Wat is een Peppol ID?

Een Peppol ID is een uniek identificatienummer waarmee een organisatie zich kan registreren op het Peppol-netwerk. Dat netwerk maakt het mogelijk om elektronische documenten, zoals e-facturen, veilig en volgens vaste standaarden uit te wisselen tussen bedrijven en overheden wereldwijd. Met een Peppol ID weten systemen precies naar wie een e-factuur moet worden gestuurd.

Inhoudstafel:

Wat is het belang van een Peppol ID?

Een Peppol ID zorgt ervoor dat jouw organisatie vindbaar en bereikbaar is op het Peppol-netwerk. Zonder zo’n ID kun je geen e-facturen versturen of ontvangen via dit netwerk. Voor veel organisaties is e-facturatie via Peppol belangrijk, omdat het:

• sneller en veiliger werkt dan klassieke facturatie
• het risico op fouten door manuele invoer verkleint
• verwerking rechtstreeks in boekhoud- of ERP-software mogelijk maakt

Daarnaast groeit het gebruik van Peppol wereldwijd. Steeds meer landen verplichten bedrijven om elektronisch te factureren.

De verschillende Peppol Identifiers

Een Peppol ID bestaat uit twee delen: een Scheme ID en een Participant ID. Samen vormen die een uniek adres op het Peppol-netwerk, bijvoorbeeld: 0208:0123456789.

• 0208: Dit wordt meestal gebruikt voor het Belgische ondernemingsnummer (KBO-nummer).
• 9925: Deze code staat voor identificatie via het Belgische btw-nummer.
• 0088: Dit is een GLN (Global Location Number), een internationaal nummer voor bedrijven met meerdere locaties.

Het Scheme ID bepaalt dus welk type identificatie gebruikt wordt in het Peppol ID.

Hoe krijg je een Peppol ID toegekend?

Je krijgt een Peppol ID op het moment dat je je organisatie registreert via een erkend Peppol Access Point. Dit is een gecertificeerde dienstverlener die jouw aansluiting op het netwerk mogelijk maakt. Zodra je geregistreerd bent, wordt je onderneming gekoppeld aan een uniek Peppol ID.

Veel boekhoudprogramma’s en facturatie-oplossingen regelen deze registratie automatisch voor jou.

Kun je meerdere Peppol ID’s hebben?

Ja, dat kan. Sommige bedrijven registreren meerdere Peppol ID’s, bijvoorbeeld op basis van hun ondernemingsnummer (KBO), btw-nummer of GLN.

Dat gebeurt meestal omdat:

• bepaalde klanten of landen specifieke ID-types vereisen
• het bedrijf meerdere juridische entiteiten heeft die apart willen factureren

Hoe zoek je een Peppol ID op?

Wil je weten welk Peppol ID bij een bepaalde organisatie hoort? Dan kun je terecht op de officiële Peppol Directory, waarin bedrijven wereldwijd geregistreerd staan. Je kunt zoeken op naam, ondernemingsnummer of btw-nummer om het juiste Peppol ID te vinden voor je elektronische factuur.

Sommige facturatie- en boekhoudsystemen hebben ook een ingebouwde zoekfunctie om Peppol ID’s rechtstreeks in je workflow op te zoeken.

Wat als ik een factuur naar een verkeerd Peppol ID heb gestuurd?

Als je een e-factuur naar een foutief Peppol ID hebt gestuurd, komt die mogelijk niet terecht bij de juiste ontvanger. Eenmaal verzonden via Peppol, kun je de factuur niet meer terugtrekken. Wat kun je dan doen?

• Corrigeer het ID in je systeem
• Maak een creditnota op voor de foutieve factuur
• Verstuur de juiste factuur opnieuw, ditmaal naar het correcte Peppol ID

Om dit te vermijden, is het aangeraden om Peppol ID’s op voorhand te controleren en goed te beheren in je facturatie- of ERP-software.

Facturen via Peppol verzenden met Payt

Met Payt kun je eenvoudig e-facturen verzenden en ontvangen via Peppol. Zodra je organisatie via Payt is aangesloten op het netwerk, gebeurt de verzending volledig automatisch en in het juiste formaat.

Factureer je via Payt, dan werk je dus standaard via Peppol. Bovendien geniet je van de extra voordelen die Payt biedt:

• Automatische opvolging van facturen wat leidt tot 50% snellere betalingen
• Tot 80% tijdwinst dankzij automatisering
• Volledig overzicht van je openstaande facturen

Benieuwd wat Payt voor jouw organisatie kan betekenen? Download onze brochure of boek vrijblijvend een demo in.