Creative Finance: openstaand bedrag meer dan gehalveerd dankzij Payt

Architecten, vormgevers, acteurs, influencers en modebedrijven: wie actief is in de creatieve sector en een accountant zoekt die hun noden begrijpt, kan terecht bij Creative Finance. Het kantoor van Benjamin Daemen richt zich specifiek op creatieve ondernemers en ontzorgt vandaag net iets meer dan 1.500 klanten. Creative Finance werkt uitgesproken digital-first, met verschillende abonnementsformules en een sterke focus op automatisering. De softwarestraat bestaat uit Yuki voor de boekhouding, Silverfin voor de jaarafsluiting, Bizzcontrol voor rapportering en Twikey en Payt voor administratie en facturatie. Typisch voor de sector zijn de vele, maar kleinere maandelijkse facturen, wat het debiteurenbeheer een aanzienlijke klus maakt.

Lange tijd volgde Creative Finance het debiteurenbeheer op in Yuki. Contracten, facturen en automatische herinneringen liepen via die boekhoudsoftware. Na een aantal herinneringen stopte dat proces echter, en dat is logisch, want Yuki is in de eerste plaats een boekhoudpakket en geen gespecialiseerde debiteurensoftware. Het team belandde daardoor bij Excel-bestanden en Google Sheets om alles manueel bij te houden. Hoewel 40 à 45% van de facturen al automatisch geïnd werd via Twikey, bleef er nood aan een oplossing om openstaande facturen vlotter op te volgen en de vinger aan de pols te houden.

Benjamin hoorde de naam Payt verschillende keren vallen, op congressen en via collega’s. Na een eerste kennismakingsgesprek volgde een voorstel dat financieel meteen goed meeviel. De grootste drempel was niet de prijs, maar de vraag of het team de tijd zou vinden om de overstap te maken. Die zorg bleek ongegrond: de implementatie verliep bijzonder vlot. Samen met Payt besliste Creative Finance om alle herinneringen, ook die al vanuit Yuki verstuurd waren, opnieuw te versturen. Zo werden alle klanten meegenomen in de nieuwe aanpak en kon het kantoor starten met een volledig opgekuiste flow.

“De implementatie verliep dusdanig vlot dat we achteraf vooral dachten: we hadden dit eigenlijk veel vroeger moeten doen.”

De impact zit vooral in twee zaken: tijdswinst en een fors lager openstaand bedrag. Het team is vandaag veel minder tijd kwijt aan het opvolgen van openstaande facturen. Belangrijker nog: vroeger stond er gemiddeld een bedrag open dat overeenkwam met ongeveer 1,5 keer het maandelijkse recurring bedrag. Vandaag ligt dat rond 0,7. Er komt dus veel vlotter geld binnen. Debiteurenbeheer is daardoor minder een administratieve taak geworden en meer een proces dat het kantoor actief opvolgt.

“Payt is voor ons echt een gamechanger geweest op het vlak van debiteurenbeheer.”

Automatisering betekent voor Creative Finance niet dat alles zomaar vanzelf loopt. Wanneer een klant niet betaalt, wil het kantoor eerst begrijpen waarom, en het denkt constructief mee als partner. Payt ondersteunt die menselijke aanpak: vragen en antwoorden worden in de tool opgevolgd en het hele proces blijft transparant. Daarnaast kan het team werken met afbetalingsplannen, en het minnelijk incassotraject wordt momenteel uitgetest met veelbelovende resultaten. Benjamins tip voor andere accountants: test veel tools, blijf kritisch en werk samen met meerdere partijen, zodat je niet afhankelijk wordt van één softwarepakket.

Bekijk onze accountancypagina voor meer informatie.