Het is erg belangrijk om een positieve cashflow te hebben om een business te runnen. De dagelijkse kosten dekken, personeel betalen en leningen aflossen. Wanneer het geld langzamer binnenstroomt dan het eruit gaat, kan het erg moeilijk zijn om een bedrijf te laten groeien. Of erger, het kan een organisatie in financiële problemen brengen, wat resulteert in veel stress. Een goede oplossing hiervoor is het beheersen van de DSO (Days Sales Outstanding). In dit artikel zullen we ingaan op wat DSO is, hoe je het kunt berekenen, waarom het een belangrijke KPI is en hoe je het kunt verbeteren.
Wat is DSO?
De DSO is in de wereld van credit management het meest gebruikte meetinstrument. De betekenis van DSO is Days Sales Outstanding of Daily Sales Outstanding en is een financiële ratio die je vertelt hoe goed debiteuren betalen. De DSO wordt ook wel de omloopsnelheid van debiteuren of debiteurendagen genoemd.
Waarvoor staat DSO?
De DSO-berekening geeft weer hoelang het duurt voordat een bedrijf de betaling van een factuur ontvangt nadat een dienst of product aan de klant is geleverd. Dit wordt vaak per maand berekend om de waardevolle data over een bepaalde periode te analyseren. Een doeltreffende manier is om deze te volgen op een trendlijn, maand na maand. Op die manier wordt duidelijk welke veranderingen zich voordoen in het vermogen van jouw organisatie om openstaande facturen bij klanten te innen. Hier kun je dan effectief op anticiperen.
Wat wordt bedoeld met de omloopsnelheid van debiteuren?
Met de DSO wordt ook wel de omloopsnelheid van debiteuren bedoeld. Deze ratio geeft aan hoe snel een debiteur tot betaling overgaat. Hoe hoger de ratio is des te sneller deze debiteur betaalt en hoe ruimer de liquiditeit van de onderneming is.
Hoe bereken je de gemiddelde betalingstermijn?
Er zijn verschillende manieren om de debiteurendagen te berekenen. Je kunt de DSO berekenen over een bepaalde periode. Veel bedrijven doen dit per maand of per jaar. Maar verschillende berekeningen leveren verschillende resultaten op. Wanneer je DSO bijvoorbeeld per maand berekent kan het DSO-cijfer een vertekend beeld geven. In een maand waarin je veel verkoopt, zal de DSO lager uitvallen. En een maand waarin je minder verkoopt, vertekent het DSO-cijfer vaak positie. Ook een uitzonderlijk hoge factuur met een langere betaaltermijn kan leiden tot een vertekende DSO. We geven je een aantal formules om jouw debiteurendagen te berekenen.
De DSO-formules
Er zijn een aantal formules om de debiteurendagen ratio te berekenen.
De DSO-formule over een maand:
(Het openstaande factuurbedrag of debiteuren aan het einde van de maand /maandomzet) * 30 dagen
De DSO-formule over een jaar:
(Het openstaande factuurbedrag of debiteuren aan het einde van het jaar / jaaromzet) * 365 degen
Days Sales Outstanding voorbeeldberekening
We geven een voorbeeld. Eind juni bedraagt het totaalbedrag van uw openstaande facturen €80.000,-. Eind juli is dat €60.000,-.
Om de totale waarde van uw verkopen te berekenen, kunt u de verkoopomzet in een bepaalde periode nemen. Wanneer hier veel schommelingen in zijn, zal ook uw DSO schommelen. Dus, stel dat uw omzet in juni €88.000,- bedraagt en slechts €40.000,- in juli, dan is uw DSO:
In juni: €80.000,- / €88.000,- * 30 dagen = 27,3 dagen
In juli: €60.000,- /€40.000,- * 31 dagen = 46,5 dagen
Voor een bedrijf met deze omzetfluctuaties is het verstandiger om de gemiddelde maandomzet over 12 maanden te gebruiken. De debiteurendagen ratio formule luidt:
Het openstaande factuurbedrag of debiteurensaldo / (de jaaromzet / 12) * periode in dagen
Wat is een goede DSO?
Over het algemeen wordt een DSO onder de 45 als laag beschouwd en een DSO boven de 45 dagen als hoog. Maar dit hangt heel erg af van het type bedrijf en de bedrijfsstructuur. Verschillende branches hebben verschillende gemiddelde DSO’s. Een lage DSO in de ene branche kan dus een hoge zijn in de andere. Ligt de gemiddelde betalingstermijn van jouw crediteuren lager dan je DSO? Dan kun je problemen krijgen met de cashflow. Het is dus belangrijk om de DSO te berekenen en bij te houden.
Wat is het belang van een goede DSO?
Een lage DSO is goed voor ieder bedrijf en een hoge DSO onwenselijk. Een hoge DSO betekent namelijk dat een bedrijf haar producten of diensten op krediet verkoopt en dit kan tot cashflow problemen leiden. Veel onbetaalde facturen worden echter geconfronteerd met toenemende risico’s; hoe langer de wachttijd op een betaling, hoe groter het risico van wanbetaling. Daarnaast heeft een lage DSO belangrijke voordelen voor ieder bedrijf. Bedrijven met een lage DSO hebben de hoogste cashflow en lopen geen kredietrisico. Je bent daardoor aantrekkelijker voor kredietverstrekkers, zakenpartners en potentiële investeerders omdat het risico lager ligt.
Hoe kunt je DSO het best bijhouden?
Zoals eerder besproken is het berekenen en bijhouden van de DSO belangrijk voor de continuïteit van jouw onderneming. Er is een aantal manieren waarop je dit kunt goed kunt bijhouden.
Dagen berekenen voor achterstallig facturen in Excel
Als eerste kun je het aantal verstreken dagen berekenen in Excel. Dit kan handig zijn wanneer je wilt weten wie er te laat is met het betalen van zijn of haar facturen. Hier kun je dan direct actie op ondernemen om een factuur zo snel mogelijk betaald te krijgen. Om te berekenen hoeveel dagen er zijn verstreken tussen de factuurdatum en de datum van vandaag kun je de VANDAAG functie gebruiken in Excel. De eerste stap is om in kolom A alle factuurdatums te zetten. In kolom B kun je dan de formule: VANDAAG()-A1 typen. Deze kun je vervolgens doortrekken voor de andere datums. Deze getallen geven een duidelijk beeld welke debiteur het wettelijke betaaltermijn van 30 dagen heeft overschreden. Zo weet je precies waar je actie moet ondernemen. Dit is echter wel een tijdrovende en inefficiënte bezigheid.
DSO bijhouden in debiteurenbeheer software
Je kunt een hoop tijd en energie besparen door de DSO in debiteurenbeheer software bij te houden en te verbeteren. Door het automatisch opvolgen van facturen, het aanbieden van verschillende betaalmethoden en de consistente dialoog met debiteuren, kunt je de DSO met debiteurenbeheer software aanzienlijk verlagen. In het Payt platform kun je in één oogopslag zien hoe de DSO verloopt (zie figuur 1).
Figuur 1. De rapportage van het betaalgedrag en DSO in Payt
Hoe kun je de DSO verbeteren?
Een lage DSO is dus goed voor een bedrijf. Maar hoe zorg je er nu voor dat de DSO verbetert? Wij geven tips om de DSO te verlagen:
- Het is belangrijk om klanten direct na levering van een product of dienst te factureren. Volg dit snel op om eerder uitbetaald te worden. De betalingsbereidheid is namelijk het grootst direct na de levering van een product of dienst.
- Wees erg nauwkeurig en specifiek op je factuur. Dit vermijdt vragen over de inhoud van de factuur en verkleint de kans dat klanten de factuur op een stapel gooien om deze later op te pakken. Ook daalt hierdoor de kans dat je steeds nieuwe facturen moet opsturen en klanten moet nabellen voor de betaling.
- Zorg dat het zo makkelijk mogelijk voor je klanten is om facturen te betalen. Voor terugkerende facturen is het handig om automatische incasso te gebruiken. Ook is het heel effectief om betaalmethoden zoals een iDEAL knop toe te voegen aan jouw facturen. Je zult zien dat je veel sneller wordt betaald. Niet alleen consumenten maken gebruik van deze betaalmethoden. Ook bedrijven maken er steeds meer gebruik van. Het record van snelste betaling bij de Hanzehogeschool Groningen staat op 17 seconden na het versturen van de factuur met een iDEAL knop op de factuur.
- Zorg dat je op een efficiënte en effectieve manier in contact blijft met jouw klant. Mochten er toch onduidelijkheden ontstaan bij de klant, zorg dan dat de klant heel eenvoudig contact kan opnemen. Staat er toch een fout op de factuur of kan de klant het bedrag niet in één keer betalen? Dan wil je snel kunnen reageren om dit op te lossen, bijvoorbeeld door automatisch een betalingsregeling te treffen. Hoe gemakkelijker dit is voor jouw klant, hoe eerder je betaald wordt.
- Betaalt de klant de factuur niet binnen de betalingstermijn? Volg de factuur dan onmiddellijk op door automatisch herinneringen te sturen op gezette tijden. Hierdoor blijft de betaling top of mind bij jouw klant. Het niet betalen van facturen is vaak geen onwil, maar het is wel belangrijk om kort op de bal te zitten.
- Maak gebruik van een kredietcheck. Hiermee onderzoek je de hoe betrouwbaar jouw (toekomstige) klanten zijn. Door de kredietwaardigheid van jouw debiteuren in de gaten te houden of vooraf te controleren zorg je ervoor dat jouw DSO op peil blijft.
Kritiek op de DSO berekening
Hoewel de DSO-berekening door veel bedrijven wordt gebruikt is er ook kritiek op deze ratio als graadmeter voor bedrijfsprestaties. De reden hiervoor is dat de DSO alles ‘op één hoop gooit’. Dit betekent dat het gemiddelde wordt genomen van grote en kleine bedragen, goede en slechte betalers en lange en korte betalingstermijnen. Er wordt hierbij geen link gemaakt met de financiële gezondheid van de portefeuille en hierdoor kan de DSO snel veranderen. In bepaalde gevallen geeft dit dus een te positief resultaat weer en in andere gevallen een te negatief resultaat. Je bent er niet van verzekerd dat als een klant vandaag op tijd betaalt, hij of zij dit de volgende keer ook zal doen. De DSO zegt dus weinig over de toekomst van het betalingsgedrag.
Zaken om te overwegen
Zoals we al eerder benoemden, hebben bedrijven een positieve cashflow nodig om hun business te runnen. Veel cashflow problemen kunnen worden voorkomen door een goede strategie. Voor het voortbestaan van jouw bedrijf is het daarom erg belangrijk om het credit management goed in te richten. Een DSO-verbetering biedt daarin een goede oplossing. Krijg grip op jouw debiteurenbeheer en zorg voor snellere en eenvoudigere betalingen.
