Betaaltermijnen blijken voor 48 procent van de mensen meer dan eens niet heilig. Een goede strategie voor laatbetalers helpt om daar zo min mogelijk last van te hebben. Daarmee zorg je voor een gezonde cashflow en reduceer je het risico dat je niet kunt investeren of dat een periode met minder omzet je bedrijf in moeilijkheden brengt.
Hoe beter een factuur communiceert wat van de klant verwacht wordt, hoe beter klanten aan de verwachting voldoen. Facturen zijn immers communicatiemiddelen.
Carlijn Hofland, marketing manager Lindorff, adviseert om altijd op de klantrelatie in te spelen.
Het is belangrijk dat je de facturen persoonlijk maakt. Je moet de persoon persoonlijk aanschrijven. Niet ‘Geachte heer/mevrouw’, maar de naam zelf.
Hofland zal het eens zijn; debiteurenbeheer is gewoon klantbeheer. Ja, je wilt de factuur voldaan hebben, maar ook alle toekomstige facturen die je naar een klant stuurt. Verzoek je klant om alsnog te betalen en laat merken dat je begrip hebt voor welke reden van vertraging dan ook. Communiceer wel een korter dan gebruikelijke betaaltermijn. De betaling is natuurlijk al verlaat; je mag daarom best een snellere betaling verwachten. Sluit af met iets dat lijkt op: “Indien deze herinnering de betaling heeft gekruist, kun je hem als niet verzonden beschouwen.”
Extra service voor je klant
Wordt er na de eerste herinnering niet betaald? Bied dan in de tweede herinnering gespreid betalen aan. Doe dit alleen als je strikte voorwaarden voor jezelf en de klant hebt vastgesteld. Dit is een service die je niet iedereen kan aanbieden, je bent tenslotte geen bank! Welke van je klanten verdienen het? Onthoud hierbij dat er ook de mogelijkheid bestaat een factuur voor te financieren.
Key aspecten van een strategische aanpak om succesvoller te factureren:
- Stuur ten minste twee herinneringen voor elke vorm van juridische actie
- Toon begrip voor een verlate betaling; deze kan immers onbedoeld vergeten zijn
- Geef een betaaltermijn op die korter is dan je in de initiële factuur hanteert
- Houd data bij over de betaaldiscipline van je klanten in een dashboard
- Experimenteer met verschillende termijnen, tone-of-voices en betaalopties
Meer weten over hoe je nog beter kunt factureren? Elk bedrijf kan gebruikmaken van deze 3 tips om sneller en eenvoudiger betaald te krijgen.
Werkt de strategie voor factureren?
Door data driven te factureren, breng je het betaalgedrag van je klanten in kaart en achterhaal je snel wat bij je klanten het beste werkt. Op basis van die gegevens kun je experimenteren met de hoeveelheid herinneringen, betaaltermijnen, tone-of-voice, betaalopties en meer. Met een dashboard zie je precies hoe en waarom de betaaldiscipline verbetert. Vindt er een plotselinge wijziging in het betaalgedrag van een klant plaats? Dat kan duiden op problemen. Speel daarop in met je communicatie. Wellicht is het goed om dan even te bellen. Beter betaald krijgen met behoud van goed klantcontact is essentieel als u een langdurige samenwerking wilt onderhouden. Factureren is niet voor niets een werkwoord!
