Top 5 beste debiteurenbeheersoftware

Op basis van onze analyse hebben we de 5 beste oplossingen voor debiteurenbeheersoftware op een rijtje gezet. We bespreken de belangrijkste kenmerken, voordelen en aandachtspunten van elke oplossing.

De 5 beste softwareoplossingen voor debiteurenbeheer

1. Payt

Payt is een software die zich volledig richt op geautomatiseerd debiteurenbeheer en is marktleider in de Benelux.

Trustpilot-score: Score van 4,6 / 5 op basis van ongeveer 1.213 reviews (uitstekend).

Dienstverlening: Payt biedt een volledig SaaS-platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Het systeem automatiseert onder andere factuur- en betalingsherinneringen, terwijl persoonlijk klantcontact behouden blijft. Dankzij consequente opvolging en gebruiksvriendelijke betaalopties worden facturen gemiddeld 30–50% sneller betaald. Het volledige proces, van de eerste factuur tot de laatste betalingsherinnering, kan binnen één centraal platform beheerd worden.

Daarnaast zet Payt AI in om processen verder te optimaliseren. Zo voorspelt het systeem welke facturen een verhoogd risico hebben om te laat betaald te worden, zodat organisaties tijdig en gerichter kunnen ingrijpen. Payt kan eenvoudig geïntegreerd worden met bestaande boekhoud- en sectorspecifieke pakketten zoals Exact, Twinfield en AFAS, waardoor de software precies weet wie herinnerd moet worden aan openstaande facturen.

Prijsmodel: Het bedrijf biedt abonnementen op basis van factuurvolume.

• Tot 30 facturen per maand: € 39,95 per maand.
• Tot 75 facturen per maand: € 69,95 per maand.
• Tot 250 facturen per maand: € 159,95 per maand.
• 250 tot 1.000.000+ facturen per maand: hiervoor moet een offerte worden aangevraagd.

Het model biedt onbeperkte toegang voor alle teamleden, zonder kosten per gebruiker. Bovendien zijn abonnementen maandelijks opzegbaar, zonder langdurige contracten.

Voor wie geschikt: Payt is geschikt voor organisaties van elke omvang, van kleine kmo’s tot grote bedrijven, actief in uiteenlopende sectoren zoals zorg, mondzorg, apotheken, groothandel en zakelijke dienstverlening. Het platform wordt gebruikt door duizenden organisaties en meer dan 17.000 gebruikers, waaronder accountantskantoren, zorginstellingen, groothandels en andere professionele dienstverleners.

Unieke functies & voordelen:

• Zeer flexibele workflows voor klantspecifieke factuuropvolging.
• Klantportaal waarin debiteuren facturen kunnen bekijken, vragen kunnen stellen en direct kunnen betalen.
• Notitie- en takenfunctionaliteit voor interne samenwerking rond debiteuren.
• Inzet van AI om de tool voor de gebruikers nog efficiënter te maken.

Payt profileert zich daarmee als een van de meest complete oplossingen voor debiteurenbeheer op de markt.

Beveiliging & certificering: ISO 27001-gecertificeerd en NEN 7510-gecertificeerd voor zorggerelateerde data. Het platform ondergaat geplande externe audits om de informatiebeveiliging op peil te houden. Het voldoet volledig aan AVG/GDPR-eisen en biedt een verwerkersovereenkomst aan.

2. Exact

Exact is een boekhoudplatform dat ook functies voor debiteurenbeheer biedt, zoals het versturen van herinneringen en het monitoren van openstaande posten. Voor wie al met Exact werkt, kan het handig zijn om dit binnen dezelfde omgeving te beheren.

Trustpilot-score: Score van 2,9 / 5 op basis van 588 reviews (gemiddeld).

Dienstverlening: Exact biedt financiële administratie, ERP, CRM en HR-oplossingen in één platform. Het doel is om bedrijfsprocessen efficiënt te automatiseren voor ondernemers en accountants. Meer dan 675.000 bedrijven gebruiken Exact’s cloud-software voor onder andere boekhouding, salaris en voorraad. Integraties met externe apps worden actief ontwikkeld om bedrijfssoftware uit te breiden.

Integraties: Uitgebreid eigen ecosysteem met een App Center vol add-ons en integraties. API’s voor koppeling met webshops, banken, kassasystemen, CRM en branchespecifieke oplossingen. Omdat Exact zelf het boekhoudsysteem is, is koppeling met andere boekhoudpakketten meestal niet nodig.

Prijsmodel: Abonnement per product of module. Nieuwe gebruikers kunnen Exact Online 30 dagen gratis proberen, daarna gelden maandelijks opzegbare contracten.

• Essentials: € 48,00 per maand
• Plus: € 97,50 per maand
• Professional: € 146,00
• Premium: vanaf € 297,00 per maand
• Enterprise-oplossingen zijn op offertebasis (vanaf ± € 279,00 p/m).

Voor wie geschikt: Van start-ups en zelfstandigen tot middelgrote en grote organisaties. Veel kmo’s en accountantskantoren draaien hun administratie in Exact, maar er zijn ook oplossingen voor grotere, internationaal opererende organisaties.

Unieke functies & voordelen:

• All-in-one platform: boekhouding, logistiek, CRM, HR en meer in één omgeving.
• Sterk afgestemd op lokale wet- en regelgeving in Nederland en België.
• Investeringen in nieuwe technologie zoals AI en machine learning voor accounting en rapportages.
• Speciale portals en tools voor accountants om met klanten samen te werken.

Beveiliging & certificering: Uitgebreid Information Security Management System (ISMS), gebaseerd op ISO 27001. Cloudservices zijn voorzien van ISAE 3402 Type II-rapporten voor interne controles. Daarnaast zijn onderdelen ISO 9001-gecertificeerd voor kwaliteitsmanagement (supportorganisatie). Gegevens worden veilig in gecertificeerde datacenters opgeslagen, en Exact is volledig AVG-compliant met een eigen Trust Center en documentatie.

3. Onguard

Onguard is onderdeel van Visma en een gespecialiseerde aanbieder van order-to-cash- en creditmanagementsoftware voor middelgrote en grote organisaties.

Trustpilot-score: Geen beoordelingen beschikbaar.

Dienstverlening: Onguard levert een platform dat het volledige order-to-cash-proces ondersteunt: van risicobeoordeling en facturatie tot debiteurenbeheer en koppeling met incassopartners. De software combineert interne en externe data, zoals kredietinformatie, om betaalgedrag en risico’s inzichtelijk te maken en werkkapitaal te verbeteren.

Integraties: Integraties met vrijwel alle gangbare ERP- en boekhoudsystemen zoals SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en Exact. Daarnaast koppelingen met kredietinformatie leveranciers en incassopartners. Het platform wordt doorgaans als add-on bovenop bestaande financiële systemen geïmplementeerd.

Prijsmodel: Onguard hanteert een gebruiks­gebonden prijsmodel met een vaste platformtarief en een volumetarief op basis van het aantal verwerkte facturen. Klanten betalen daarmee alleen voor wat ze daadwerkelijk gebruiken. Het model biedt onbeperkte toegang voor alle teamleden, zonder kosten per gebruiker. Hierdoor groeit de prijs mee met het factuurvolume en de behoeften van de organisatie. Exacte tarieven worden op aanvraag verstrekt.

Voor wie geschikt: Middelgrote tot grote organisaties met complexe debiteurenprocessen en grote factuurvolumes.

Unieke functies & voordelen:

• Van risicobeheer tot incasso in één platform.
• Integratie van kredietverzekeraars en incassopartners in het proces.
• Mogelijkheid om oplossingen zowel gehost (cloud) als on-premise af te nemen (bijvoorbeeld CreditNext).

Beveiliging & certificering: Onderdeel van het Visma Security Framework met een ISMS conform ISO 27001. Cloudservices zijn voorzien van ISAE 3402 Type II-controles. Data wordt opgeslagen in EU-datacenters, beveiligd en 24/7 gemonitord. Onguard hanteert een Responsible Disclosure-beleid en sluit verwerkersovereenkomsten af volgens de AVG.

4. Debitan

Debitan biedt debiteurenbeheersoftware en aanvullende ondersteuning voor kmo’s die hun opvolging willen verbeteren.
Trustpilot-score: Geen beoordelingen beschikbaar.

Dienstverlening: Debitan biedt een online platform waarmee bedrijven basisprocessen binnen het debiteurenbeheer kunnen automatiseren, zoals het versturen van facturen, herinneringen en aanmaningen. De software bevat daarnaast functies voor enkele aanvullende administratieve processen, waaronder abonnementen, facturatie en verhuur, waardoor het systeem breder inzetbaar is voor kmo’s.

Naast de software biedt Debitan de mogelijkheid om onderdelen van het debiteurenbeheer door hun team te laten uitvoeren. Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om tijdelijke ondersteuning in te zetten via de detachering van credit controllers.

Integraties: Plug-ins met onder andere AFAS, Mollie, Graydon/Grayhams, Rootline en diverse online boekhoudpakketten. Via API’s kan Debitan integreren met e-mailsystemen, betalingsproviders en andere administratieve software.

Prijsmodel: Debitan werkt met twee soorten prijsmodellen: één voor organisaties die de software zelf gebruiken en één voor bedrijven die (een deel van) het debiteurenbeheer willen uitbesteden.

Zelf de software gebruiken

• Starterspakket: € 34,95 per maand
• Standaardpakket: € 74,95 per maand

Uitbesteden aan Debitan

• Pro: vanaf € 199,95 per maand
• Pro plus: vanaf € 299,00 per maand

Voor wie geschikt: Kleine tot middelgrote ondernemingen (van zelfstandigen en start-ups tot ongeveer 50 medewerkers). Geschikt voor uiteenlopende sectoren, waaronder uitzendbureaus, advocaten, webshops, vastgoed en zorg. Interessant voor bedrijven die meer grip willen op hun debiteuren zonder zelf een volledige credit management afdeling op te zetten.

Unieke functies & voordelen:
Sterke hybride aanpak: combinatie van software én menselijke ondersteuning.
Modulair en maatwerkgericht: extra modules en koppelingen mogelijk voor specifieke processen (bijvoorbeeld order- of vastgoedbeheer).

Beveiliging & certificering: Debitan biedt zijn software als online dienst aan en voorziet in algemene voorwaarden en een privacybeleid conform de AVG. Specifieke security certificeringen, zoals ISO 27001, worden niet expliciet genoemd op de website.

5. POM

POM is een fintech-oplossing die organisaties ondersteunt bij het digitaal versturen van facturen en het faciliteren van snelle, gebruiksvriendelijke betalingen.

Trustpilot-score: Geen beoordelingen beschikbaar.

Dienstverlening: POM biedt een platform voor digitaal factureren en betalen, waarmee organisaties facturen kunnen opstellen en versturen in hun eigen huisstijl. Het systeem ondersteunt meerdere betaalmethoden, zoals iDEAL, Bancontact en creditcard, zodat klanten eenvoudig kunnen betalen via QR-codes of directe betaallinks.

Daarnaast helpt POM bij de opvolging van openstaande facturen door automatische herinneringen en aanmaningen te versturen. Het opvolgproces wordt ondersteund door machine learning, waardoor de timing en effectiviteit van herinneringen worden verbeterd. Hierdoor ondersteunt POM bedrijven bij het digitaliseren van hun facturatieproces en het versnellen van betalingen.

Integraties: POM werkt modulair en API-first en integreert met diverse bedrijfs- en sectorsystemen, waaronder ERP-oplossingen, verzekeringssoftware, incassotools, payment service providers en banksystemen. Ook is het platform aangesloten op maatschappelijke initiatieven die betalingsstromen ondersteunen. Hierdoor sluit POM goed aan op bestaande workflows binnen organisaties.

Prijsmodel: POM werkt met een jaarlijks abonnement dat wordt bepaald op basis van het gemiddeld aantal facturen dat een organisatie per maand verstuurt. Abonnementen beginnen bij € 9,99 per maand en bevatten een vast aantal betaaltransacties, met maximale transactiekosten van € 0,39 per betaling.

Hogere abonnementen bieden meer inbegrepen transacties en een lagere prijs per betaling. Standaard zijn betaalmethoden zoals Bancontact en Payconiq inbegrepen, met uitbetaling op één zakelijke rekening; extra rekeningen kunnen worden toegevoegd tegen eenmalige kosten van € 99,00. Het abonnement wordt jaarlijks gefactureerd, automatisch verlengd en kan maandelijks worden aangepast.

Voor wie geschikt: Grote verzenders van facturen en rekeningen: woningcorporaties, (zorg)verzekeraars, telecombedrijven, overheidsinstellingen en andere organisaties die grote volumes facturen versturen. Ook geschikt voor middelgrote bedrijven die hun facturatieproces willen digitaliseren en het betaalgemak voor klanten willen vergroten.

Unieke functies:

• Zelflerende incasso: POM Collect gebruikt business rules en machine learning voor optimale volgorde, timing en kanaal van herinneringen.
• Uitgebreide analytics en A/B-testen om betaalgedrag en conversie op betalingen continu te verbeteren.

Beveiliging & certificering: Hoge veiligheidsstandaarden vanwege het betalingsverkeer. Betalingen verlopen via een veilige online betaalomgeving met vooraf ingevulde gegevens. POM werkt met PCI-DSS-gecertificeerde betaalproviders, gebruikt versleutelde datatransporten en ondersteunt multi-factor authenticatie voor toegang tot portals. Het platform is AVG-compliant; privacybeleid en verwerkersovereenkomsten zijn beschikbaar. In combinatie met Mail to Pay wordt gewerkt volgens moderne security- en compliance-standaarden (zoals ISO 27001/SOC-achtige kaders binnen de groep).