Peppol est obligatoire pour les factures électroniques depuis cette année.

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Des paiements plus rapides, des économies de main-d'œuvre et une gestion des comptes clients plus structurée chez Mobility Service

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Chaque jour, environ 3 500 véhicules Mobility Service circulent sur les routes néerlandaises. Cette société de leasing basée à Eelde accompagne ses clients dans la recherche d'une solution de mobilité adaptée à leurs besoins : location longue durée (LLD), location longue durée nette (LLN) ou encore acquisition d'une flotte complète. « La flexibilité est une caractéristique essentielle de Mobility Service », explique Inge Mier, directrice financière et opérationnelle. « Que ce soit dans nos services ou dans notre relation client. Si un client nous appelle pour savoir si nous pouvons lui fournir un véhicule l'après-midi même, nous le faisons. »

Tout est flexible

La société de leasing se porte bien dans le secteur du travail flexible. « En effet, les entreprises peuvent conclure avec nous un contrat de location courte durée aussi facilement qu'un contrat de location longue durée », explique Inge. « Nombre de nos clients ont un effectif mixte. Une telle entreprise souhaite souscrire un contrat de location longue durée pour ses employés permanents et un contrat de location courte durée pour ses intérimaires. » Toutes les sociétés de leasing ne proposent pas cette option, ce qui explique le succès de Mobility Service dans le secteur du travail flexible. « Nous comptons de nombreuses agences d'intérim parmi nos clients. »

Le caractère novateur de Mobility Service en matière de leasing se manifeste non seulement par ses services, mais aussi par le fait qu'elle a été l'un des premiers clients de Payt. « Même si je ne travaillais pas chez Mobility Service à l'époque, je sais que Payt a joué un rôle important dans l'optimisation de notre gestion des créances clients », explique Inge. Auparavant, l'entreprise gérait tout manuellement. Toutes les quelques semaines, elle imprimait la liste des débiteurs et appelait tous ceux qui n'avaient pas réglé leur facture dans les délais.

Compte tenu de notre large clientèle, vous imaginez bien que la gestion des comptes clients représentait un véritable défi. Payt nous a permis de réaliser d'importantes économies de temps et de structurer efficacement cette gestion. Désormais, l'envoi de nos factures et relances est entièrement automatisé et à dates fixes.

Transparent et clair

La directrice financière, ancienne comptable, a été agréablement surprise par Payt. Elle explique : « Quand j'ai commencé chez Mobility Service, mes collègues utilisaient déjà le logiciel depuis un an. Payt rend la gestion des comptes clients très transparente : on voit exactement la date de la dernière action et le suivi prévu pour chaque client. » Les collègues d'Inge travaillent presque tous à temps partiel et se relaient donc pour contacter les débiteurs. Malgré cela, grâce à Payt, ces contacts se déroulent sans accroc. La fonction de prise de notes de Payt leur est d'une grande aide ; elle permet de voir immédiatement si un collègue a contacté un client et ce qui a été convenu. « De plus, j'apprécie particulièrement la constitution d'un dossier complet des échanges avec le débiteur », ajoute Inge. En effet, si un client ne paie pas sa facture et que le dossier arrive en phase finale, il est transmis au directeur financier et des opérations.

Le fait que Payt permette de voir précisément l'historique des échanges, la date du dernier contact et la réception des messages est extrêmement utile. Ainsi, un débiteur ne peut prétendre ne pas avoir reçu le courrier ; nous pouvons le vérifier avec exactitude.

Le service SmartCollect , que les clients peuvent utiliser pour le suivi des procédures de recouvrement, est encore peu utilisé par Mobility Service. Inge explique : « Il est difficile pour nous de nous retrouver dans une telle situation. Nos clients paient d’avance. Avant l’émission de la nouvelle facture, la précédente doit être réglée. Si ce n’est pas le cas et que nous entamons une procédure de recouvrement, nous prenons d’autres mesures, comme la reprise du véhicule. Ce n’est évidemment pas ce que nous souhaitons ; idéalement, nous voulons poursuivre le contrat. En réalité, pour nous, une procédure de recouvrement signifie la fin de la relation client. »

1 000 débiteurs, 10 heures par semaine

Outre un processus structuré de gestion des comptes clients, tant internes qu'externes, Payt a également permis à Mobility Service de réaliser d'importantes économies de temps. Inge explique : « Mes collègues sont sollicités environ deux heures par jour pour la gestion des comptes clients, soit 10 heures par semaine. Compte tenu de nos plus de 1 000 clients, c'est un temps incroyablement court. D'autant plus que nous continuons à passer un nombre relativement important d'appels à nos clients. Le dernier rappel est toujours un peu moins amical. Bien que nous ayons fait ce choix, chez Mobility Service, nous accordons une importance capitale à la relation client. C'est pourquoi nous appelons systématiquement nos débiteurs dès l'envoi du dernier rappel. Souvent, le non-paiement d'une facture n'est pas dû à un manque de volonté, et il n'est pas toujours surprenant qu'un client ne paie pas. Dans ces cas-là, nous tenons à en connaître personnellement la raison. Mais si nous ne procédions pas ainsi et laissions simplement le logiciel de Payt gérer les comptes clients, la gestion de ces derniers serait encore plus rapide. »

Idéal pour les comptables

Grâce à son parcours, Inge Mier possède de nombreux contacts dans le secteur de la comptabilité.

Dans ce monde aussi, je constate fréquemment que les gens sont trop occupés par leur activité pour relancer activement leurs débiteurs et obtenir le paiement de leurs factures. Grâce à Payt qui fonctionne en arrière-plan, vous n'avez plus à vous soucier de vos factures et des rappels. Un simple coup d'œil de temps en temps suffit amplement. C'est pourquoi je recommande toujours Payt à mes (anciens) confrères comptables.
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À travers les témoignages de nos clients

En collaboration avec nos clients, nous veillons à ce que Payt s'améliore chaque jour. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment nos clients utilisent Payt.

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