Un coup de fil providentiel : pour Ronnie Mars de Cogas, Payt est arrivé à point nommé. Avec ses collègues, le responsable de l'équipe financière recherchait depuis un certain temps une solution efficace pour la gestion des comptes clients . L'idée d'une solution sur mesure avait même été évoquée. Heureusement, cela n'a pas été nécessaire, et la plateforme Payt répond aux besoins de Cogas depuis janvier 2016.
gestionnaire de réseau régional
Cogas est un gestionnaire de réseau régional fournissant électricité, gaz, câble et fibre optique dans l'est des Pays-Bas. Cette entreprise de services publics gère le réseau de transport jusqu'au compteur et opère selon un modèle à la fois semi-public et commercial. Depuis quelque temps, Cogas recherchait un système permettant à son service financier de consulter rapidement et facilement l'état des factures (impayées) et de communiquer aisément avec les débiteurs. Depuis janvier 2016, l'entreprise utilise la plateforme Payt avec entière satisfaction. Ronnie Mars explique : « Payt a développé un excellent logiciel qui nous offre une vue d'ensemble centralisée de l'état actuel du portefeuille de Cogas. Le système Payt indique précisément quels clients nécessitent une intervention. Cela permet à mes collègues chargés du recouvrement de prendre des mesures ciblées au quotidien. Le travail est ainsi plus efficace, plus clair et plus structuré. »
Gestion des comptes clients et SmartCollect
Mars confirme que le logiciel de Payt structure et simplifie le travail, tout en générant des revenus. « Grâce au logiciel de Payt, nous n'avons plus besoin de faire appel immédiatement à des agences de recouvrement , ce qui nous permet de réaliser d'importantes économies de temps au sein du service. Avant la mise en place de Payt, la gestion des comptes clients de notre entreprise nécessitait 2,5 ETP. Depuis janvier, ce chiffre a été réduit de moitié. »
Mars poursuit : « L’avantage de la plateforme Payt, c’est qu’elle permet de consulter les clients au niveau de la facture et de convenir immédiatement d’un plan de paiement, traité directement dans le système. Cogas répond à un besoin fondamental : les clients préfèrent généralement régler nos factures en premier. Notre problème ne résidait donc pas tant dans la rapidité du paiement que dans la communication avec les débiteurs et la vue d’ensemble. Payt offre un tableau de bord clair qui nous permet de voir en un coup d’œil les factures impayées. ».
De plus, depuis janvier, nous pouvons contacter nos clients beaucoup plus facilement et mieux évaluer leur capacité ou leur refus de paiement. C'est un changement significatif, car il était plus difficile de le déterminer auparavant. Grâce aux outils de communication de la plateforme Payt, nous pouvons plus aisément décider s'il faut confier un dossier à un huissier ou si nous pouvons convenir d'un plan de paiement avec le client. Le fait que les clients paient plus rapidement grâce au processus structuré de Payt est un avantage non négligeable
La mise en œuvre
Le processus de mise en œuvre a représenté un véritable défi. Néanmoins, Mars s'en dit pleinement satisfait : « En tant qu'opérateur de réseau, la législation sur la protection des données nous impose des règles et des exigences strictes pour la connexion à nos systèmes. De plus, la complexité de nos systèmes rend la connexion elle-même particulièrement complexe. Payt a fait preuve d'une grande flexibilité tout au long du processus et a veillé à ce que la mise en œuvre et la gestion des comptes clients de Cogas fonctionnent désormais parfaitement. »
Vous aussi, comme Cogas, souhaitez une meilleure visibilité sur votre processus de gestion du crédit grâce à une gestion automatisée des comptes clients et une communication simplifiée avec vos clients concernant les factures impayées ? Alors n’hésitez pas contacter ; nous serons ravis de vous présenter plus en détail les possibilités offertes par notre plateforme !
