001”.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen met vermelding van de hoeveelheid, bijvoorbeeld “50 liter motorolie” of “10 stuks draadloze muizen”.
- Indien je diensten levert, geef je aan welke diensten verstrekt zijn en in welke omvang, zoals “ontwikkeling van een website met 5 pagina’s” of “schoonmaak van een kantoorruimte van 200 m²”.
- De datum van levering van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw. Hanteer je verschillende btw-tarieven, vermeld dan de afzonderlijke bedragen. Indien van toepassing geef je ook de eenheidsprijs aan.
- Het btw-tarief dat van toepassing is (21%, 12%, 6% of 0%).
- Het btw-bedrag.
Naar wie verstuur je de factuur?
Stuur de factuur naar de persoon die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor betalingen. Vraag bij aanvang van de samenwerking naar de juiste contactgegevens en de correcte juridische naam waar de factuur naartoe moet. Dit voorkomt fouten en vertragingen in betalingen.
Een goede relatie met de contactpersoon die facturen behandelt, is een eerste stap naar efficiënt debiteurenbeheer. Zo kan je snel schakelen wanneer een betaling niet correct verloopt.
Het factuurnummer
Een factuurnummer is uniek en mag slechts één keer voorkomen. Vaak kiest men voor een jaartal gevolgd door een oplopende reeks nummers. Getallen overslaan is niet toegestaan.
Factureren volgens de wet
De Belgische wet bevat duidelijke voorschriften voor facturen. Voldoet je factuur niet aan de vereisten, dan overtreed je de wet. De gevolgen worden door de Federale Overheidsdienst Financiën niet altijd expliciet omschreven, maar een onjuiste factuur kan ertoe leiden dat de afnemer de btw niet kan aftrekken en de factuur weigert.
Een aantal vereisten die zijn vastgelegd in de wet:
- Gebruik een opeenvolgend factuurnummer.
- Vermeld het btw- of ondernemingsnummer van zowel leverancier als afnemer.
- Vermeld de volledige naam en het volledige adres van beide partijen.
- Omschrijf duidelijk de geleverde goederen of diensten.
- Vermeld de datum van levering.
- Geef per btw-tarief het bedrag exclusief btw en het toegepaste tarief.
- Vermeld bijzondere aanduidingen indien van toepassing, zoals “btw verlegd” of “bijzondere regeling reisbureaus”.
Fouten in de factuur
Een fout corrigeren door de factuur te wijzigen is niet toegestaan. Maak een creditnota en verstuur daarna een nieuwe factuur met een uniek nummer.
Factuurvereisten van de overheid
Bij facturatie aan de overheid kan het zijn dat je een e-factuur moet versturen via een beveiligd digitaal formaat. De factuurvereisten zijn hierbij dezelfde als bij een papieren factuur.
Tijd besparen door Payt
Een correcte factuur wordt sneller betaald. Payt helpt ondernemingen om hun debiteurenbeheer te stroomlijnen en facturen sneller betaald te krijgen. Met onze complete software bespaar je tijd en verminder je het risico op onbetaalde facturen.
