L'université des sciences appliquées de Hanze bat son propre record de paiements encaissés grâce au logiciel Payt

Témoignages de nos clients 10 octobre

Amélioration de la satisfaction client et davantage de temps consacré aux améliorations qualitatives

Auparavant, le service des affaires financières et économiques (FEZ) de l'Université des sciences appliquées Hanze de Groningue s'était attelé à l'automatisation du traitement des factures entrantes. Il y a trois ans, un projet similaire avait été lancé pour automatiser le processus de facturation sortante, dans le but d'améliorer l'efficacité et la productivité. L'objectif : simplifier le travail des employés et des clients. Le logiciel de Payt a dépassé les attentes de l'Université des sciences appliquées Hanze.

« Au sein de la ZEF, la gestion des comptes clients relève de l'administration financière. Nous gérons l'intégralité du processus, de la facturation aux relances, en passant par le recouvrement et les actions complémentaires si nécessaire », explique Jean-Paul Heunks, responsable de l'administration financière à l'Université des sciences appliquées Hanze de Groningue. « Ce faisant, nous assurons le suivi des contrats et des paiements. Auparavant, cette gestion était effectuée sous Excel, un fichier contenant des milliers de lignes. En cas de besoin d'une solution de remplacement temporaire, il aurait été impossible de s'y retrouver. De plus, nous avions le sentiment de ne pas avoir une maîtrise suffisante de notre situation en matière de comptes clients. ».

Le projet d'optimisation du processus de gestion des comptes clients comportait un double objectif.
Heunks :

D'une part, l'objectif était d'améliorer la communication avec les clients, principalement des étudiants, concernant la facturation. D'autre part, l'accent était mis sur la technologie : comment optimiser davantage le processus sur le plan technique ? Après une étude de marché et un appel d'offres, nous avons conclu que le logiciel de Payt était le plus adapté à nos besoins.

Résultat polyvalent

Pour le département, l'objectif n'a jamais été de réduire les effectifs. « Notre approche a toujours consisté à simplifier le travail. L'ensemble du processus est conçu et automatisé de manière à dégager du temps, que nous consacrons à l'amélioration de la qualité dans d'autres domaines », explique Heunks. « Les avantages sont multiples. Payt offre une visibilité sur la situation des comptes clients, les retards de paiement et le statut de chaque facture. L'utilisation du logiciel améliore la trésorerie et libère du temps pour des projets plus complexes et des améliorations concrètes. »

Suspendre le processus de paiement pendant les jours fériés

Le bouton « Pause » de Payt s'est révélé extrêmement précieux pour l'organisation. Heunks explique : « Son utilisation est simple : un simple clic suffit pour suspendre l'ensemble du processus de rappel programmé. Cette fonctionnalité est très utile. Elle permet de personnaliser le processus en fonction du client et de l'organisation. Dans notre cas, cela concerne par exemple les vacances d'été. Il y a très peu d'étudiants présents, voire aucun, et notre personnel est réduit. Envoyer des rappels à cette période n'a aucun sens. L'étudiant ne les verra probablement pas. Et même s'il les voit mais a des questions, nous sommes moins joignables par téléphone pendant les vacances. Auparavant, nous suivions cela de près, mais c'était manuel et cela demandait beaucoup d'attention. Maintenant, c'est beaucoup plus facile à programmer. »

Record du paiement le plus rapide battu

De plus, le service du personnel bat ses propres records en matière de recouvrement des paiements.

Heunks : « Grâce à la facture, au rappel et à l’environnement en ligne, les étudiants peuvent payer directement via iDeal, entre autres méthodes. Le record de rapidité est désormais de 17 secondes après l’envoi des factures contenant un lien iDeal ! »

Améliorer la satisfaction client est la chose la plus importante

« Grâce au logiciel de Payt, nous avons considérablement réduit le nombre de factures impayées. En un an, la qualité de notre portefeuille de créances s'est nettement améliorée. Mais surtout, la satisfaction de nos clients concernant la communication et les échanges au sujet des factures impayées a progressé de façon significative. C'est un atout majeur pour notre organisation », explique Heunks. « Peu après la mise en place du logiciel, nous avons été agréablement surpris de recevoir des courriels d'étudiants. Bien qu'ils aient reçu un rappel, ils nous ont remerciés pour notre communication conviviale. Cela témoigne de leur appréciation pour une approche transparente et structurée. Le message reste le même – ils doivent toujours payer – mais la manière dont nous le transmettons est plus chaleureuse. ».

Mise en place progressive du logiciel de gestion des comptes clients

« La solution de Payt couvre l’ensemble du processus, de la facturation au recouvrement. Au départ, nous avons toutefois préféré commencer par la première étape : la facturation et les relances. Payt n’était pas encore familiarisé avec ce domaine. Nous souhaitions une mise en œuvre progressive. Il a fallu un temps d’adaptation au sein de l’équipe, mais au final, cela a porté ses fruits », explique Heunks.

Payt nous apporte une aide précieuse en comprenant nos besoins et en intégrant nos processus au logiciel. Nous entretenons des relations directes et constructives avec Payt, à différents niveaux. Il s'agit d'un véritable partenariat, et non d'une simple mise en œuvre d'un programme en espérant que tout se passe bien

L'année prochaine, nous franchirons une nouvelle étape en déployant l'intégralité de la solution Payt. Nous évaluerons alors si nous pouvons encore améliorer la prestation de services

À travers les témoignages de nos clients

En collaboration avec nos clients, nous veillons à ce que Payt s'améliore chaque jour. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment nos clients utilisent Payt.