Les membres peuvent régler leurs abonnements à la communauté et aux formations mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Ce mode de paiement, conjugué à l'afflux important d'entrepreneurs motivés, influe sur le volume des factures et le travail de recouvrement associé.
Suivi manuel d'un flux important de factures
L'organisation utilise son propre système de paiement pour créer et envoyer ces factures. Auparavant, le suivi était entièrement géré manuellement.
« Notre entreprise avait pour habitude d'envoyer une lettre à tous ses débiteurs une fois tous les six mois », explique Loorbach. « Cela ne donnait pratiquement aucun résultat. Et avec un suivi manuel, il arrivait souvent que notre entreprise termine l'année avec 7 à 8 % de factures impayées. »
« Si vous n'envoyez le rappel de paiement qu'après six mois, de nombreux clients ignoreront votre courrier ou votre courriel. Ils prennent le risque ; après tout, vous n'avez pas été plus réactif la dernière fois non plus. « Ce rappel peut attendre », se dit le client », explique Loorbach. « Le problème, c'est qu'à la fin de l'exercice, vous vous contentez de créditer vos créances douteuses. Cela coûte très cher et a des conséquences sur votre chiffre d'affaires et votre trésorerie. » Les chiffres financiers deviennent également obscurs, souligne Loorbach. « Vous ne savez plus vraiment où vous en êtes. Avec 7 % de créances douteuses, votre chiffre d'affaires n'est que de 93 % au lieu de 100 %. Cela change radicalement le calcul de la santé financière de votre entreprise ! »
Beaucoup de contacts dans la communauté, peu d'informations concernant la facture
Les principaux produits d'IMU sont la vente de logiciels, l'adhésion à une communauté et la formation. « Notre communauté, en particulier, est un atout majeur. Nous y offrons à nos membres des retours d'expérience et des conseils », explique Loorbach. « Parallèlement, les contacts physiques concernant les factures ont été quasi inexistants. De ce fait, le risque d'impayés est beaucoup plus élevé. Ce risque est réduit si, après un défaut de paiement, le client reçoit un rappel, puis un autre, et enfin une mise en demeure formelle, tant que le paiement reste impayé. »
Les coûts ont été rapidement amortis
Avec 7 à 8 % de créances douteuses par an, les opportunités étaient nombreuses. « Pour structurer notre gestion des comptes clients, nous avons envisagé l'affacturage, c'est-à-dire la cession de factures. Un inconvénient majeur : une perte importante sur chaque facture. Par conséquent, cette solution n'était pas rentable », explique Loorbach. Sur les conseils d'autres entrepreneurs, IMU s'est associé à Payt. La gestion des comptes clients est désormais automatisée grâce à ce logiciel.
Loorbach : « Grâce au logiciel de Payt, il nous suffit de recouvrer 2 ou 3 factures impayées supplémentaires par mois pour couvrir les frais. C’est un résultat rapide ! »
« L'une des difficultés liées à la mise en place d'un processus de gestion des comptes clients réside dans le recouvrement », explique Loorbach. « Chez Payt, SmartCollect fait partie intégrante de notre processus de gestion. Cette étape vise également à trouver une solution à l'amiable avec le débiteur. En cas d'échec, le recours à un huissier est nécessaire. Or, pour informer votre client de cette procédure, il faut avoir préalablement établi un partenariat avec une agence spécialisée. Et c'est généralement assez compliqué ! »
