Des économies importantes, une meilleure communication et un paiement plus rapide pour la vaccination à domicile grâce à Payt

Marco van Drielen est responsable des finances et du contrôle chez Thuisvaccinatie, une organisation qui propose des vaccinations de voyage à domicile. L'organisation utilise Payt depuis début 2017. Depuis, le contact avec les clients s'est amélioré, les factures sont payées plus rapidement et le nombre de créances transmises à une agence de recouvrement a considérablement diminué.

Des économies importantes et une meilleure communication

Jusqu'en 2016, Thuisvaccinatie avait recours à l'affacturage . « Pour chaque facture, nous payions des frais administratifs et des intérêts importants, car nous souhaitions être payés sous deux semaines au lieu des deux mois habituels. Notre croissance annuelle étant significative, les coûts de gestion de nos créances clients ont explosé », explique Marco. L'entreprise a découvert Payt par l'intermédiaire de sa comptable, Phidra, et a immédiatement été séduite. Non seulement Payt a permis de réaliser des économies substantielles, mais la communication avec les clients s'est également nettement améliorée.

Entièrement numérique

Auparavant, Thuisvaccinatie avait recours à une société d'affacturage pour sa facturation. Cette société gérait l'intégralité du processus de facturation, réglait toutes les factures impayées sous 14 jours et se chargeait elle-même du recouvrement auprès des clients. Ainsi, l'entreprise était assurée d'être payée. Toutefois, un inconvénient majeur résidait dans l'envoi des factures et des relances par voie postale.

Cependant, nos clients voyagent généralement immédiatement après la vaccination, ce qui fait qu'ils ne reçoivent pas la communication par courrier. Ce n'est pas vraiment l'idéal si, à leur retour, la demande de remboursement de Thuisvaccinatie est déjà entre les mains d'une agence de recouvrement.

Les choses ont bien changé : les clients de l’entreprise reçoivent désormais leurs factures par e-mail et peuvent payer en un clic grâce à iDeal. Si la facture n’est pas réglée dans les délais, Thuisvaccinatie envoie des rappels réguliers via Payt. « Trois au minimum. Mes collègues peuvent vérifier si le client a ouvert l’e-mail. Si ce n’est pas le cas, nous passons un coup de fil pour vérifier l’adresse e-mail », SmartCollect par e-mail, SMS, téléphone et courrier .

Plan de paiement

Outre la simplification des procédures, Thuisvaccinatie bénéficie également d'un meilleur contact avec ses clients grâce à Payt. « Les factures sont souvent vérifiées le soir ou le week-end. Si un client a une question, il peut la poser via Payt, ce qui nous permet d'y répondre dès le lendemain matin. La question étant liée à la facture, on en comprend immédiatement l'objet. Et si un client a des difficultés financières – ou s'il est en Ouganda, au milieu des gorilles – et ne peut donc pas payer, nous sommes tout à fait disposés à suspendre le paiement ou à trouver un arrangement », explique Marco. « Mais nous devons être prévenus. Avec Payt, les informer est devenu beaucoup plus simple. »

Autre avantage, selon Marco : toute la correspondance relative à la facture est regroupée dans un seul fichier. « Ainsi, on retrouve facilement les échanges et les accords passés. En cas de procédure judiciaire, on peut télécharger le dossier complet en un clic. Idéal ! »

Grâce à Payt, Thuisvaccinatie maîtrise la gestion de ses créances clients. « Vous avez reçu des vaccins de notre part, et oui, vous devez les payer. Payt s'assure que le paiement soit bien effectué. Et si ce n'est pas le cas, le client reçoit automatiquement un rappel. Ni plus, ni moins… »