« L’excuse la plus courante dans notre service comptabilité clients était qu’un débiteur avait perdu la facture. » Heine de Bruin est copropriétaire de Health2Work, l’un des plus importants acteurs du secteur de l’ergonomie aux Pays-Bas – et, depuis 2017, également en Belgique.
Peppol est obligatoire pour les factures électroniques depuis cette année.
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Depuis que nous utilisons Payt, nos clients ont accès à leurs factures 24h/24 et 7j/7.
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Health2Work propose à ses clients des environnements de travail sains et performants. Pour ce faire, l'entreprise conseille les organisations en matière d'ergonomie et leur fournit des solutions ergonomiques adaptées.
« L'environnement de travail a un impact considérable sur la satisfaction professionnelle. Nous créons un environnement où les employés disposent de toute l'énergie nécessaire pour donner le meilleur d'eux-mêmes », explique Heine. « Notre service se caractérise par la clarté et le pragmatisme : la parole donnée est sacrée. Nous sommes à l'écoute des besoins de nos clients et leur proposons des solutions sur mesure. Grâce à Payt, nous pouvons également tenir cette promesse dans le cadre de la gestion de nos comptes clients. ».
Le processus de recouvrement des créances fait partie intégrante du parcours client
Health2Work utilise Payt depuis quelques années. « Notre processus de gestion des comptes clients ne fonctionnait pas correctement », explique Heine lorsque nous l'interrogeons sur son choix de Payt.
Le travail était effectué manuellement. Ce mode de fonctionnement est tout simplement plus sujet aux erreurs qu'un processus automatisé, aussi compétents soient mes collègues. Le processus s'est trop souvent interrompu et les factures n'ont pas été payées à temps, ce qui a affecté notre trésorerie
Mais pour Heine, l'expérience client est tout aussi importante. « Le processus de recouvrement fait partie intégrante du parcours client. Dans un premier temps, nous mettons tout en œuvre pour offrir le meilleur service possible à nos clients, mais le suivi en aval laissait à désirer. Un gaspillage, et préjudiciable à l'expérience client. »
Lorsque Health2Work est entré en contact avec Payt, le directeur a rapidement compris que le logiciel allait résoudre une grande partie de leurs difficultés.
Après la mise en place de Payt, la situation s'est rapidement améliorée. La trésorerie s'est optimisée et la communication avec les débiteurs est devenue fluide et structurée. Grâce à Payt, les clients n'ont plus besoin d'attendre une facture ou un appel téléphonique. Ils peuvent désormais se connecter directement à leur compte Payt. De plus, ils savent précisément à quoi s'attendre : de la première facture au dernier rappel, notre processus est clair, équitable et parfaitement optimisé.
Il faut un certain temps pour s'y habituer
Bien sûr, il a fallu un temps d'adaptation aux collègues du service administratif : la gestion automatisée des comptes clients. « Même s'ils conservaient le contrôle total, j'avais l'impression qu'ils le perdaient. Je le comprends, mais ma devise est : si vous continuez à faire ce que vous avez toujours fait, vous obtiendrez toujours ce que vous avez toujours fait. Ce que nous faisions n'était pas suffisant. » Grâce à l'amélioration des processus, Health2Work a pu économiser la moitié d'un équivalent temps plein (ETP) sur la gestion des comptes clients. Heureusement, les collègues de Heine ont rapidement constaté les avantages de Payt.
Ils ont soudainement eu le temps de se consacrer à d'autres tâches administratives. De plus, Payt avait élaboré un plan de mise en œuvre complet, garantissant une intégration parfaite avec notre logiciel comptable Exact et nous permettant de transférer la gestion de nos comptes clients en un temps record. L'accompagnement de Payt durant cette phase a été excellent.
