Alles over debiteurenbeheer

Dagelijks vertrouwen meer dan 17.000 gebruikers op ons platform!

De betekenis

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die een organisatie uitvoert om openstaande facturen van klanten te innen. Het doel is ervoor te zorgen dat klanten hun facturen binnen de afgesproken betalingstermijn betalen.

Het is een proces dat start bij het opstellen van een correcte factuur en eindigt bij de opvolging, optimalisatie en rapportering. Dit wordt ook wel debiteurenbeheer management genoemd.

Wil je je debiteurenbeheer verbeteren?

Plan nu een demo in

Gevolg van goed debiteurenbeheer

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Een goed ingericht debiteurenbeheer draagt bij aan:

Betere cashflow: Door openstaande bedragen sneller te innen, blijven er meer liquide middelen beschikbaar.
Lagere risico’s: Door tijdig te signaleren welke klanten niet betalen, kun je sneller ingrijpen.
Professionele klantrelaties: Duidelijke communicatie voorkomt misverstanden en versterkt de relatie met klanten.
Efficiëntere administratie: Een gestructureerd proces bespaart tijd en voorkomt fouten bij de facturatie.

Het debiteurenbeheer proces in 7 stappen

Debiteurenbeheer bestaat uit zeven stappen. Deze worden vaak uitgevoerd door de debiteurenbeheerder of de financiële administratie.

Facturatie op orde brengen
Zorg voor tijdige, correcte en volledige facturatie. Een duidelijke factuur met de juiste gegevens voorkomt veel problemen achteraf.
Betalingstermijn en voorwaarden bepalen
Leg duidelijke betalingstermijnen en voorwaarden vast en communiceer deze al bij de offerte en de orderbevestiging.
Vriendelijke eerste herinnering
Stuur een beleefde herinnering zodra de betalingstermijn verstreken is. Vaak is dit voldoende om de betaling te ontvangen.
Tweede herinnering of aanmaning
Als de eerste herinnering geen resultaat oplevert, verstuur je een dringende herinnering met duidelijke informatie over de volgende stappen.
Telefonisch contact
Persoonlijk contact zorgt vaak sneller voor duidelijkheid over de reden van de niet-betaling en helpt om de openstaande schuld sneller te innen.
Eventueel overdragen aan incassobureau
Als interne pogingen niet slagen, kan het verstandig zijn om de vordering over te dragen aan een extern incassobureau.
Evaluatie en procesoptimalisatie
Analyseer de resultaten van je debiteurenbeheer en pas het proces aan waar nodig om in de toekomst sneller en efficiënter te innen.

Optimaliseer je debiteurenbeheer

Tips om debiteurenbeheer te verbeteren

Effectief debiteurenbeheer vraagt om focus op proces én klant. Hier zijn praktische tips om je aanpak te versterken:

Automatiseer herinneringen: Gebruik software om automatische herinneringen te versturen op basis van de betalingstermijn.
Stel duidelijke afspraken op: Communiceer betalingsvoorwaarden altijd vooraf, bijvoorbeeld in offertes en orderbevestigingen.
Monitor KPI’s: Volg belangrijke indicatoren zoals Days Sales Outstanding (DSO) om je prestaties te evalueren.
Controleer kredietwaardigheid: Check vooraf de kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten om betalingsrisico’s te beperken en weloverwogen afspraken te maken.

De oplossing

Waarom Payt jouw debiteurenbeheer kan verbeteren

Met Payt verbeter je je debiteurenbeheer. Payt biedt debiteurenbeheer software waarmee je het volledige proces van facturatie tot opvolging automatiseert. Dit zorgt voor:

Snellere betaling: Facturen worden 30-50% sneller betaald.
Tijdwinst: Door repetitieve taken te automatiseren, bespaar je tot wel 80% van je tijd.
Overzicht: Eén dashboard geeft inzicht in openstaande posten, betaalstatussen en meer.
Relatiegericht debiteurenbeheer: Payt ondersteunt professionele en klantvriendelijke communicatie bij elke stap.

Met Payt heb je grip op je debiteurenbeheer.

Benieuwd wat Payt voor jou kan betekenen?

Plan vrijblijvend een demo met onze expert.

Dit zeggen onze klanten over hun debiteurenbeheer met Payt

"Het feit dat we jaarlijks maar heel weinig incassotrajecten starten, geeft aan dat het debiteurenbeheer van Payt gewoon werkt."

Janneke van der Velde Hoofd Financiële Administratie

Met één

druk op de knop kan het hele dossier overgedragen worden aan een deurwaarder indien dit nodig is

"Het scheelt een hoop tijd in de apotheek!"

Gerrit Jan Dannijs DGA en apotheker

90%

van de declaraties worden binnen 3 dagen betaald

"Als ik collega-ondernemers over hun administratie hoor klagen, raad ik Payt dan ook altijd aan. Sinds ik de software gebruik kan ik me volledig focussen op mijn bedrijf en de lopende projecten en heb ik geen omkijken meer naar mijn debiteurenbeheer. De rust die dat met zich meebrengt, gun ik iedere ondernemer."

Henk van der Laan Eigenaar

1 keer

per maand kijk ik in Payt hoe het ervoor staat

"Payt draagt in belangrijke mate bij aan onze klanttevredenheid. Ze ervaren betaalgemak en kunnen snel en eenvoudig contact leggen over openstaande facturen."

Sybrand Brouwer Directeur en eigenaar

50%

toename in klanttevredenheid

"Naast tijdbesparing zijn twee andere grote voordelen van Payt dat klantendossiers altijd compleet zijn en dat het debiteurensaldo een stuk lager is."

Gerbert-Jan Hendriksen Algemeen directeur

50%

tijdbesparing op debiteurenbeheer

"Binnen één jaar is de kwaliteit van onze debiteurenportefeuille sterk verbeterd. Maar nog belangrijker: de klanttevredenheid over de communicatie en het contact over openstaande facturen is flink verbeterd. Dat telt voor onze organisatie veel meer."

Jean-Paul Heunks Hoofd Financiële Administratie

Binnen 17

seconden kwam de eerste betaling binnen

Remove Cookie