Paiement plus rapide par les étudiants d'Alfa-college via un lien de paiement dans les factures

Il préparait les factures, les imprimait, les pliait en deux, puis les rangeait soigneusement dans une enveloppe : jusqu’à récemment, ce comptable du collège Alfa de Groningue occupait un poste atypique dans le monde numérique actuel. Car, aussi consciencieuse fût-elle, la gestion manuelle de plus de 13 000 factures est non seulement très inefficace, mais aussi source d’erreurs et chronophage. Aussi, lorsque le collège Alfa a découvert Payt, l’enthousiasme était palpable, explique Jeroen van der Ster, directeur des opérations du collège.

Liens dans le processus des comptes clients

“Payt prend en charge l'intégralité du processus, de la facturation au rappel. Depuis que nous utilisons ce logiciel, nous bénéficions non seulement d'un processus de gestion des comptes clients fiable et structuré, mais nous avons également éliminé plusieurs étapes de ce processus.

Le ROC pour l'enseignement professionnel secondaire avait en réalité toujours recours à une agence de recouvrement de créances. Cette agence se chargeait de l'envoi de la lettre WIK (également appelée mise en demeure sans frais). Après l'envoi de cette lettre, le dossier était confié à un huissier de justice.

« Grâce à Payt, nous avons pu mettre fin à ce partenariat. Cela a permis de réaliser d'importantes économies au sein de l'entreprise », explique Jeroen. « L'impact de Payt est double : d'une part, nous gagnons du temps et de l'argent, et d'autre part, Payt garantit de meilleurs comportements de paiement de la part de nos clients. »

Adopter de meilleures habitudes de paiement

Ce dernier point, en particulier, soulage le directeur des opérations.

Nos étudiants ne payaient pas toujours correctement et à temps, mais nous en étions en grande partie responsables. En leur envoyant des rappels opportuns et en leur proposant systématiquement le paiement en plusieurs fois, nous résolvons une grande partie du problème.
De plus, nous nous sentons désormais plus à l'aise pour signaler les factures impayées, car nous sommes certains d'avoir suivi la procédure adéquate. Auparavant, nous avions parfois un sentiment de culpabilité. Par exemple, il arrivait qu'une facture soit échue depuis six mois et que nous n'envoyions que le premier rappel. Nous avons reçu des plaintes à ce sujet, à juste titre. Les étudiants avaient tout à fait raison de trouver cela peu professionnel.

Statut en temps réel et paiements iDEAL

Les choses ont bien changé depuis que les étudiants peuvent se connecter au portail client de Payt et consulter en temps réel le statut de leurs factures. « Les frais de scolarité sont élevés. Ils dépassent presque toujours 1 000 €. Tout le monde ne peut pas se permettre de telles sommes. Or, il était trop difficile pour les étudiants de contacter nos collègues du service financier pour convenir d'un échéancier de paiement. Désormais, grâce à Payt, les étudiants ou leurs parents peuvent gérer cela eux-mêmes via le portail en ligne. Autre avantage important : les étudiants peuvent maintenant régler leurs frais de scolarité facilement par iDEAL. Auparavant, ils devaient effectuer un virement manuel ou remplir un bordereau de paiement, autant d'étapes qui pouvaient compromettre le paiement des frais de scolarité dans les délais. »

Comme vous pouvez le constater, Alfa-college ne jure que par la solution proposée par Payt. Quant au monsieur qui s'occupait de la gestion manuelle des comptes clients ? Il a décroché un poste intéressant dans un autre service d'Alfa-college.