Une lettre de mise en demeure est un rappel écrit qu'un créancier adresse à un débiteur pour le règlement d'une dette impayée. Il s'agit d'une démarche formelle de gestion du recouvrement, visant à inciter débiteur
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Quand envoyez-vous un rappel ?
Vous envoyez une lettre de relance dès que les précédents rappels de paiement sont restés sans effet. Cela se produit généralement après l'envoi de deux relances. Le client a alors eu suffisamment de temps pour payer. La lettre de relance constitue donc la troisième étape du processus de recouvrement d'une facture impayée ; c'est à ce moment que vous formalisez la demande de paiement.
Une structure couramment utilisée se présente comme suit :
- Premier rappel de paiement : quelques jours après l’expiration du délai de paiement.
- Deuxième rappel : si aucun paiement n’est effectué après le premier rappel.
- Rappel : environ 14 jours après le deuxième rappel.
- Dernière mise en demeure : avec une annonce claire des frais de recouvrement ou des poursuites judiciaires.
- Transfert à une agence de recouvrement : en cas de non-paiement.
Important : auprès des consommateurs, vous devez respecter les obligations légales relatives au dernier rappel (par exemple, un délai de paiement supplémentaire de 14 jours et la mention des frais de recouvrement). Avec les clients professionnels, vous disposez d’une plus grande latitude, mais une structure claire et opportune reste essentielle.
Une demande formelle n'est donc pas une première étape, mais un maillon important faisant suite à un ou plusieurs rappels avant d'envisager d'autres mesures.
Exigences légales pour une demande finale
En cas de défaut de paiement d'un consommateur, vous êtes légalement tenu d'envoyer un dernier rappel avant de facturer des frais de recouvrement. Cette obligation est stipulée dans la loi relative aux frais de recouvrement (WIK) et s'applique exclusivement aux transactions entre particuliers (B2C), et non aux clients professionnels. Le non-respect de cette obligation peut entraîner le rejet de votre demande de frais de recouvrement par le tribunal.
La demande finale doit satisfaire à un certain nombre de conditions spécifiques :
- Indication précise des frais de recouvrement : Vous devez indiquer clairement et à l’avance le montant des frais de recouvrement qui seront facturés si le client ne paie pas à temps. Ces frais sont fixés par la loi et dépendent du montant principal.
- Délai de paiement d'au moins 14 jours : Le client doit disposer d'un délai de paiement d'au moins 14 jours sans frais supplémentaires. Ce délai court à compter du lendemain de la réception du rappel.
- Pas de langage ambigu : utilisez un langage clair et professionnel, sans menaces.
- Informations correctes et claires : La lettre doit contenir l’intégralité des informations relatives à la facture.
Numéro de facture
Date de facture
Date d'échéance
Montant dû
Numéro de client ou de débiteur
Description du service ou du produit fourni
Modalités de paiement du rappel
Numéro de compte bancaire + nom du titulaire
Indication des frais de recouvrement éventuels (obligatoire pour les consommateurs)
Référence ou identifiant de paiement
Exemple de rappel
Lors de la rédaction d'une lettre de mise en demeure, il est essentiel d'adopter un ton empathique. Vous trouverez ci-dessous des exemples de lettres de première et de dernière mise en demeure.
Exemple de première lettre de rappel
[Nom de votre entreprise]
[Adresse]
[Code postal et ville]
[Adresse e-mail]
[Nom du client]
[Adresse du client]
[Code postal et ville du client]
[Lieu], [Date]
Objet : Rappel concernant la facture [Numéro de facture]
Cher/Chère [Nom du client],
Nos dossiers indiquent que la facture [Numéro de facture] d'un montant de [Montant] € aurait dû être réglée le [Date d'échéance]. Il est possible que vous ne l'ayez pas remarquée
Nous vous prions de bien vouloir transférer le montant dû dans les 14 jours suivant la réception de cette lettre au [Numéro de compte bancaire] au nom de [Nom de votre entreprise], en indiquant le numéro de facture
Si vous avez déjà payé ou si vous avez des questions concernant cette facture, veuillez nous contacter via [Numéro de téléphone] ou [Adresse e-mail]
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Signature de l'expéditeur]
Exemple de lettre de mise en demeure finale
[Nom de votre entreprise]
[Adresse]
[Code postal et ville]
[Adresse e-mail]
[Nom du client]
[Adresse du client]
[Code postal et ville du client]
[Lieu], [Date]
Objet : Dernier rappel concernant la facture [numéro de facture]
Madame/Monsieur [Nom de famille],
D'après nos dossiers, la facture [numéro de facture] datée du [date de facture], d'un montant de [montant] €, reste impayée. La date d'échéance était le [date d'échéance].
Nous vous prions de bien vouloir régler ce montant dans les 14 jours suivant la date de cette lettre sur le compte n° [IBAN], au nom de [nom de l'entreprise], en indiquant le numéro de facture.
À défaut de paiement dans les délais impartis, nous serons contraints de facturer des frais de recouvrement légaux, conformément à la loi relative aux frais de recouvrement des créances (WIK). Ces frais s'élèvent à un minimum de 40 € et peuvent être majorés en fonction du montant impayé.
Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez ignorer cette lettre. Pour toute question ou en cas de difficultés de paiement, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse [adresse e-mail/numéro de téléphone].
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de votre entreprise]
[Signature de l'expéditeur]
Procédure en cas de non-paiement après un rappel
Lorsqu'un client ne paie pas malgré un rappel, il est important d'agir de manière structurée et conforme à la loi. Cela protège vos intérêts et augmente vos chances de recouvrement sans nuire à la relation client. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des démarches à entreprendre en cas de retard de paiement.
1. Demande finale (pour les consommateurs : lettre WIK)
Avant de pouvoir imposer des frais supplémentaires ou entreprendre des démarches de recouvrement, vous êtes légalement tenu d'envoyer une lettre de mise en demeure au consommateur. Dans cette lettre, vous l'informez que des frais de recouvrement légaux seront appliqués en cas de non-paiement. Vous lui accordez un délai légal de 14 jours pour régler sa dette sans frais. Cette étape est essentielle pour consolider votre position juridique et constitue souvent un ultime avertissement.
2. Faire appel à une agence de recouvrement de créances
Si le paiement n'est toujours pas effectué, vous pouvez confier le recouvrement de la créance à une agence spécialisée. Cette agence prendra en charge le contact avec le débiteur et tentera de recouvrer la dette par le biais de relances, d'appels téléphoniques et, éventuellement, d'une proposition de paiement à l'amiable. Une bonne agence de recouvrement de créances tient compte de votre réputation et de la relation client et opère conformément aux directives de l'ACM et de la KBvG.
3. Modalités de paiement ou proposition de règlement
Dans certains cas, il peut être avantageux de proposer un échéancier de paiement avant d'entamer une procédure judiciaire. Notamment avec les clients professionnels ou les partenaires de longue date, c'est un moyen de préserver de bonnes relations. Grâce à des logiciels comme Payt, vous pouvez automatiser ce processus, en proposant par exemple des paiements échelonnés et des conseils de communication.
4. Procédure de recouvrement judiciaire
Lorsque tous les recours extrajudiciaires ont été épuisés et que le client ne paie toujours pas, vous pouvez engager une procédure judiciaire. Celle-ci débute généralement par la signification d'une assignation par un huissier. Suite à une décision de justice, le paiement peut être exécutoire par la saisie de biens ou la saisie-arrêt sur salaire. Toutefois, n'oubliez pas que cela engendre des frais et des délais, et qu'une documentation complète est indispensable.
Avec Payt, vous êtes parfaitement préparé à chaque étape. Notre logiciel garantit non seulement des rappels opportuns et précis, mais offre également une vue d'ensemble claire des processus de communication et de paiement. Vous vous trouvez ainsi en position de force, que vous optiez pour une solution amiable ou une action en justice.
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Foire aux questions
Dans la plupart des cas, vous envoyez un ou deux rappels de paiement avant d'adresser une demande de paiement formelle. Le premier rappel est généralement courtois, tandis que le second est plus insistant. Si le paiement n'est toujours pas reçu, il est temps d'envoyer une demande de paiement formelle. Avec Payt, vous pouvez facilement paramétrer à l'avance le nombre de rappels à envoyer ; le reste est entièrement automatisé et selon vos préférences.
Un rappel de paiement est une demande amicale de règlement d'une facture. Il est envoyé peu après l'expiration du délai de paiement. Une lettre de mise en demeure, quant à elle, est plus formelle et comporte généralement une date limite précise ainsi qu'un avertissement concernant d'éventuelles poursuites, telles que des frais de recouvrement ou des actions en justice. Chez Payt, nous clarifions cette différence de manière limpide, vous permettant ainsi de projeter une image professionnelle et d'être payé plus rapidement.
Une lettre de mise en demeure est une demande formelle de paiement, incluant souvent une date limite et une notification des conséquences. Juridiquement, une notification de défaut de paiement constitue l'étape finale par laquelle vous constatez officiellement le défaut de paiement du débiteur, celui-ci n'ayant pas respecté ses obligations. Suite à une notification de défaut de paiement, vous pouvez engager une action en justice. Pour les consommateurs, la notification de défaut de paiement est souvent intégrée à la lettre de mise en demeure finale (la lettre de 14 jours prévue par la loi). Chez Payt, cette distinction juridique est également appliquée correctement.
Il n'existe aucune obligation légale d'envoyer plusieurs rappels avant de confier un dossier à une agence de recouvrement. En pratique, il est courant d'entamer le recouvrement après un ou deux rappels. Pour les consommateurs, vous devez d'abord envoyer un dernier rappel (la lettre WIK) leur offrant un délai de paiement gratuit d'au moins 14 jours. Payt s'assure que vous respectiez automatiquement ces exigences, au bon moment et avec les informations appropriées.
