Het behouden van een goede relatie met je klant en het opstarten van een incassotraject lijken vaak moeilijk te combineren. Wanneer een onbetaalde vordering wordt uitbesteed aan een incassobureau, wordt er in veel gevallen eigenlijk al afscheid genomen van de klant in kwestie. Toch is het de moeite waard om goed na te denken over hoe je enerzijds scherp kan blijven op het innen van je vorderingen en anderzijds de klantrelatie zoveel mogelijk kan bewaren.
De vraag wat een incassotraject betekent of kan betekenen voor de relatie met je klant, kan het best beantwoord worden door stil te staan bij enkele veelvoorkomende redenen waarom klanten niet betalen.
Een vaak voorkomende reden is dat de klant simpelweg nalatig is in het betalen en om diverse redenen, zelfs na enkele herinneringen, nog niet tot betaling is overgegaan. In zo’n geval blijkt het verhogen van de druk door een incassotraject vaak effectief. Dit leidt meestal tot betaling van de vordering inclusief de in rekening gebrachte incassokosten. Soms betaalt de klant wel de hoofdsom, maar weigert hij de incassokosten te aanvaarden. Hier maakt Payt een belangrijk verschil met klassieke incassobureaus. Wanneer de klant de hoofdsom inclusief kosten betaalt, ontvang jij deze kosten volledig. Als de klant weigert de incassokosten te betalen, kan je bij Payt zelf beslissen – in overleg met je klant – wat er met deze kosten gebeurt.
In de praktijk kiezen sommige gebruikers van Payt er in zo’n geval voor om de incassokosten kwijt te schelden. Hierdoor blijft de relatie met de klant niet alleen intact, maar wordt ze vaak zelfs versterkt doordat je een genereus gebaar maakt. Bij een traditioneel incassobureau is dit veel lastiger, want daar moet je de kosten zelf aan het bureau betalen, waardoor je al snel een deel van de hoofdsom verliest. Het is duidelijk dat het heel anders voelt om vrijwillig af te zien van kosten, dan om ze uit eigen zak te moeten bijleggen.
Wanneer de klant het niet eens is met de vordering of de gemaakte afspraken, of weigert te betalen omdat de geleverde prestatie niet aan de verwachtingen voldoet, is een incassotraject meestal niet de juiste oplossing. In dat geval is het beter eerst het inhoudelijke geschil – ook wel dispuut genoemd – op te lossen. Als de vordering toch in incasso is gegeven, biedt Payt een belangrijk voordeel: je voert zelf de correspondentie met de klant, bijvoorbeeld via het Payt portaal. Hierdoor kan je snel reageren als blijkt dat de vordering onterecht of te vroeg is doorgegeven. Je kan het traject eenvoudig pauzeren, het geschil oplossen of opnieuw opstarten indien nodig. Dit directe contact voorkomt dat je als klantonvriendelijk wordt gezien.
Het kan ook zijn dat je klant met liquiditeitsproblemen kampt en daardoor de betaling uitstelt. Dan moet je vaak afwegen of je een betalingsregeling aanbiedt of de druk verhoogt om hoger op de betaalprioriteitenlijst van de klant te komen. Payt laat je deze keuze zelf maken en biedt zelfs de mogelijkheid om incassokosten kwijt te schelden in ruil voor een snellere betaling. Klanten waarderen het wanneer je in moeilijke tijden meedenkt, en het is jammer als de erkenning daarvoor naar een incassobureau zou gaan.
Tot slot kan het gebeuren dat een klant simpelweg van kwade wil is. In zo’n geval is er eigenlijk geen sprake van een echte klantrelatie en is het niet zinvol om hier energie in te steken. Payt heeft dan het voordeel dat het incassotraject binnen 30 dagen wordt afgerond, waardoor je sneller samen met de gerechtsdeurwaarder kan beoordelen of een gerechtelijke procedure kansrijk is.
Zo zie je dat het inzetten van een slimme en doordachte incasso-oplossing zoals Payt een waardevolle bijdrage kan leveren aan het behouden van je klantrelaties.
