Vertrouw op de software
De klantenkring van Voys bestaat uit zowel grote als kleine bedrijven. Bij die laatste groep, bestaande uit zelfstandigen of start-ups met een paar man in dienst, komt het wel eens voor dat er even geen geld op de bank staat op het moment Voys de telefoonrekening incasseert. “Dat kan gebeuren.”, zegt Janneke. “Het prettige van Payt is dat de factuur in zo’n geval niet weken blijft liggen, maar dat de software van Payt signaleert dat de automatische incasso niet is gelukt. Als de klant zelf niet door heeft dat de betaling niet is gelukt en de betaling niet alsnog handmatig uitvoert, dan wordt er via Payt na twee dagen automatisch een mailtje naar de desbetreffende klant gestuurd – volledig voorzien van onze huisstijl. In die mail staat een iDEAL link, waarmee de klant de factuur alsnog kan voldoen. Het prettige is dat als een klant die iDEAL link gebruikt, de debiteur- en factuurnummers direct bij de overboeking staan. Daardoor hebben wij er geen nawerk van; ons boekhoudprogramma herkent de iDEAL betaling namelijk direct en boekt het onder de juiste gegevens in.”
Debiteurenproces automatiseren
Payt werkt het beste als je de software gewoon haar gang laat gaan, zo vindt Janneke. “Als het proces loopt, heb je er geen omkijken meer naar. Je kunt het proces handmatig stopzetten of pauzeren, maar dat doen we alleen in uitzonderlijke gevallen. Bij de start van de samenwerking hebben we samen met de mensen van Payt het proces bepaald: na hoeveel dagen mogen de herinneringen eruit en wat moet er precies in die correspondentie komen te staan? Bij Voys hebben we letterlijk een eigen ‘tone of voice’. Het is prettig dat we die stijl kunnen doorzetten in de administratieve communicatie met onze klanten.”
Hoewel de correspondentie vanuit Voys altijd vriendelijk en informeel is, wordt de toon in het herinneringsproces steeds een beetje dwingender. “In de laatste herinnering geven we duidelijk te kennen dat als de klant niet betaalt, we een incassotraject opstarten. We geven aan: “Betaal nu je factuur, anders zijn we genoodzaakt om incassokosten in rekening te brengen en dat is zonde van je geld.”
Als een factuur niet wordt voldaan, loopt het debiteurenproces automatisch over in het incassotraject van Payt. Dat traject voldoet aan alle wettelijke eisen, waardoor Voys het minnelijk incassodossier met één druk op de knop kan overdragen aan een gerechtsdeurwaarder, als de klant na het incassotraject de factuur nog steeds niet heeft voldaan.
