Klant betaalt factuur niet? Zo pak je het aan

Wanneer een klant je factuur niet betaalt, kan dat vervelende gevolgen hebben voor je cashflow en je bedrijfsvoering. Of je nu een groot bedrijf hebt of zelfstandig ondernemer bent, onbetaalde facturen brengen risico’s met zich mee.

In dit artikel ontdek je wat je kunt doen als een klant de factuur niet betaalt, hoe je professioneel opvolgt en hoe je dit proces kunt automatiseren met Payt.

Inhoudstafel:

1. Waarom betaalt een klant de factuur niet?
2. Stappenplan: wat te doen als een klant de factuur niet betaalt
3. Wat als de klant niet betaalt wanneer je zelfstandige bent?
4. Hoe Payt helpt bij klanten die niet betalen
5. Veelgestelde vragen over klanten die niet betalen

Waarom betaalt een klant de factuur niet?

Er zijn verschillende redenen waarom een klant niet betaalt:

• De factuur is niet aangekomen of werd over het hoofd gezien
• De klant is niet tevreden over de geleverde dienst of het product
• Financiële moeilijkheden bij de klant
• Verwarring over betaaltermijn of bedrag

Wat de reden ook is, het is essentieel dat je professioneel en gestructureerd handelt. Zo verklein je de kans dat de factuur definitief onbetaald blijft.

Stappenplan: wat te doen als een klant de factuur niet betaalt?

Volg deze vijf stappen als een klant zijn factuur niet betaalt.

1. Verstuur een vriendelijke betalingsherinnering

Stuur een nette e-mail of brief waarin je de klant herinnert aan de openstaande factuur. Vermeld factuurnummer, vervaldatum en openstaand bedrag.

Voorbeeld van een vriendelijke herinnering:

Beste [naam klant],
Graag herinneren wij u aan factuurnummer [factuurnummer]. Het factuurbedrag van [bedrag] is nog niet bij ons binnengekomen.
De betalingstermijn van deze factuur is verstreken op [datum]. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag alsnog binnen [aantal] dagen te betalen.
Wij waarderen uw samenwerking en hopen deze ook in de toekomst voort te zetten. Mocht u onverhoopt problemen hebben met de betaling, dan horen wij dat graag.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]

2. Neem telefonisch contact op
Reageert de klant niet op herinneringen? Bel dan even op. Persoonlijk contact werkt vaak sneller dan e-mail.

3. Stuur een aanmaning
Als betaling uitblijft, verstuur dan een officiële aanmaning. Vermeld dat er intrest of incassokosten toegevoegd kunnen worden.

4. Bied een betalingsregeling aan
Heeft de klant tijdelijk cashflowproblemen? Stel een gestructureerde afbetalingsregeling voor en leg deze schriftelijk vast.

5. Schakel een incassokantoor of gerechtsdeurwaarder in
Blijft betaling uit? Schakel dan een incassokantoor in, of via een gerechtsdeurwaarder. Houd rekening met extra kosten en tijd.

Wat als de klant niet betaalt wanneer je zelfstandige bent?

Voor zelfstandigen kan een klant die niet betaalt extra problematisch zijn. Je inkomen hangt vaak af van tijdig ontvangen betalingen. Ook als zelfstandige is het belangrijk om professioneel te blijven en de juiste stappen te volgen. Veel zelfstandigen vragen zich af wat ze moeten doen als een klant niet betaalt. Gebruik voorbeeldbrieven, stuur tijdig herinneringen en durf hulp in te schakelen, zoals:

• Een boekhouder of financieel adviseur die helpt bij aanmaningen en betalingsvoorstellen
• Een incassokantoor dat professioneel opvolgt
• Een juridisch adviseur bij conflicten of gerechtelijke procedures
• Debiteurenbeheersoftware zoals Payt, die het hele traject van factuur tot betaling automatiseert

Met die ondersteuning sta je er als zelfstandige niet alleen voor en vergroot je de kans dat je alsnog betaald krijgt.

Hoe Payt helpt bij klanten die niet betalen

Payt biedt software die je volledige debiteurenbeheer automatiseert, van herinnering tot incasso. Dankzij automatische opvolging en inzicht in betaalgedrag, krijg je je facturen gemiddeld 30–50% sneller betaald.

Met Payt:

• Bespaar je tot 80% tijd
• Verbeter je klanttevredenheid met duidelijke communicatie
• Behoud je zelf de controle over je debiteurenproces

Benieuwd wat Payt voor jou kan doen? Download onze brochure of plan een vrijblijvende demo in.

Veelgestelde vragen over klanten die niet betalen