Peppol is verplicht sinds 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw‑plichtige ondernemingen die zaken doen met andere btw‑plichtigen hun facturen elektronisch versturen via het Peppol‑netwerk. Dit maakt deel uit van een bredere verplichting rond Peppol e-invoicing om facturatie te moderniseren en te digitaliseren. De traditionele papieren factuur of een PDF‑factuur via e‑mail voldoet dan niet meer aan de wettelijke eisen voor B2B‑transacties.

Met de invoering van de verplichting verschuift het facturatieproces van een manuele, foutgevoelige workflow naar een gestructureerd en automatisch systeem dat gebaseerd is op open standaarden en veilige digitale uitwisseling.

Inhoudstafel:

Wat houdt de verplichting in?

De verplichting betekent dat ondernemingen hun Peppol-facturen moeten opstellen, versturen en ontvangen in een gestandaardiseerd elektronisch formaat dat rechtstreeks tussen softwaresystemen kan worden uitgewisseld. Dit formaat voldoet aan de Europese norm EN 16931 en wordt via het Peppol‑netwerk uitgewisseld.

Vanaf 2026 zijn enkel nog gestructureerde elektronische facturen die via dat netwerk worden verzonden rechtsgeldig voor B2B‑transacties. Papieren facturen en losse PDF’s zullen niet meer voldoen als factuur‑documentatie binnen de B2B context.

Wie moet e‑factureren via Peppol?

De Peppol-verplichting geldt voor alle ondernemingen met een geldig btw‑nummer die facturen sturen naar andere btw‑plichtige bedrijven (B2B). Dit zijn onder meer:

• vennootschappen en eenmanszaken met btw‑status;
• zelfstandigen en vzw’s die onder de btw‑regels vallen;
• ondernemingen die factureren aan andere bedrijven.

Voor facturen aan particulieren (B2C) blijft de elektronische verplichting voorlopig niet van toepassing, al is het ook hier verstandig om digitale facturatie te gebruiken.

Leveringen aan de overheid (B2G) via Peppol waren al verplicht sinds 2024 voor bepaalde opdrachten, en vanaf 2026 sluit de B2B‑verplichting daarop aan.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is een digitale factuur waarvan de gegevens in een standaardformaat zijn opgenomen, zodat boekhoud‑ en facturatiesoftware de informatie automatisch kan verwerken. Dit verschilt van een PDF‑factuur, die vaak nog handmatig moet worden overgetypt in systemen.

Bij Peppol-facturatie gebeurt de uitwisseling via het beveiligde Peppol‑protocol. Hierdoor worden facturen als elektronische data uitgewisseld tussen verzender en ontvanger, waardoor fouten verminderen en verwerking versnelt.

Welke voordelen biedt Peppol?

Het gebruik van Peppol-facturen en de verplichting tot Peppol e-invoicing brengt verschillende voordelen met zich mee:

• Efficiëntere verwerking: Gestructureerde facturen worden rechtstreeks ingelezen door software, wat manuele invoer en fouten verlaagt.
• Snellere opvolging en cashflow: Doordat facturen sneller verwerkt worden, verbetert de doorlooptijd en kan jouw cashflow sneller op gang komen.
• Betere compliance en veiligheid: Elektronische uitwisseling via het Peppol‑netwerk is beveiligd en voldoet aan Europese standaarden, wat de risico’s op fraude en fouten beperkt.
• Verhoogde interoperabiliteit: Door te werken met het Peppol‑protocol kunnen bedrijven eenvoudig facturen uitwisselen met klanten en leveranciers zonder aparte technische koppelingen.

Facturen versturen via Peppol en Payt

Met Payt verstuur en beheer je eenvoudig Peppol-facturen vanuit één centraal dashboard. Wij zorgen ervoor dat je facturen veilig, snel en betrouwbaar via het Peppol-netwerk worden afgeleverd.

Zo verloopt het verzenden van Peppol-facturen via Payt:

1. Je maakt de factuur aan in Payt en bereidt die voor op verzending.
2. Payt stuurt de factuur automatisch via het Peppol-netwerk naar de ontvanger.
3. De ontvanger krijgt de factuur rechtstreeks binnen in zijn boekhoudsoftware of e-facturatiesysteem.
4. In Payt zie je exact wanneer de factuur werd afgeleverd en verwerkt.

Benieuwd wat Payt voor jouw onderneming kan betekenen? Vraag vrijblijvend een demo aan. Eén van onze experten toont je graag hoe onze debiteurenbeheer software werkt en welke voordelen het oplevert voor jouw debiteurenbeheer.