Verli Boekhouding: van 75% naar bijna 95% betaald na de eerste herinnering

Wie in de regio Brecht op zoek is naar een boekhouder die verder kijkt dan cijfers en aangiftes, komt terecht bij Verli Boekhouding. Zaakvoerder Peter Verheyden kiest bewust voor een kleiner kantoor met een twaalftal medewerkers, zodat het persoonlijke contact met ondernemers centraal blijft staan. Verli wil een betrokken klankbord en proactieve partner zijn en streeft ernaar om elke klant minstens één keer per kwartaal fysiek te ontmoeten. Om die ambitie waar te maken, werkt het kantoor met een volledig digitale softwarestraat: AdminPulse voor pre-accounting, Octopus, Yuki en Horus voor de boekhouding, Silverfin voor rapportering en aangiftes, Bizzcontrol voor advies en Wally voor AI. Voor het debiteurenbeheer koos Verli voor Payt.

Door de groei van het kantoor werd het steeds moeilijker om het persoonlijke contact met klanten te combineren met alle administratieve taken. Eén medewerker was verantwoordelijk voor de opvolging van betalingen. Facturen werden manueel opgevolgd en afgepunt, en bleef een betaling uit, dan werd de klant handmatig herinnerd. Dat proces vroeg veel tijd en was gevoelig voor vertraging. De opvolging bleef soms liggen en het overzicht ging verloren.

Voor Peter lag de oplossing niet in minder aandacht voor klanten, maar in efficiëntere workflows. Met Payt legde Verli Boekhouding zelf de volledige opvolgingsprocedure vast: een eerste herinnering, een tweede herinnering, een minnelijk incassoproces en indien nodig verdere stappen via een deurwaarder of een andere gerechtelijke weg. Afbetalingsplannen worden in het systeem opgenomen en automatisch opgevolgd. Payt sluit bovendien naadloos aan op de rest van de werking, dankzij de integratie met AdminPulse en de koppeling met Twikey voor domiciliëringen.

De impact was snel en concreet. Het debiteurenbeheer verloopt vandaag grotendeels automatisch, wat tijd vrijmaakt voor advies en klantcontact. Ook de betaalsnelheid ging er sterk op vooruit: waar vroeger ongeveer 75% van de klanten betaalde na een eerste herinnering, is dat nu 90% en zelfs bijna 95%. Een duidelijk positief effect op de cashflow. De verklaring ligt in de consistente opvolging. Herinneringen hangen niet langer af van de beschikbare tijd van een medewerker, maar volgen automatisch het afgesproken traject.

Intern zorgt Payt voor overzicht en rust: de opvolging loopt vanzelf, terwijl beslissingen zoals een afbetalingsplan of het doorsturen van een dossier naar een deurwaarder mensenwerk blijven. Extern zijn de reacties positief. Ondernemers appreciëren de korte opvolging en kunnen hun situatie transparant bekijken in het factuurportaal. Volgens Peter versterkt de automatisering zo juist de klantrelatie, omdat er eindelijk ruimte is om met elkaar in gesprek te gaan. Zijn boodschap aan andere kantoren: wees niet bang van automatisering, want ze maakt net meer tijd vrij voor advies, begeleiding en een hechtere band met ondernemers.

Bekijk onze accountancypagina voor meer informatie.