Zodra jij jouw product of dienst hebt verkocht, wordt het tijd om een factuur naar jouw klant te sturen. Maar hoe schrijf je een goede en effectieve factuurbrief?
De meeste betalingsachterstanden worden veroorzaakt door administratieve problemen, zoals onjuiste of onduidelijke facturering. Een goede communicatie met jouw klant helpt om betalingen sneller te ontvangen en de cashflow te behouden. Een volledige en duidelijke factuurbrief is de eerste stap in dit proces. Op deze wikipagina geven we tips voor het schrijven van een professionele factuurbrief.
Krijg sneller betaald en behoud je cashflow met deze tips!
Laten we beginnen met de definitie van een factuurbrief. Een factuurbrief wordt samen met een factuur verzonden om de betalingsgegevens toe te lichten en de debiteur te vragen de factuur binnen een bepaalde betalingstermijn te betalen.
Om kans te maken op vervroegde betaling is het belangrijk om een duidelijke en professionele brief te maken. Maar hoe doe je dat? Met deze tips verklein je de kans dat je met achterstallige facturen en ook onbetaalde facturen achterblijft.
1. Maak een factuursjabloon
Open een leeg (Word of Pages) document en maak een sjabloon voor jouw factuurbrief die bij jouw bedrijf past. Gebruik de binnen jouw bedrijf gangbare tone of voice, bedrijfsnaam en bedrijfslogo.
Het is belangrijk om professioneel en vriendelijk te zijn om ervoor te zorgen dat jouw klanten direct betalen.
2. Voer jouw bedrijfsgegevens in
Begin met het invoeren van jouw bedrijfsnaam en volledig adres in de linkerbovenhoek. Het standaard adresformaat in België is:
Naam
Bedrijfsnaam
Postadres
Postcode + Plaatsnaam
Land
Vul de datum onder deze informatie in.
3. Voer de informatie van de ontvanger in
Het is belangrijk om de specifieke naam te vermelden naar wie de factuur moet worden verzonden. Als ondernemer straalt het professionaliteit uit als je weet aan wie de betaling gaat doen of aan wie de factuur of factuurherinnering gericht moet zijn.
Naam ontvanger
Titel
Bedrijfsnaam
Adres
4. Begin de brief met een inleiding
Begin de brief met een aanhef door dezelfde naam te gebruiken als in het bovenstaande adres. Je kunt hier ook een persoonlijke titel toevoegen, zoals meneer, mevrouw, Drs of Dr.
Schrijf dan een vriendelijke openingszin. Een voorbeeld zou kunnen zijn:
> Beste meneer Kamstra,
>
> Ik hoop dat het goed met u gaat.
5. Kom ter zake
Na de introductie schrijf je de hoofdtekst van de factuurbrief. Kom ter zake en wees zo duidelijk en beknopt mogelijk. Hierdoor ziet de ontvanger direct wat er van hem of haar wordt verwacht.
Doe je dit niet, dan loop je het risico dat de ontvanger niet de tijd heeft om de factuurbrief te lezen en dit op een ander moment zal doen. Dit zorgt ook voor een vertraging van de betaling.
Dus als je de kans op een snellere betaling wilt vergroten, wees dan duidelijk en beknopt! Een voorbeeld:
Bijgevoegd vindt u [factuurnummer] voor [naam van het project]
De betaling is verschuldigd op 10 september 2020. Bij betaling binnen 14 dagen krijgt u 5 procent korting.
Voor vragen over de factuur kunt u contact opnemen met [naam] via [contactgegevens].
Het was mij een genoegen om met u samen te werken.
6. Schrijf de afsluiting
Schrijf een vriendelijke slotregel en voeg een komma toe aan het einde van deze regel. Voeg vervolgens jouw handtekening en naam toe. Een voorbeeld zou kunnen zijn:
Bij voorbaat dank,
[Handtekening]
[Jouw naam]
Vergeet niet de bijlagen aan het einde van de brief te vermelden. Op deze manier moedig je de ontvanger aan om deze bijlagen te bekijken en actie te ondernemen. Een voorbeeld hiervan is:
Bijlage: Factuur [nummer]
Communicatie is de sleutel
Door facturen consequent onder de aandacht van jouw klant te brengen en de communicatie gaande te houden, verbetert het betaalgedrag van jouw klant. Het handmatig versturen van betalingsherinneringen is echter een tijdrovend proces.
Dit is verleden tijd met de software van Payt.
Payt start automatisch een factuurherinneringsproces waarbij je de volledige controle behoudt. Van de eerste factuur tot de laatste herinnering middels een goede factuurbrief voor achterstallige facturen. Hiermee bespaar je tot 80 procent van jouw tijd en houd je controle over hoe jouw factuur (brief) eruitziet en wanneer een klant eraan herinnerd moet worden. Wil je meer weten over een factuurherinnering? Lees hier meer over wat een factuurherinnering is.
Wat Payt uniek maakt, is het communicatieplatform in de software. Payt houdt de communicatie met jouw klant gaande wat zorgt voor een beter betaalgedrag.
Je kunt per factuur communiceren met jouw klant en gepast reageren als hij of zij een vraag of opmerking heeft over deze specifieke factuur.
