Installatiebedrijf Verheyden: onze debiteurenbeheer ging van 2 dagen per week naar 2 uur per week

Wie in de regio rond Essen een verwarmingsinstallatie laat plaatsen, een ventilatiesysteem nodig heeft of op zoek is naar een complete HVAC-oplossing, belandt vroeg of laat bij Installatiebedrijf Verheyden. Het familiebedrijf uit Essen is al meer dan vijftig jaar een vaste waarde in de sector en groeide uit tot een echte specialist in verwarming, ventilatie, airconditioning, sanitair en duurzame energietechnieken. Verheyden werkt volledig op maat, van planning tot nazorg, voor een breed scala aan professionele opdrachtgevers: scholen, zwembaden, winkels, industriële ruimtes, zorginstellingen en culturele centra. Met duizenden verkoopfacturen per jaar is de operationele omvang aanzienlijk.

De situatie voor Payt

Toen Gerard in mei 2024 in dienst trad als opvolger van de interne boekhouder, erfde hij een systeem dat tientallen jaren onveranderd was gebleven. Facturen werden afgedrukt en in fysieke mapjes gestoken. Openstaande betalingen werden bijgehouden met handgeschreven notities en losse mails. Klanten die niet betaalden, werden persoonlijk opgebeld. Begin 2024 stapte Verheyden over op Exact Online en daarmee stond de deur naar een efficiëntere werking open, het debiteurenbeheer zelf vroeg nog altijd gemiddeld twee volle werkdagen per week, wat niet langer houdbaar was.

De overstap naar Payt

De redenen om met Payt te starten waren meervoudig. Tijdbesparing was de grootste drijfveer, maar ook de wens dat klanten sneller zouden betalen speelde mee. Verheyden begon tegelijk administratiekosten door te rekenen, een extra stimulans om het volledige facturatieproces te professionaliseren. Wat volgde, was een implementatie die snel haar vruchten afwierp. Mails en aanmaningsbrieven worden nu automatisch verstuurd. Het factuurportaal wordt actief gebruikt: sommige klanten reageren rechtstreeks op de automatische mails, anderen via het portaal, zelfs het minnelijk incassotraject wordt gebruikt in Payt. 

De resultaten

De impact was snel en concreet. Het debiteurenbeheer dat voorheen twee volle werkdagen per week opslorpte, is teruggebracht tot een paar uur. De DSO daalde merkbaar met enkele dagen, klanten die voorheen structureel te laat betaalden, doen dat nu beduidend minder. Betaalplannen werden een volwaardig instrument, ook het aantal manuele opvolgingen en interne telefoontjes is fors gezakt.

Intern en extern

Intern loopt het werken met Payt vlot. Extern was de reactie overwegend positief, de meeste klanten maakten gewoon gebruik van het portaal en het nieuwe systeem. Een minderheid, doorgaans de klanten die voorheen structureel te laat betaalden, reageerde aanvankelijk minder enthousiast, ook dat ebde uiteindelijk weg.