Peppol is sinds dit jaar verplicht voor e-facturen.
Peppol is sinds dit jaar verplicht voor e-facturen.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie.
Meer controle en minder werk. Ook in jouw sector.
Snelle en veilige factuurafhandeling voor elke organisatie
Wanneer een klant structureel niet betaalt, kom je op het punt dat je moet overwegen een incassobureau in te schakelen. Maar wat doet zo’n bureau eigenlijk precies? En zijn er ook andere oplossingen die klantvriendelijker zijn?
In dit artikel lees je wanneer het verstandig is om een incassobureau in te schakelen, welke stappen je daarvoor moet nemen, welke alternatieven er zijn en waarom je met Payt vaak geen incassobureau meer nodig hebt.
Inhoudstafel:
Een incassobureau is een bedrijf dat namens jou openstaande facturen probeert te innen. Wanneer jouw eigen betalingsherinneringen en aanmaningen geen effect hebben, kan een incassobureau schriftelijk contact opnemen met de debiteur om alsnog betaling af te dwingen.
Een incassobureau heeft geen wettelijke bevoegdheden zoals een deurwaarder. Ze mogen geen beslag leggen, dagvaarden of juridische stappen zetten. Blijft de betaling alsnog uit? Dan zul je alsnog een gerechtsdeurwaarder of advocaat moeten inschakelen.
Het inschakelen van een incassobureau is geen eerste stap, maar kan verstandig zijn wanneer eerdere pogingen om betaling te verkrijgen zijn mislukt. Overweeg een incassobureau in te schakelen in de volgende situaties:
In België ben je verplicht om de klant een schriftelijke ingebrekestelling te sturen vóór je verdere invorderingsmaatregelen neemt. Deze ingebrekestelling moet de debiteur een redelijke termijn geven om alsnog te betalen (bijvoorbeeld 7 tot 14 dagen). Je mag pas interesten of schadevergoedingen eisen als je dit vooraf hebt aangekondigd in je facturen of algemene voorwaarden, en nadat de debiteur in gebreke werd gesteld.
Een geldige ingebrekestelling bevat:
(Federale overheidsdienst justitie, 2023).
Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor consumenten. In België bestaat er geen wettelijke verplichting om een kosteloze aanmaning met een vaste betalingstermijn te versturen. Wel is het vereist om de klant formeel in gebreke te stellen als je interesten of schadevergoedingen wil aanrekenen.
Zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken, kan de klant juridisch gezien in verzuim zijn. Toch is het verstandig om eerst een herinnering of aanmaning te sturen. Dat vergroot de kans op vrijwillige betaling, toont aan dat je als schuldeiser zorgvuldig handelt, en helpt als bewijs in een eventueel juridisch dossier.
Let op: je mag enkel interesten of schadevergoedingen aanrekenen als dit contractueel is vastgelegd, of wanneer de wet dit toestaat. De wettelijke interestvoet voor handelstransacties wordt jaarlijks vastgelegd door de FOD Financiën.
Tip: Maak afspraken over rente en bijkomende kosten altijd expliciet in je algemene voorwaarden of contracten. Dat voorkomt discussies en versterkt je juridische positie bij niet-betaling.
Het inschakelen van een incassobureau is een serieuze stap in het opvolgen van onbetaalde facturen. Door dit gestructureerd aan te pakken, vergroot je de kans op een succesvolle invordering en vermijd je fouten die je rechtspositie kunnen verzwakken.
Hoewel je wettelijk niet verplicht bent om een herinnering te sturen, is het in België aan te raden om bij een eerste overschrijding van de betalingstermijn een duidelijke herinnering te versturen.
Vermeld in de herinnering duidelijk het openstaande bedrag, de factuurnummers, de oorspronkelijke betaaldatum en een nieuwe redelijke termijn (bijvoorbeeld 7 dagen)
Houd de toon zakelijk en vriendelijk
Als betaling uitblijft, volgt de formele ingebrekestelling. Dit is juridisch gezien een noodzakelijke stap voordat je interesten of schadevergoeding kan eisen. In de ingebrekestelling vermeld je:
Zorg dat je dossier volledig is voordat je het overdraagt aan een incassobureau of juridische partner. Denk aan:
Bij het inhuren van een incassobureau is het belangrijk om niet zomaar met de eerste de beste in zee te gaan. Je geeft namelijk het debiteurenbeheer van jouw klanten uit handen aan een incassobureau. Vraag daarom altijd ervaringen op, want debiteurenbeheer is nogal delicaat werk en kan het imago van het bedrijf schade toebrengen.
Dien het dossier compleet in (digitaal of via koppeling)
Maak heldere afspraken over:
Als betaling uitblijft na ingebrekestelling én minnelijke opvolging, is een gerechtelijke procedure je volgende stap. Je schakelt hiervoor een:
Hieronder staan drie alternatieven waar je ook voor kunt kiezen in plaats van een incassobureau.
| Alternatief | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Deurwaarder | Juridische bevoegdheden (beslag, dagvaarden) | Pas inzetbaar na minnelijk traject |
| Onafhankelijke positie | Relatie met klant vaak beëindigd | |
| Advocaat | Kan juridische strategie uitstippelen en optreden bij grote of principiële vorderingen. | Hoge kosten |
| Inzetbaar voor complexe dossiers | Langdurige procedures | |
| Debiteurenbeheer software (zoals Payt) | Voorkomt incasso door proactieve opvolging | Minder geschikt bij structureel wanbetalende klanten die al onbereikbaar zijn |
| Klantvriendelijk en efficiënt | ||
| Direct opschalen naar incasso of gerechtelijke fase |
Bekijk de pagina ‘Alternatief voor incasso‘ voor meer informatie.
Met de software van Payt automatiseer je herinneringen, aanmaningen en communicatie met jouw debiteuren. Je behoudt volledige controle over het proces, terwijl je facturen sneller worden betaald. Betaalt je klant alsnog niet? Dan kun je via Payt eenvoudig opschalen naar een extern incassobureau of zelfs een gerechtelijke procedure.
Voordelen van Payt ten opzichte van een incassobureau:
Ben je benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen? Download hieronder onze brochure.
Ontdek hoe Payt werkt en wat het jouw organisatie echt oplevert.
5.000+ aanvragen | Leestijd: <5 minuten
Ontdek hoe je met Payt sneller je betalingen ontvangt.
400+ downloads | Leestijd: <4 minuten
Er bestaat in België geen wettelijk minimumbedrag om een incassobureau in te schakelen. In de praktijk doen bedrijven dit meestal bij vorderingen vanaf € 100 à € 150, omdat bij lagere bedragen de kosten en inspanning vaak niet opwegen tegen de baten.
Let op: bij kleinere facturen is het verstandig om eerst te proberen minnelijk te innen met een duidelijke ingebrekestelling en eventueel via software voor debiteurenopvolging. Dat is klantvriendelijker en vaak efficiënter.
De kosten voor het inschakelen van een incassobureau in België kunnen variëren, afhankelijk van:
Bij een minnelijk traject (zonder gerechtelijke stappen) rekent een incassobureau vaak een percentage op het geïnde bedrag of een vaste dossierkost. In sommige gevallen zijn de kosten voor de debiteur, maar alleen als die correct vooraf zijn aangekondigd via algemene voorwaarden of in de ingebrekestelling.
Let op: als het tot een gerechtelijke procedure komt, komen er extra kosten bij zoals deurwaarderskosten en eventuele advocatenhonoraria.
In België mag je een incassobureau inschakelen zodra de klant in verzuim is. Dat betekent:
Pas na deze stap is het juridisch correct om verdere invorderingsmaatregelen te treffen of interesten en schadevergoedingen te eisen. Bij consumenten is het belangrijk om extra voorzichtig te zijn en duidelijke communicatie te hanteren, om te voldoen aan de consumentenbescherming.
Tip: Gebruik debiteurenbeheer software zoals Payt om automatisch herinneringen en ingebrekestellingen te versturen. Zo werk je juridisch correct en klantvriendelijk.
