Un processus automatisé de gestion des comptes clients qui fonctionne toujours, même quand on manque de temps.
– Nando van Beek, fondateur et propriétaire de NVBIT.
Outre le fait d'être frères, Nando (à droite sur la photo) et Stijn van Beek (à gauche sur la photo) travaillent également ensemble dans l'entreprise que Nando a fondée en 2007.
Pendant ses études d'informatique, Nando a fondé la société informatique NVBIT. Il cherchait une personne pour l'aider dans la gestion administrative de l'entreprise et c'est son frère Stijn, alors étudiant en droit, qui lui a proposé ce poste. Il pouvait ainsi facilement concilier cet emploi à temps partiel avec ses études. « Ce qui n'était au départ qu'un jour par semaine est devenu cinq jours par semaine, en tant que responsable des opérations et chef de projet », explique Nando.
Cette entreprise informatique d'Alkmaar est un MSP (fournisseur de services gérés) qui aide les organisations à numériser leurs processus métier, mais aussi à effectuer la transition vers le cloud, la sécurité et l'environnement de travail moderne (Microsoft 365).
Travailler ensemble comme des frères
Nando : « Nous aimons travailler ensemble comme une famille, comme des frères. Il est plus facile de communiquer (dans les deux sens), et la confiance s’installe immédiatement. Avec d’autres nouveaux collègues, il faudrait des années pour atteindre le même niveau. »
Nando et Stijn recommandent sans hésiter la collaboration entre frères et sœurs. « Bien sûr, il faut bien s'entendre et être capable de travailler ensemble. Mais sinon, on n'y penserait même pas. C'est aussi, évidemment, très agréable et formidable de pouvoir travailler ensemble en tant que frères. »
Tout est manuel
Avant de collaborer avec Payt, en tant que propriétaire, je gérais moi-même les comptes clients, manuellement. Dès que j'avais un moment, je consultais les factures impayées et envoyais un e-mail aux clients. Quelques semaines plus tard, pour faire le suivi de ce premier rappel, je vérifiais mes e-mails envoyés afin de voir quels clients avaient été relancés et s'ils avaient payé entre-temps. Si nécessaire, je leur envoyais un second rappel. Une méthode loin d'être idéale, évidemment.
De plus, j'avais cessé d'utiliser le prélèvement automatique. Ce service était géré par la banque et nécessitait une intervention manuelle, car la banque n'était pas connectée à notre logiciel comptable. C'était extrêmement fastidieux et source de nombreux désagréments
Réduire la liste des éléments en suspens
Ils ont commencé à utiliser Payt en février 2019. « L'objectif était d'automatiser la gestion des comptes clients et de réduire le nombre de créances impayées. » NVBIT souhaitait également une meilleure expérience client et une communication améliorée. « De plus, il nous semblait important de réactiver le prélèvement automatique ; heureusement, Payt proposait une intégration pour cela. »
Il n'y a pratiquement plus lieu de s'en inquiéter
Depuis qu'elle utilise Payt, NVBIT n'a pratiquement plus à se soucier de la gestion de ses comptes clients. Seuls les excédents subsistent. « Nous sommes passés de 0 à 64 prélèvements automatiques (clients) par mois. Et nous ne perdons plus de temps avec les relances et le suivi des factures impayées. Un processus de gestion des comptes clients automatisé qui fonctionne toujours, même quand nous sommes débordés. » Stijn ajoute : « Nos clients ont une vue d'ensemble et peuvent tout consulter. Via le portail, ils peuvent consulter leurs factures et y répondre. De plus, on peut ajouter un nombre illimité d'utilisateurs sur Payt, ce qui nous permet de donner accès à tous les membres de l'entreprise. Ainsi, nous pouvons toujours voir les échanges entre collègues et clients. Les commentaires internes sont également très pratiques pour se rafraîchir la mémoire. »
Peut-on se passer de Payt ? Non, bien sûr que non ! Ça simplifie tellement de choses ; je le recommande à tout le monde.
