AdminPulse kiest voor Payt: ‘The best of both worlds’ in debiteurenbeheer

AdminPulse is een groeiend softwarebedrijf dat de office management tool bouwt voor accountants en boekhouders: van CRM en tijdregistratie tot facturatie en anti-witwaswetgeving. Hun missie is dat kantoren grip krijgen op hun workflow, zodat accountants hun tijd kunnen besteden aan wat er echt toe doet: klanten adviseren. Sinds januari 2026 werken ze met Payt voor de automatisering van hun debiteurenbeheer.

Debiteurenbeheer via eigen software én Google Sheets

Vroeger beheerde AdminPulse de debiteuren via de eigen software en deels nog via Google Sheets. Dat werkte op zich, maar het team wist ook dat debiteurenbeheer een vak apart is, en niet het hoofddoel van AdminPulse. Jill Daelemans, Administration and event manager: “Debiteurenbeheer is een vak apart en niet het hoofddoel van AdminPulse. In plaats van zelf het wiel opnieuw uit te vinden, besloten we te kijken naar experts die hierin uitblinken. We wilden een oplossing die naadloos aansluit op onze visie van verregaande automatisering.”

De combinatie van de eigen software en Google Sheets functioneerde, maar de aanpak vroeg manuele opvolging en gaf niet de structuur die een groeiend bedrijf als AdminPulse nodig heeft om debiteurenbeheer consequent en schaalbaar te houden.

Op zoek naar experts in betalingsopvolging

De voornaamste redenen om naar een externe oplossing te kijken waren concreet: de betalingsopvolging optimaliseren, tijd besparen en de mogelijkheid krijgen om afbetalingsplannen op te stellen. AdminPulse vergeleek de beschikbare opties en de keuze viel duidelijk op Payt.

Jill: “Payt kwam daarbij als de onbetwiste winnaar uit de bus. Nu hebben we ’the best of both worlds’: onze eigen krachtige software voor het beheer, en Payt voor een debiteurenopvolging die staat als een huis.”

De koppeling met Payt sluit ook inhoudelijk aan bij de manier waarop AdminPulse zelf naar softwareontwikkeling kijkt. Jill omschrijft het zo: “De koppeling met Payt vind ik zeer waardevol: het sluit naadloos aan bij onze visie op automatisering. Geen gedoe met manuele opvolging, maar een strak debiteurenbeheer dat voor ons werkt, zodat wij ons kunnen focussen op onze groei en onze klanten.”

Tijdbesparing, betalingsplannen en een heldere taakverdeling

Sinds de start in januari 2026 ervaart het team drie concrete voordelen in het dagelijkse werk. Jill: “Dankzij de verregaande automatisatie hebben we geen omkijken meer naar de standaard opvolging. Het systeem doet het zware werk.”

Een tweede gamechanger is de mogelijkheid om afbetalingsplannen op te stellen. Jill: “Het eenvoudig kunnen opstellen van betalingsplannen geeft zowel ons als onze klanten ademruimte en duidelijkheid.”

Intern veranderde ook de manier van samenwerken. De takenlijst is voor Jill een centraal instrument geworden: “De takenlijst voor mezelf is heilig geworden. Bovendien kan ik nu heel gericht taken toewijzen aan collega’s. Geen losse mailtjes of Slack-berichten meer, maar een strak proces waarin iedereen weet wat hem te doen staat.” Dat heeft een merkbaar effect op de mentale ruimte binnen het team: “We hoeven bovendien niet meer constant na te denken over de opvolging; het systeem denkt voor ons. Dat geeft ruimte in ons hoofd voor complexere zaken.”

Proactievere communicatie zonder extra inspanning

Een kritische noot is er niet van klantzijde gekomen. Integendeel: “Ik kan in alle eerlijkheid zeggen dat wij tot hiertoe nog geen reactie hebben gekregen. Dit kan alleen maar positief zijn. Alles verloopt vlot.” Voor een softwarebedrijf dat zelf klanten helpt om hun processen te stroomlijnen, is dat een veelzeggende observatie.

Behaalde resultaten met Payt

Jill: “Facturen worden vaak sneller betaald omdat de drempel om te betalen (of een regeling te treffen) simpelweg veel lager is.” Dat alles stelt AdminPulse in staat om te doen wat ze van hun eigen klanten verwachten: focussen op groei en advisering, en de administratieve rompslomp aan het systeem overlaten.