L'intervenant est Koen van Rantwijk, directeur financier du groupe Kien, en charge de la gestion des comptes clients pour la concession automobile et la société de leasing. Le groupe Kien utilise Carwise en complément de Payt pour la gestion de ses comptes clients. Pour la concession automobile, AFAS Profit est également utilisé. Avant la mise en place de Payt, les factures étaient envoyées par voie électronique, mais aucune plateforme n'était utilisée pour la gestion des créances.
Plus d'aperçu et de structure
Notre ancien processus de gestion des comptes clients fonctionnait assez bien tant qu'il n'y avait pas d'exceptions. Nous n'avions donc pas vraiment de problème pour envoyer des factures et relancer nos clients concernant les acomptes et les annulations. Cependant, la bonne gestion de ce processus dépendait de l'intervention humaine. C'est là que nous rencontrions parfois des difficultés, faute de temps ou en raison de changements de personnel. Désormais, tout est automatisé, ce qui nous permet de nous concentrer sur les exceptions. Ainsi, nous assurons le suivi du paiement de toutes les factures. Pour réussir sur le marché du leasing, il est essentiel d'être très vigilant face aux retards de paiement. En effet, le premier retard de paiement est déjà un signal d'alarme. C'est là que Payt intervient, en assurant un suivi structuré et une communication efficace avec le client. Comme Payt gère l'envoi initial des factures, toutes les informations sont immédiatement regroupées dans un seul dossier.
Mesures prises en matière de gestion des comptes clients
L'une des fonctionnalités de Payt actuellement largement utilisée est l'enregistrement des accords de paiement. Auparavant, nous n'avions pas de système efficace pour cela et nous nous débrouillions avec des notes dans le calendrier. Désormais, les accords sont clairement enregistrés, communiqués et font l'objet d'un suivi. Cela facilite grandement le suivi. En tant que société de leasing, les risques financiers font partie intégrante de notre activité ; il est donc essentiel de ne pas les négliger.
Les clients apprécient également le portail qui leur permet de consulter toutes leurs factures impayées sans avoir à créer de compte ni à se connecter. Combiné aux liens de paiement, ce portail offre une grande facilité de paiement aux particuliers et aux petites entreprises. Nous offrons ainsi un service amélioré à nos clients grâce au département financier.
