Gestion des comptes clients ultra-simplifiée grâce à l'automatisation chez Voys

Janneke van der Velde travaille au « Rekenkamer » de Voys ; le département financier de l'une des entreprises à la croissance la plus rapide de Groningue.

Elle est ravie du flux de travail structuré mis en place par Payt au sein de son entreprise. « Quand on envoie plus de 10 000 factures par mois, on a forcément envie d'automatiser le processus. C'est un vrai soulagement de pouvoir confier cette tâche à un partenaire qui travaille en étroite collaboration avec nous. L'équipe Payt est disponible dès le départ pour répondre à toutes nos questions et demandes. Même si on ne trouve pas la solution idéale, ils continuent de nous accompagner avec patience et bienveillance. »

Développer en interne ou acheter intelligemment

Voys réalise des progrès considérables. Année après année, l'opérateur de télécommunications basé à Groningue affiche une croissance impressionnante, et cette progression se poursuit.

Faites confiance au logiciel

La clientèle de Voys se compose de grandes et de petites entreprises. Pour ces dernières, généralement des indépendants ou des start-ups avec quelques employés, il arrive parfois que le compte bancaire soit à découvert au moment du prélèvement de la facture téléphonique. « Cela peut arriver », explique Janneke. « L'avantage avec Payt, c'est que dans ce cas, la facture ne reste pas en attente pendant des semaines ; le logiciel de Payt signale l'échec du prélèvement automatique. Si le client ne s'en aperçoit pas et ne règle pas la facture manuellement, un e-mail lui est automatiquement envoyé par Payt deux jours plus tard, entièrement personnalisé à notre image. Cet e-mail contient un lien iDEAL, permettant au client de régler la facture. L'avantage, c'est que lorsqu'un client utilise ce lien iDEAL, les numéros de débiteur et de facture apparaissent automatiquement avec le virement. Ainsi, nous n'avons aucun suivi à effectuer ; notre logiciel comptable reconnaît immédiatement le paiement iDEAL et l'enregistre correctement. »

Automatisez le processus de gestion des comptes clients

Selon Janneke, Payt fonctionne de manière optimale si on laisse le logiciel suivre son cours. « Une fois le processus lancé, on n'a plus à s'en soucier. On peut l'arrêter ou le suspendre manuellement, mais on ne le fait que dans des cas exceptionnels. Au début de notre collaboration, nous avons défini le processus avec l'équipe de Payt : au bout de combien de jours les rappels peuvent-ils être envoyés et que doivent-ils contenir exactement ? Chez Voys, nous avons un style de communication bien à nous. C'est un plaisir de pouvoir l'appliquer également à nos échanges administratifs avec nos clients. »

Bien que la correspondance de Voys soit toujours amicale et informelle, le ton des relances devient de plus en plus ferme. « Dans la dernière relance, nous indiquons clairement que si le client ne paie pas, nous engagerons une procédure de recouvrement. Nous précisons : “Réglez votre facture immédiatement, sinon nous serons contraints de vous facturer des frais de recouvrement, ce qui représente un gaspillage d’argent.” »

Si une facture reste impayée, la procédure de recouvrement est automatiquement transférée à SmartCollect de Payt. Ce processus est conforme à toutes les exigences légales et permet à Voys de transmettre le dossier de recouvrement amiable à un huissier de justice en un clic si le client n'a toujours pas réglé la facture après la procédure de recouvrement.

Données fondées sur

Outre la structure du flux de travail, Van der Velde apprécie particulièrement les rapports de gestion qu'elle peut générer via Payt. « Chez Voys, nous fondons nombre de nos décisions sur les données. La possibilité de générer des statistiques m'est donc très utile lors des réunions avec mes collègues. Je peux ainsi visualiser en un coup d'œil l'état de nos factures et expliquer les problèmes rencontrés. »

Il devrait être clair que le bureau d'audit Voys est satisfait du logiciel de recouvrement de créances de Payt.