Outre le gain de temps, Payt présente deux autres avantages majeurs : des dossiers clients toujours complets et un solde des comptes clients nettement inférieur. Auparavant, les rappels de paiement étaient envoyés par courrier. Désormais, chaque facture est relancée individuellement via Payt. Certains clients reçoivent encore leur facture par courrier, mais la majorité la reçoit par e-mail. En cas de réclamation concernant une facture, Payt me permet de suspendre le rappel sans interrompre le traitement des autres factures. Dès que la réclamation est résolue, le processus de relance reprend. Nous maîtrisons ainsi pleinement ce processus
Des avantages tant pour Hendriksen que pour le client
Pour Hendriksen, c'est une situation gagnant-gagnant : les factures à régler parviennent plus rapidement au destinataire, et le client final peut payer sa facture facilement et rapidement via iDEAL. « Je constate que de nombreux clients utilisent ce service », explique Silvia. « De plus, le client final a accès à un dossier client complet et très clair. Dans ce dossier, il trouve notamment un aperçu de toutes les factures, les rappels envoyés, les spécifications des factures et la liste des factures déjà payées. Le système de gestion des comptes clients, tel qu'il est actuellement configuré, témoigne de professionnalisme et de rigueur. C'est évidemment primordial pour nous, en tant que cabinet comptable. »
De nombreux clients optimisent désormais également la gestion de leurs comptes clients grâce à Payt
Le directeur général Gerbert-Jan Hendriksen est également très enthousiaste quant à l'arrivée et à l'utilisation de Payt.
Avec notre ancien système, tout était manuel. Il fallait évaluer pour chaque client si l'envoi d'un rappel ou d'une lettre de relance était justifié. Désormais, tout est automatisé, mais nous conservons le contrôle.
« Je discute avec des clients qui ont dû s'y habituer au début, mais qui trouvent désormais le système très agréable et clair. Cela les incite également à repenser leur gestion des créances clients. Grâce au dialogue et au partage de nos expériences, nous avons déjà déployé Payt pour de nombreux clients. Eux aussi optimisent ainsi leur gestion des créances clients », explique Gerbert-Jan, directeur. « Les entrepreneurs partagent souvent leurs connaissances et leurs expériences sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Payt est un excellent exemple de système qui fonctionne à merveille pour nous et que nous sommes donc ravis de partager avec d'autres entrepreneurs. De plus, en tant que partenaire Payt, nous accompagnons également d'autres entrepreneurs dans la mise en place et le déploiement de Payt. »
De la mise en œuvre à la réalisation
L'adoption d'un nouveau logiciel implique bien sûr plus que sa simple utilisation, reconnaît Hendriksen. « Lors de la mise en œuvre, nous avons informé nos clients des changements apportés à la gestion des comptes clients et leur avons expliqué leurs conséquences. Cela inclut la numérisation des rappels de paiement et la possibilité de régler les factures directement par iDEAL. Les clients qui indiquent dans leur dossier souhaiter recevoir une facture papier la recevront, bien entendu. Il s'agit principalement d'entrepreneurs plus âgés. Cependant, Silvia leur présente très efficacement les avantages de la facturation électronique, ce qui incite certains à opter pour ce mode de paiement. Et bien sûr, nous nous en chargeons ! »
Payt est la solution complète que nous recherchions
« Auparavant, la gestion des comptes clients était assurée à deux par l'équipe, mais Silvia s'en occupe désormais seule. C'est déjà un résultat fantastique. En impliquant tous les collaborateurs, y compris nos conseillers PME, dans la mise en œuvre de cette nouvelle méthode de travail, nous avons optimisé nos processus. L'influence des conseillers sur l'envoi des relances est aujourd'hui bien moindre. Cela réduit les risques de malentendus avec le client, structure les processus et apporte de la clarté. En bref, grâce à Payt, nous obtenons de meilleurs résultats grâce à un solde clients plus faible et à des économies sur les coûts de personnel, tout en permettant aux entrepreneurs de bénéficier des mêmes avantages pour leur entreprise. Un logiciel qui répond à nos besoins et dépasse nos attentes. »
