L'organisme le mieux placé pour vous renseigner sur les exigences en matière de facturation en Belgique est le Service public fédéral Finances. Selon ce service, une facture doit au moins satisfaire aux exigences suivantes :
- Votre nom complet et celui du client. La dénomination commerciale peut également être utilisée, à condition qu'elle soit enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises, avec l'adresse et le lieu de résidence.
- Veuillez indiquer votre adresse complète et celle du client. Précisez l'adresse de l'établissement commercial. Les boîtes postales ne sont pas acceptées. Une adresse doit comporter le nom de la rue, le numéro, le code postal et le nom de la ville, et éventuellement le pays.
- Votre numéro d'entreprise. Il s'agit du numéro précédé de « BE », suivi de dix chiffres. Pour les unités fiscales, vous devez indiquer le numéro de TVA de l'entité fournissant le service.
- La date d’émission de la facture, souvent indiquée comme « date de facturation ».
- Numéro de facture. Utilisez des numéros consécutifs, éventuellement répartis en plusieurs séries. Chaque numéro de facture ne peut apparaître qu'une seule fois. Exemple : « 2023-0001 ».
- Une description claire des marchandises livrées, précisant la quantité, par exemple « 50 litres d’huile moteur » ou « 10 souris sans fil ».
- Si vous fournissez des services, indiquez quels services ont été fournis et dans quelle mesure, par exemple « développement d’un site web de 5 pages » ou « nettoyage d’un espace de bureau de 200 m² ».
- La date de livraison des biens ou des services, ou la date d'un acompte.
- Montant hors TVA. Si vous appliquez différents taux de TVA, indiquez les montants individuels. Le cas échéant, indiquez également le prix unitaire.
- Le taux de TVA applicable (21 %, 12 %, 6 % ou 0 %).
- Le montant de la TVA.
À qui envoyez-vous la facture ?
Adressez la facture à la personne responsable des paiements au sein de l'organisation. Dès le début de la collaboration, demandez-lui ses coordonnées exactes ainsi que sa dénomination sociale exacte afin d'éviter les erreurs et les retards de paiement.
Entretenir de bonnes relations avec le responsable de la facturation est essentiel pour une gestion efficace des comptes clients. Cela vous permet d'intervenir rapidement en cas de problème de paiement.
Le numéro de facture
Un numéro de facture est unique et ne peut apparaître qu'une seule fois. Il est généralement composé d'une année suivie d'une série de chiffres croissants. Il est interdit de sauter des numéros.
Facturation conforme à la loi
La législation belge encadre clairement la facturation. Toute facture non conforme constitue une infraction. Les conséquences ne sont pas toujours explicitement décrites par le Service public fédéral Finances, mais une facture incorrecte peut empêcher le destinataire de déduire la TVA et entraîner son rejet.
Un certain nombre d'exigences prévues par la loi :
- Utilisez un numéro de facture consécutif.
- Indiquez le numéro de TVA ou le numéro d'immatriculation de l'entreprise du fournisseur et du client.
- Veuillez indiquer le nom complet et l'adresse complète des deux parties.
- Décrivez clairement les biens ou services fournis.
- Indiquez la date de livraison.
- Pour chaque taux de TVA, indiquez le montant hors TVA et le taux applicable.
- Inclure les indications particulières le cas échéant, telles que « TVA inversée » ou « régime spécial pour les agences de voyages ».
Erreurs dans la facture
Il est interdit de corriger une erreur en modifiant la facture. Veuillez émettre un avoir, puis envoyer une nouvelle facture comportant un numéro unique.
exigences de facturation du gouvernement
Lors de la facturation à l'État, il peut vous être demandé d'envoyer une facture électronique dans un format numérique sécurisé. Les exigences relatives à la facturation sont les mêmes que pour une facture papier.
Gagnez du temps avec Payt
Une facture correcte est payée plus rapidement. Payt aide les entreprises à optimiser la gestion de leurs comptes clients et à accélérer le paiement de leurs factures. Grâce à notre logiciel complet, vous gagnez du temps et réduisez le risque d'impayés.
