Veelgestelde vragen over Payt

Nee, Payt is geen incassobureau. Payt biedt een debiteurenbeheersoftware aan die bedrijven helpt om hun facturen sneller betaald te krijgen door het debiteurenproces te automatiseren.

Je behoudt altijd het persoonlijke contact met je klant, terwijl Payt je ondersteunt met herinneringen, overzicht en structuur.

De eigenaren van Payt zijn Sander Kamstra, Aziz Al-Harazi, Jelger Gustafsson, Rob Rustenburg en Jeroen Krosse.

Payt helpt organisaties om hun debiteurenbeheer te automatiseren. Met onze software verstuur je eenvoudig facturen en betalingsherinneringen en houd je overzicht over openstaande posten. Je hebt inzicht in je cashflow én de mogelijkheid om op elk moment persoonlijk contact te houden met je klant. Zo worden facturen gemiddeld 30–50% sneller betaald.

Payt werd in 2012 opgericht door Sander Kamstra, Aziz Al-Harazi, Merijn Stapert, Rob Rustenburg en Jelger Gustafsson.

Nee, Payt is niet verkocht. Het bedrijf is onafhankelijk en wordt geleid door de oprichters en het huidige directieteam.

In juli 2024 kreeg het wel een investering van € 55 miljoen van Partech.
Samen bouwen we verder aan de uitbreiding van Payt in Europa en investeren we in kunstmatige intelligentie.

Voor meer informatie lees het artikel “Payt versnelt Europese uitbreiding met strategische investering van € 55M van Partech“.

Payt is actief in België, Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland.

Onze software is beschikbaar in meerdere talen en afgestemd op de lokale markt, zodat je overal kunt profiteren van efficiënt debiteurenbeheer.

Payt is geschikt voor zowel kmo’s als grotere organisaties. Of je nu werkt in de mondzorg, automotive, accountancy of een andere sector.

Bekijk onze branchespagina om te zien in welke sectoren we actief zijn.
Staat jouw sector er niet tussen? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Ja. Gegevensbeveiliging heeft bij Payt de hoogste prioriteit. Onze software is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd en voldoet aan alle relevante normen voor veilige gegevensverwerking.

In tegenstelling tot een traditioneel incassobureau, begint Payt al bij de eerste factuur. We automatiseren het debiteurenproces op een professionele en klantvriendelijke manier, zodat er minder openstaande facturen ontstaan én klantrelaties behouden blijven.

Pas als het nodig is, kan je vanuit Payt ook een incassotraject opstarten.

Zeker. Je kan eenvoudig en vrijblijvend een demo inplannen. We tonen je stap voor stap hoe Payt werkt en hoe het jouw organisatie kan helpen om sneller betaald te krijgen en minder tijd kwijt te zijn aan debiteurenbeheer.

De kosten van Payt hangen af van het aantal facturen dat je maandelijks verwerkt en de functionaliteiten die je nodig hebt. Je betaalt een vast maandbedrag, zonder verrassingen.

Bekijk onze tarieven voor een volledig overzicht.

Wanneer een klant niet op tijd betaalt, kan je buitengerechtelijke invorderingskosten aanrekenen. Dit zijn kosten die gemaakt worden om een factuur te innen zonder tussenkomst van de rechtbank.

Bij particuliere klanten is een laatste herinnering verplicht vóór dergelijke kosten mogen worden aangerekend. Deze herinnering moet:

• Een betalingstermijn van 14 dagen bevatten
• Het bedrag van de invorderingskosten vermelden

Je moet kunnen aantonen wanneer deze brief werd verstuurd. In Payt kan je dit eenvoudig controleren via de tijdlijn van de factuur.

Het minnelijk incassotraject in Payt verloopt in zes fasen. Deze stappen worden enkel uitgevoerd op werkdagen:

1. Aanmaning (dag 1) – Brief, e-mail en sms met een betalingstermijn van 10 dagen
2. Herinnering aanmaning (dag 6) – Automatisch belbericht, e-mail en sms
3. Tweede aanmaning (dag 12) – Aangetekende e-mail of brief (indien geen e-mailadres bekend) met een betalingstermijn van 8 dagen
4. Herinnering tweede aanmaning (dag 17) – E-mail en sms
5. Ingebrekestelling (dag 21) – Brief, e-mail en sms met een betalingstermijn van 5 dagen
6. Pre-gerechtelijke fase (dag 27–31) – Laatste herinnering over het einde van het minnelijk traject. Indien geen betaling volgt, kan het dossier worden doorgestuurd naar een gerechtsdeurwaarder.

Op dag 31 wordt een pre-gerechtelijke brief verstuurd met een betalingstermijn van 3 dagen. Blijft betaling uit, dan kan je het dossier via Payt rechtstreeks overdragen aan een gerechtsdeurwaarder. Je kan zelf per dossier kiezen welke gerechtsdeurwaarder je inschakelt of dit instellen als standaardkeuze.

Soms kan een klant een factuur niet in één keer betalen. In Payt kan je eenvoudig een afbetalingsplan opstellen. Zo geef je je klant de mogelijkheid om in termijnen te betalen, terwijl jij controle houdt over het proces.

Je bepaalt zelf:

• Of het gaat om één factuur of meerdere openstaande bedragen
• Of de klant in vaste termijnen betaalt, op een vaste dag van de maand, of volgens afgesproken bedragen
• Hoe lang de regeling loopt en hoe bedragen worden afgerond

Eens het plan is aangemaakt, ontvangt de klant automatisch een overzicht van de betalingstermijnen via e-mail. Voor elke termijn krijgt de klant tijdig een herinnering, eventueel met een betaallink.

Je kan kiezen om:

• Zelf een voorstel te doen aan je klant
• Je klant een voorstel te laten doen dat je eenvoudig kan goed- of afkeuren

Tijdens de looptijd van een afbetalingsplan worden gewone herinneringen gepauzeerd, zodat de communicatie overzichtelijk en professioneel blijft.

Ja, in Payt bepaal je zelf wanneer facturen en herinneringen worden verzonden. Zo sluit het facturatieproces perfect aan bij jouw manier van werken.

Je kan onder andere instellen:

• Wanneer de eerste herinnering wordt verzonden (bv. 7 dagen na de vervaldatum)
• Hoeveel herinneringen een klant ontvangt vóór afsluiting van het traject of een vervolgstap
• De periode tussen herinneringen (bv. elke 7 of 14 dagen)

Daarnaast kan je ook kiezen op welke dagen berichten wél of niet worden verstuurd, zodat je bijvoorbeeld geen communicatie op zon- of feestdagen hebt.

Ja, dat kan.

Met verzamelherinneringen stuur je je klant één enkele herinnering voor meerdere openstaande facturen tegelijk. Dit is vooral handig als je klanten regelmatig meerdere facturen ontvangen.

Je kiest zelf wanneer je verzamelherinneringen wilt inzetten:

• Vanaf de eerste herinnering (onmiddellijk vanaf de start)
• Of pas bij de laatste herinnering (als extra aansporing)

Daarnaast kan je bepalen of dit geldt voor alle klanten of enkel voor specifieke groepen op basis van betalingsafspraken, zoals maandelijkse betalingen of projectfacturen.

Payt zorgt er automatisch voor dat enkel relevante facturen worden opgenomen in de verzamelherinnering. Denk bijvoorbeeld aan:

• Facturen die al verzonden zijn
• Facturen met een openstaand bedrag (ook creditnota’s)
• Facturen die niet in een betalingsregeling of incassotraject zitten

Bovendien kan je instellen hoe vaak verzamelherinneringen worden verstuurd. Standaard gebeurt dit maximaal één keer per 7 dagen. Zo vermijd je dat klanten overstelpt worden met berichten én blijft je communicatie professioneel.

Met verzamelherinneringen in Payt automatiseer je niet alleen je opvolging, maar maak je het voor je klant ook makkelijker om overzicht te bewaren en sneller te betalen.

Met Payt kan je eenvoudig facturen verzenden via het Peppol-netwerk – een beveiligd Europees netwerk waarmee e-facturen rechtstreeks worden afgeleverd in het boekhoudsysteem van je klant. Zo vermijd je fouten, versnel je de verwerking én voldoe je aan steeds meer (internationale) overheidsvoorschriften.

Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk dat het mogelijk maakt om facturen elektronisch en veilig uit te wisselen tussen verschillende boekhoud- en facturatiesystemen. Payt ondersteunt dit volledig.

Wat heb je nodig?
Om Peppol-verzending via Payt te gebruiken:

• Moet je gebruikmaken van UBL-facturen (de standaard voor e-facturatie)
• Heb je een geldig ondernemingsnummer nodig in je administratiegegevens
• Volg je bij voorkeur het BIS V3-formaat (een veelgebruikte UBL-structuur)

Onze supportafdeling helpt je graag bij de technische activatie.

Hoe stel je Peppol in?
Peppol activeren kan eenvoudig via onze servicedesk. Je kiest zelf of je dit standaard voor al je klanten wilt gebruiken, of enkel voor specifieke debiteuren.

Voor individuele klanten kan je dit per debiteur instellen, bijvoorbeeld op basis van hun ondernemingsnummer, OIN- of btw-nummer.

Wat ziet je klant?
Zodra de factuur via Peppol is verzonden, wordt deze onmiddellijk aangeboden in het boekhoudpakket van je klant. In de tijdlijn van de factuur zie je in Payt terug dat het via Peppol is verstuurd.

Peppol met Payt betekent: minder manueel werk, snellere verwerking en een toekomstbestendige manier van factureren.

Let op: aan het gebruik van Peppol kunnen kosten verbonden zijn, afhankelijk van je overeenkomst met Payt.

Payt verstuurt namens jouw organisatie e-mails naar klanten over openstaande facturen. Deze e-mails zijn helder, professioneel en volledig afgestemd op jouw voorkeuren.

Je beslist zelf of je klanten wilt aanspreken met ‘u/uw’ of met ‘je/jouw’. Dit pas je eenvoudig aan via de taalinstellingen in je administratie.

De e-mails worden opgesteld in jouw huisstijl (inclusief logo indien gewenst) en bevatten duidelijke, doelgerichte teksten. Deze zijn gebaseerd op jarenlange ervaring en ontworpen om snelle én klantvriendelijke betalingen te stimuleren.

Wil je de teksten aanpassen? Dat kan gemakkelijk in overleg met onze servicedesk. Zo zorgen we er samen voor dat de communicatie perfect aansluit bij jouw tone of voice en tegelijk optimaal resultaat oplevert.

Met Payt ben je er zeker van dat jouw communicatie naar klanten altijd professioneel, helder en zorgvuldig geregeld is.

In het factuurportaal van Payt (factuurinzien.be) kunnen jouw klanten hun openstaande facturen bekijken en er meteen op reageren. Zo maak je betalen eenvoudiger en blijft de communicatie laagdrempelig én professioneel.

Afhankelijk van de instellingen in jouw administratie kunnen klanten onder meer het volgende doen:

• Standaard functionaliteiten
• De factuur als PDF bekijken
• Factuurdetails inzien
• Een bericht of vraag achterlaten via het portaal

Factuur betalen
Is jouw administratie gekoppeld aan een betaalprovider (zoals Mollie of Adyen)? Dan kunnen klanten meteen online betalen via iDEAL of andere betaalmethodes. Dat verkleint de kans op betaaluitstel aanzienlijk.

Betalingsregeling aanvragen of accepteren
Afhankelijk van de instellingen kunnen klanten verschillende acties uitvoeren om in termijnen te betalen:

• Zelf een betalingsvoorstel indienen
• Een vooraf ingestelde betalingsregeling accepteren

Zo bespaar je tijd en bied je klanten extra flexibiliteit, terwijl je toch de regie behoudt.

E-mailadres aanpassen
Is het e-mailadres van een klant veranderd? In Payt kun je instellen dat de klant dit zelf kan aanpassen in het portaal. Jij krijgt hiervan een melding in je dashboard, zodat je het kunt controleren en overnemen in je boekhouding.

Naast facturen op rekening ondersteunt Payt ook automatische incasso. Daarmee automatiseer je niet alleen het versturen van je facturen, maar ook het innen van betalingen. Dit gebeurt via een betaalopdracht die rechtstreeks wordt uitgevoerd door je Payment Service Provider (PSP).

Wat houdt automatische incasso in?
Met automatische incasso geef je Payt de opdracht om namens jouw organisatie betaalverzoeken in te dienen bij je bank via een gekoppelde PSP. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen een factuur automatisch mag worden geïncasseerd. Payt zorgt vervolgens voor de juiste timing en opvolging.

Hoe werkt dit in Payt?

• Je koppelt Payt aan een PSP zoals Mollie of Twikey (hiervoor heb je een eigen account nodig)
• Klanten geven hun machtiging af via het factuurportaal
• Payt verwerkt de incassopogingen automatisch en stemt de communicatie hierop af

Bijvoorbeeld: bij een stornering ontvangt je klant geen standaardherinnering, maar een aangepaste e-mail met uitleg over de mislukte incasso

Waarom kiezen voor automatische incasso?

• Je facturen worden sneller betaald, zonder extra handelingen van de klant
• Je verkleint het risico op vergeten of te late betalingen
• Je behoudt volledige controle over de communicatie en opvolging binnen Payt

Automatische incasso wordt altijd ingesteld in overleg met een Payt-specialist. Zo weet je zeker dat het perfect aansluit op jouw processen én administratie.

Met de rapportages in Payt krijg je in één oogopslag inzicht in het betaalgedrag van je klanten én in de prestaties van je debiteurenbeheer. Zo zie je niet alleen hoe snel je facturen worden betaald, maar ook waar vertraging ontstaat en waar nog ruimte is voor verbetering.

Wat kun je precies inzien?

• Openstaand saldo en omzet
  Bekijk per maand hoeveel facturen er nog openstaan en wat je totale omzet was.
• Betaalgedrag en DSO (Days Sales Outstanding)
  Ontdek hoeveel dagen klanten gemiddeld te laat betalen, gewogen naar factuurbedrag. De DSO-grafiek laat trends in betaalgedrag zien, zodat je tijdig kunt bijsturen.
• Facturen per stap in het traject
  Zie precies tot welke stap je facturen komen in het debiteurenproces. Zo krijg je inzicht in waar de meeste betalingen plaatsvinden: na de eerste herinnering, of pas in een latere fase.
• Kredietwaardigheidsinformatie
  Controleer de kredietwaardigheid van je zakelijke klanten via de geïntegreerde koppeling met Creditsafe. Zo weet je vooraf met wie je zaken doet.

Je hoeft geen Excel-expert te zijn: alle inzichten zijn direct beschikbaar in duidelijke grafieken en overzichtelijke rapporten.