Het project om het debiteurenproces te optimaliseren, was tweeledig.
Heunks:
Enerzijds was het gericht op het verbeteren van de communicatie over facturen richting klanten, in ons geval veelal studenten. Anderzijds was het gericht op techniek. Hoe kun je vanuit techniek het proces verder optimaliseren? Na marktconsultatie en aanbesteding concludeerden we dat de software van Payt het meest passend voor ons is.
Veelzijdig resultaat
Voor de afdeling is het nooit de insteek geweest om te besparen op fte’s. “De insteek is altijd geweest om het werk makkelijker te maken. Het hele proces is zo ingericht en geautomatiseerd dat we tijd over houden. Tijd die we gebruiken om op andere aspecten kwalitatieve verbeteringen door te voeren”, zegt Heunks. “Het resultaat is veelzijdig. Payt verschaft inzicht in de debiteurenpositie, de achterstallige betalingen, welke status welke factuur heeft. Het gebruik van de software leidt tot een verbeterde cashflow én zorgt voor tijd voor complexere uitdagingen en verbeteringen.”
Het betaalproces pauzeren tijdens vakanties
De ‘pauzeknop’ in Payt bleek goud voor de organisatie. Heunks: “De handeling is simpel: met één klik pauzeer je het hele geplande proces van herinneringen. De uitwerking is waardevol. Je kunt een proces afstemmen op je klant en je organisatie. In ons geval gaat dat om bijvoorbeeld de zomervakantie. Er zijn nauwelijks tot geen studenten aanwezig en op de afdeling hebben we een beperkte bezetting. Het heeft dan geen zin om herinneringen eruit te sturen. De student zal het waarschijnlijk niet zien. Ziet een student het wel, maar heeft deze vragen, dan zijn we door de vakantieperiode minder goed telefonisch bereikbaar. We hielden dit al eerder goed in de gaten, maar het was handmatig en goed opletten. Nu is het veel makkelijker te timen.”
Record van snelste betaling verbroken
Daarnaast breekt het stafbureau eigen records met het innen van betalingen.
Heunks: “Vanuit de factuur, herinnering en online omgeving kunnen studenten direct met onder meer iDeal betalen. Het record van snelste betaling staat nu op 17 seconden na het versturen van facturen met een iDeal-link erin!”
Verbetering klanttevredenheid het belangrijkste
