Faire appel à une agence de recouvrement : quand faut-il le faire et quelles sont vos options ?

Lorsqu'un client ne paie pas ses factures de façon répétée, il devient nécessaire d'envisager de faire appel à une agence de recouvrement. Mais quel est exactement le rôle d'une telle agence ? Existe-t-il des solutions plus avantageuses pour le client ?

Dans cet article, vous découvrirez quand il est judicieux de faire appel à une agence de recouvrement de créances, les démarches à suivre, les alternatives disponibles et pourquoi, avec Payt, vous n'avez souvent plus besoin d'une agence de recouvrement.

Table des matières:

1. Que fait exactement une agence de recouvrement de créances ?
2. Quand est-il judicieux de faire appel à une agence de recouvrement de créances ?
3. Plan étape par étape pour faire appel à une agence de recouvrement de créances
4. Quelles sont les alternatives à une agence de recouvrement de créances ?
5. Pourquoi Payt est une alternative au recours à une agence de recouvrement ?
6. Foire aux questions

Que fait exactement une agence de recouvrement de créances ?

Une agence de recouvrement de créances est une entreprise qui tente de recouvrer les factures impayées en votre nom. Lorsque vos propres rappels et demandes de paiement restent sans effet, une agence de recouvrement peut contacter le débiteur par écrit pour obtenir le paiement.

Une agence de recouvrement de créances n'a pas les pouvoirs légaux d'un huissier. Elle n'est pas autorisée à saisir des biens, à délivrer des assignations ni à engager des poursuites judiciaires. Si le paiement reste impayé, vous devrez faire appel à un huissier de justice ou à un avocat.

Quand est-il judicieux de faire appel à une agence de recouvrement de créances ?

Faire appel à une agence de recouvrement de créances n'est pas une solution de premier recours, mais peut s'avérer judicieux lorsque les tentatives précédentes de recouvrement ont échoué. Envisagez de recourir à une agence de recouvrement dans les situations suivantes :

• Vous avez envoyé plusieurs rappels et au moins une lettre de mise en demeure , mais vous n'avez toujours pas reçu de réponse.
• Le délai de paiement convenu a expiré depuis longtemps (par exemple > 30 jours)
• Le client ne répond plus aux courriels, aux appels téléphoniques ni aux lettres
• Vous ne disposez pas de suffisamment de temps ni de ressources internes pour assurer un suivi rigoureux de la gestion des comptes clients

Obligations légales pour les consommateurs

En Belgique, vous devez adresser au client une mise en demeure écrite avant d'entreprendre toute autre démarche de recouvrement. Cette mise en demeure doit accorder au débiteur un délai raisonnable pour régulariser sa situation (par exemple, de 7 à 14 jours). Vous ne pouvez réclamer des intérêts ou des dommages et intérêts que si vous l'avez mentionné au préalable dans vos factures ou vos conditions générales de vente, et après la constatation
du défaut de paiement. Une mise en demeure valable contient les éléments suivants :

• Le montant impayé
• L'affirmation claire selon laquelle il s'agit d'un avis de défaut
• Un délai de paiement raisonnable (par exemple 7 ou 14 jours)
• L'annonce que des mesures supplémentaires seront prises en cas de non-paiement (telles que des intérêts ou un recouvrement)

(Justice de la fonction publique fédérale, 2023).

Obligations légales pour les entreprises

Les règles applicables aux clients professionnels diffèrent de celles applicables aux consommateurs. En Belgique, l'envoi d'un rappel sans engagement assorti d'une échéance de paiement fixe n'est pas obligatoire. Toutefois, une mise en demeure formelle est requise pour facturer des intérêts ou des dommages et intérêts.

Dès l'expiration du délai de paiement indiqué sur la facture, le client peut se trouver en situation de défaut de paiement. Il est toutefois conseillé d'envoyer au préalable un rappel ou une mise en demeure. Cela favorise un paiement anticipé, témoigne de votre diligence en tant que créancier et constitue une preuve en cas de procédure judiciaire.

Veuillez noter : vous ne pouvez facturer des intérêts ou des indemnités que si cela est stipulé dans le contrat ou autorisé par la loi. Le taux d’intérêt légal applicable aux transactions commerciales est fixé annuellement par le SPF Finance.

Conseil : Incluez toujours explicitement les clauses relatives aux intérêts et aux frais supplémentaires dans vos conditions générales ou contrats. Cela prévient les litiges et renforce votre position juridique en cas de non-paiement.

Plan étape par étape pour faire appel à une agence de recouvrement de créances

Faire appel à une agence de recouvrement de créances est une démarche importante pour obtenir le paiement des factures impayées. En procédant de manière structurée, vous augmentez vos chances de succès et évitez les erreurs qui pourraient fragiliser votre position juridique.

Étape 1 : Vérifier la facture et les informations du client

• Vérifiez si la facture est complète et correctement établie (montant, conditions de paiement, TVA, coordonnées du client)
• Vérifiez si le délai de paiement est effectivement expiré
• Vérifiez si le client a déjà été contacté ou a signalé des problèmes de paiement

Étape 2 : Envoyer (au moins) un rappel de paiement clair

Bien que l'envoi d'un rappel ne soit pas obligatoire, il est conseillé en Belgique d'en envoyer un clair dès le premier dépassement de la date limite de paiement.
Dans ce rappel, indiquez clairement le montant dû, les numéros de facture, la date d'échéance initiale et un nouveau délai raisonnable (par exemple, 7 jours).
Adoptez un ton professionnel et courtois.

Étape 3 (pour les entreprises) : Envoyer une mise en demeure

En cas de non-paiement, une mise en demeure est envoyée. Juridiquement, cette étape est indispensable avant de pouvoir réclamer des intérêts ou des dommages et intérêts. Dans cette mise en demeure, vous indiquez :

• Le montant impayé
• L'avertissement clair indique qu'il s'agit d'un avis de défaut de paiement
• Un délai de paiement raisonnable (par exemple 7 ou 14 jours)
• L'annonce que des mesures supplémentaires seront prises en cas de non-paiement (telles que le recouvrement, les intérêts ou une action en justice)

Étape 4 : Rassemblez toute la documentation

Assurez-vous que votre dossier est complet avant de le transférer à une agence de recouvrement ou à un partenaire juridique. Pensez à :

• La facture originale
• Le(s) rappel(s) envoyé(s)
• L'avis de défaut
• Toutes les communications pertinentes avec le client
• Les conditions générales et tout accord contractuel relatif aux intérêts ou à la rémunération

Étape 5 : Choisir une agence de recouvrement de créances

Lorsqu'on fait appel à une agence de recouvrement de créances, il est important de ne pas choisir la première venue. Après tout, vous confiez la gestion des comptes clients à une agence de recouvrement. Par conséquent, demandez toujours des avis, car la gestion des comptes clients est une tâche délicate qui peut nuire à l'image de l'entreprise.

Étape 6 : Transférer le dossier à une agence de recouvrement

Soumettez le fichier complet (numériquement ou par connexion).
Établissez des accords clairs concernant :

• Délai de mise en œuvre
• structure des coûts
• Signalement et suivi

Étape 7 : Restez disponible ou passez à la phase suivante

Si le paiement reste impayé après une mise en demeure et un suivi à l'amiable, une action en justice s'impose. Pour cela, vous pouvez faire appel à :

• Huissier chargé de la citation à comparaître, de la saisie ou de l'exécution d'un jugement
• Un avocat lorsque les réclamations dépassent 5 000 € ou lorsque la situation est juridiquement complexe

Quelles sont les alternatives à une agence de recouvrement de créances ?

Voici trois alternatives que vous pouvez choisir à la place d'une agence de recouvrement.

page Alternatives au recouvrement de créances pour plus d'informations.

Pourquoi Payt est une alternative au recours à une agence de recouvrement ?

Avec le logiciel Payt, vous automatisez les rappels, les lettres de relance et la communication avec vos débiteurs. Vous gardez la maîtrise totale du processus et vos factures sont payées plus rapidement. Si votre client ne paie toujours pas, vous pouvez facilement, via Payt, faire appel à une agence de recouvrement externe ou engager des poursuites judiciaires.

Avantages de Payt par rapport à une agence de recouvrement :

• Paiements plus rapides : les factures sont payées en moyenne 30 % à 50 % plus rapidement.
• Gain de temps : vous économisez jusqu'à 80 % de votre temps grâce à l'automatisation
• Conviviale et transparente : la communication reste professionnelle et transparente.
• Contrôle : vous décidez du moment opportun pour augmenter votre activité et si des frais de recouvrement doivent être facturés.
• Sécurité certifiée : Gestion des données certifiée ISO 27001

Vous vous demandez ce que Payt peut faire pour vous ? Téléchargez notre brochure ci-dessous.

Foire aux questions