Voor 48 procent van de mensen blijkt een betaaltermijn niet altijd bindend. Een doordachte strategie voor laattijdige betalers helpt om daar zo weinig mogelijk hinder van te ondervinden. Zo zorg je voor een gezonde kasstroom en vermijd je het risico dat je niet kunt investeren of dat een periode met minder omzet je bedrijf in de problemen brengt.
Hoe duidelijker een factuur communiceert wat je van de klant verwacht, hoe groter de kans dat de klant aan die verwachting voldoet. Een factuur is immers een communicatiemiddel.
Carlijn Hofland, marketingverantwoordelijke Lindorff, adviseert om altijd op de klantrelatie in te spelen.
Het is belangrijk dat je de facturen persoonlijk maakt. Je moet de persoon persoonlijk aanschrijven. Niet ‘Geachte heer/mevrouw’, maar de naam zelf.
Hofland zou het ermee eens zijn: debiteurenbeheer is eigenlijk klantbeheer. Ja, je wil dat de factuur betaald wordt, maar ook dat toekomstige facturen betaald worden. Vraag je klant vriendelijk om alsnog te betalen en toon begrip voor de reden van vertraging. Gebruik een kortere betalingstermijn dan normaal. De betaling is immers al te laat; je mag dus een snellere betaling verwachten. Sluit af met iets als: “Indien deze herinnering de betaling heeft gekruist, mag je ze als niet verzonden beschouwen.”
Extra service voor je klant
Wordt er na de eerste herinnering nog niet betaald? Bied in de tweede herinnering aan om in schijven te betalen. Doe dit enkel als je voor jezelf én je klant duidelijke voorwaarden hebt opgesteld. Het is een service die je niet aan iedereen hoeft aan te bieden, want je bent natuurlijk geen bank. Welke klanten komen hiervoor in aanmerking? Vergeet ook niet dat er alternatieven bestaan, zoals het vooraf financieren van een factuur.
Belangrijke elementen van een strategische aanpak voor succesvoller factureren:
-
Verstuur minstens twee herinneringen voordat je juridische stappen overweegt
-
Toon begrip voor laattijdige betalingen; het kan simpelweg een vergetelheid zijn
-
Geef een kortere betalingstermijn op dan in de oorspronkelijke factuur
-
Hou gegevens bij over het betaalgedrag van je klanten in een dashboard
-
Experimenteer met verschillende termijnen, communicatiestijlen en betaalmogelijkheden
Meer weten over hoe je nog beter kunt factureren? Elk bedrijf kan gebruikmaken van deze 3 tips om sneller en eenvoudiger betaald te krijgen.
Werkt je facturatiestrategie?
Door datagedreven te factureren, krijg je inzicht in het betaalgedrag van je klanten. Zo ontdek je snel wat het beste werkt. Gebruik die inzichten om te testen met het aantal herinneringen, de lengte van betalingstermijnen, de toon van je berichten, de betaalopties en meer. Via een dashboard zie je wat de impact is op de betaaldiscipline. Merkt je plots een verandering in het betaalgedrag van een klant? Dat kan op een probleem wijzen. Speel daarop in met aangepaste communicatie. Misschien is het dan nuttig om even telefonisch contact te nemen. Beter betaald worden én tegelijk een goede klantrelatie behouden is essentieel als je langdurig wil samenwerken. Factureren blijft tenslotte een werkwoord!
