Openstaande facturen

Openstaande facturen zijn voor veel ondernemingen een herkenbare uitdaging binnen hun debiteurenbeheer. Ze beïnvloeden je cashflow, zorgen voor extra administratieve opvolging en kunnen zelfs leiden tot financiële risico’s als ze structureel blijven liggen. Gelukkig kan je als ondernemer heel wat doen om je facturatieproces onder controle te houden.

In dit artikel lees je alles wat je moet weten over openstaande facturen: wat ze precies zijn, hoe je ze opvolgt, voorkomt én hoe je met Payt het hele proces automatiseert.

Inhoudstafel:

Wat is een openstaande factuur?

Een openstaande factuur is een factuur die nog niet (volledig) werd betaald door je klant, hoewel de vervaldatum verstreken is of op het punt staat te verstrijken. Dergelijke openstaande facturen kunnen de liquiditeit van je onderneming onder druk zetten — zeker wanneer het om grotere bedragen of meerdere klanten gaat.

Daarom is het essentieel om openstaande facturen correct te registreren, actief op te volgen en tijdig in te grijpen. Dat kan manueel, maar steeds meer Belgische bedrijven kiezen voor een geautomatiseerd debiteurenproces.

Hoe volg je openstaande facturen op wanneer ze niet betaald worden?

Een gestructureerde aanpak is cruciaal. Volg onderstaand stappenplan om efficiënt om te gaan met klanten die te laat betalen.

Stappenplan:

1. Neem contact op
   Start met persoonlijk contact. Bel of mail je klant en vraag of de factuur goed ontvangen werd en of er vragen zijn. Soms is er gewoon sprake van een vergetelheid.
2. Stuur een betalingsherinnering
   Levert het eerste contact niets op? Verstuur dan een vriendelijke herinnering. Vermeld duidelijk over welke openstaande factuur het gaat, inclusief het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en de betalingsgegevens.
3. Stuur een tweede herinnering of een aanmaning
   Bij uitblijvende betaling is het tijd om formeler te communiceren. Verstuur een aanmaning waarin je aangeeft dat bijkomende kosten volgen als de betaling uitblijft.
4. Reken wettelijke rente en invorderingskosten aan
   Volgens de Belgische wetgeving mag je nalatigheidsinteresten en administratieve kosten aanrekenen bij laattijdige betaling. Vermeld dit expliciet in je aanmaning.
5. Spreek een afbetalingsplan af
   Heeft je klant tijdelijk financiële moeilijkheden? Stel dan een realistisch afbetalingsplan voor. Zo vermijd je verdere escalatie en ontvang je alsnog je geld.
6. Gebruik juridische middelen
   Overweeg een ingebrekestelling of het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder. Zorg wel dat je juridisch correct handelt en documentatie bijhoudt.
7. Vraag oninbare btw terug
   Indien duidelijk is dat een factuur oninbaar is, kan je de btw terugvorderen via FOD Financiën.
8. Vraag faillissement aan van de klant
   Als uiterste stap kan je een faillissementsaanvraag overwegen. Dit verhoogt de druk, maar is enkel aan te raden als alle andere opties zijn uitgeput.

Wil je meer weten? Bekijk ons artikel ‘Klant betaalt niet, wat nu?’.

Hoe voorkom je openstaande facturen?

Voorkomen is beter dan genezen. Enkele slimme stappen:

• Automatiseer betalingsherinneringen: Zorg ervoor dat klanten op tijd een vriendelijke reminder krijgen.
• Wees duidelijk over betalingstermijnen: Neem deze op in je algemene voorwaarden én op de factuur.
• Controleer kredietwaardigheid: Doe een check bij nieuwe klanten voordat je een factuur stuurt.

Hoe stel je een herinnering op voor een openstaande factuur?

Een effectieve herinnering is vriendelijk, zakelijk en to-the-point. Vermeld steeds:

• Factuurnummer en bedrag
• Oorspronkelijke vervaldatum
• Nieuwe voorgestelde betaaltermijn
• Betaalgegevens (bij voorkeur met klikbare betaalknop zoals Bancontact of iDEAL)
• Contactpersoon voor eventuele vragen

Hoe gemakkelijker je klant kan betalen, hoe sneller je betaald wordt.

Wil je meer hierover weten? Lees ook ons artikel over betalingsherinneringen.

Automatiseren van betalingsprocedures met Payt

Bij Payt geloven we in eenvoud en efficiëntie. Onze software helpt je om je volledige debiteurenbeheer te automatiseren. Zo bespaar je tijd, vermijd je fouten én verbeter je je cashflow.

Met Payt kan je:

• Automatisch herinneringen en aanmaningen versturen
• Je communicatie personaliseren in jouw tone of voice
• Volledige transparantie houden over je openstaande facturen
• Sneller ingrijpen wanneer er niet wordt betaald

Benieuwd hoe dat eruitziet? Download onze brochure onderaan of plan vrijblijvend een demo in

Veelgestelde vragen