Leden kunnen het abonnement op de community en trainingen per maand, kwartaal of jaar betalen. Dat, plus de grote toestroom aan leergierige ondernemers, heeft invloed op de hoeveelheid facturen en bijkomend debiteurenwerk.
Handmatige opvolging van een grote facturenstroom
Voor het aanmaken en versturen van die facturen gebruikt de organisatie een eigen betaalsysteem. Opvolging ervan ging voorheen geheel handmatig.
“We waren typisch zo’n bedrijf dat eens per halfjaar een brief stuurde naar alle openstaande debiteuren”, zegt Loorbach. “Dat haalde amper resultaat. En met de handmatige opvolging kon het ook nog gebeuren dat onze onderneming aan het einde van het jaar met 7% – 8% niet betaalde facturen zat.”
“Als je de betaalherinnering pas na een half jaar stuurt, dan negeren veel klanten je brief of mail. Ze nemen het risico; de vorige keer zat je er immers ook niet bovenop. ‘Die herinnering kan dan ook nog even wachten’, denkt je klant”, zegt Loorbach. “Probleem is dan dat je aan het einde van het boekjaar je dubieuze debiteuren ‘maar’ crediteert. Dat kost handenvol geld en heeft gevolgen voor je omzet en je cash flow.” De financiële cijfers worden er evenmin overzichtelijk van, geeft Loorbach aan. “Je weet niet echt hoe je ervoor staat. Heb je 7% dubieuze debiteuren, dan is je omzet maar 93% in plaats van 100%. Dat verandert de rekensom flink van hoe het met je bedrijf gaat!”
Veel contact in de community, weinig over de factuur
De belangrijkste producten van IMU zijn verkoop van software en het lidmaatschap van de community en training. “Vooral onze community is een onderscheidende factor. Daar geven we onze leden feedback en begeleiding”, zegt Loorbach. “Tegelijk is er nauwelijks fysiek contact geweest over facturen. Daardoor is de kans op dubieuze debiteuren veel groter. Die kans wordt kleiner als je klant na niet-betalen een betaalherinnering krijgt, dan nog een, en dan een aanmaning zolang betaling uitblijft.”
Kosten er al snel uit
Met de 7% – 8% dubieuze debiteuren per jaar lagen er letterlijk kansen om te verzilveren. “Voor het structureren van ons debiteurenbeheer hebben we aan factoring gedacht, verkoop van facturen. Een groot nadeel: per factuur lever je een flink percentage in. Daardoor vonden we het niet rendabel”, zegt Loorbach. Op aanraden van andere ondernemers is IMU met Payt in zee gegaan. Het debiteurenbeheer loopt nu automatisch via de software.
Loorbach: “Met de software van Payt hoeven we elke maand maar 2 – 3 onbetaalde facturen extra te innen om de kosten eruit te hebben. Dat is snel resultaat!”
Ook het incassotraject heeft de organisatie flink aangepakt. “Een van de lastige elementen van zelf een debiteurenproces opzetten, zit in het incassotraject. Bij Payt is de incassofase een standaard onderdeel van het beheerproces. Ook dit onderdeel van het proces is gericht op het vinden van een gezamenlijke oplossing met een debiteur. Mocht dat niet baten, dan is een deurwaarder de volgende stap. Als je je debiteur daarover informeert, moet je wel een samenwerking met zo’n bureau hebben. Dat is normaal gesproken een partij ingewikkeld!” zegt Loorbach.
